കൂടുതൽ ഉൽ‌പാദനപരമായ ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മീറ്റിംഗ് എങ്ങനെ നടത്താം

ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മീറ്റിംഗിൽ സഹകരണം സുഗമമാക്കുന്നതിന് മീറ്റിംഗുകൾ പ്രധാനമാണെങ്കിലും, അവ വലിയ സമയം പാഴാക്കും. സത്യത്തിൽ, മിക്ക ആളുകളും അവർ പങ്കെടുക്കുന്ന യോഗങ്ങളിൽ പകുതിയോളം "സമയം പാഴാക്കുന്നതായി" കണക്കാക്കുന്നു ഇത് അവരെ നിരാശരാക്കുക മാത്രമല്ല, ചെയ്യേണ്ട ചുമതലയിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ അവരെ ബുദ്ധിമുട്ടാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
തൽഫലമായി, നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റ് മീറ്റിംഗുകൾ കൂടുതൽ ഉൽ‌പാദനക്ഷമമാക്കുന്നതിനുള്ള വഴികൾ കണ്ടെത്തേണ്ടത് നിർണായകമാണ്. അങ്ങനെ ചെയ്യുന്നത് നിങ്ങളുടെ ടീം മീറ്റിംഗുകളെ കാണുന്ന രീതി മാറ്റാൻ സഹായിക്കും, അത് ആളുകൾക്ക് പ്രശ്നങ്ങൾക്ക് സഹായം തേടാനും മറ്റുള്ളവർക്ക് നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകാനും പ്രോജക്റ്റിന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള അവസ്ഥയെക്കുറിച്ചുള്ള അപ്ഡേറ്റുകൾ നേടാനും ഈ മീറ്റിംഗുകൾ ഉപയോഗപ്രദമായ ഇടമാക്കി മാറ്റും.
ഇത് ചെയ്യുന്നതിനേക്കാൾ എളുപ്പമാണ്, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ അടുത്ത പ്രോജക്റ്റ് മീറ്റിംഗ് പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്താൻ, ഇനിപ്പറയുന്ന മീറ്റിംഗ് തന്ത്രങ്ങൾ പ്രയോഗിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക.

ഒരു അജണ്ട ഉണ്ടാക്കി അത് പ്രചരിപ്പിക്കുക

കൂടുതൽ ഉൽ‌പാദനക്ഷമമായ ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മീറ്റിംഗ് നടത്താൻ നിങ്ങൾ ആദ്യം ചെയ്യേണ്ടത് എല്ലാവരും ഒരേ മുറിയിൽ ആയിരിക്കുമ്പോൾ കൃത്യമായി എന്താണ് ചർച്ച ചെയ്യുന്നതെന്ന് നിർണ്ണയിക്കുക എന്നതാണ്. ഒരു അജണ്ട ഒരുമിച്ച് ചേർക്കുന്നത് "ഈ മീറ്റിംഗ് എന്തിനുവേണ്ടിയാണ്?" എന്ന ചോദ്യത്തിന് ഉത്തരം നൽകാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും. മീറ്റിംഗ് ശരിക്കും ആവശ്യമാണോ അല്ലയോ എന്ന് വ്യക്തമാക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
കൂടാതെ, ഈ അജണ്ട എല്ലാ മീറ്റിംഗിലും പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് കുറഞ്ഞത് ഒരു മുഴുവൻ ദിവസം മുമ്പെങ്കിലും അയയ്‌ക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. മീറ്റിംഗ് എന്താണെന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഒരു ധാരണ ലഭിക്കാൻ ഇത് അവരെ സഹായിക്കും, നിങ്ങൾ പുതിയ എന്തെങ്കിലും ചർച്ച ചെയ്യാൻ പോകുകയാണെങ്കിൽ, മീറ്റിംഗിലേക്ക് പോകുന്നതിനുമുമ്പ് ആളുകളെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കും.
ഈ വിഷയത്തിൽ, മീറ്റിംഗിന് വരുന്നതിനുമുമ്പ് ആളുകൾ എന്തെങ്കിലും ചെയ്യണമെന്ന് നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ അജണ്ട അങ്ങനെ പറയുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, അവർ എന്തെങ്കിലും വായിക്കണമെന്ന് നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, അല്ലെങ്കിൽ അവർ കുറച്ച് ഡാറ്റ ശേഖരിക്കണമെന്ന് നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, പ്രോജക്റ്റ് മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുമ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് നേരിട്ട് ചാടാൻ കഴിയുംവിധം ഇത് മുൻകൂട്ടി ചെയ്യാൻ അവരോട് പറയുന്നത് നല്ലതാണ്.

സമയ പരിധികൾ നിശ്ചയിക്കുകയും ബഹുമാനിക്കുകയും ചെയ്യുക

ഒരു മീറ്റിംഗ് ഫലപ്രദമല്ലാത്തതായി തോന്നുന്നതിന്റെ ഒരു ഭാഗം അതിനായി അനുവദിച്ചിരിക്കുന്ന സമയം കവിയുന്നു. മീറ്റിംഗുകൾ നിർദ്ദിഷ്ട ഉദ്ദേശ്യങ്ങൾക്കായി നിലനിൽക്കുന്നു, നിങ്ങൾ നിർവഹിക്കേണ്ട ചുമതലയിൽ നിന്ന് അകന്നുപോകാൻ തുടങ്ങിയാൽ, സമയം കുറയുന്നത് എളുപ്പമാണ്, ഒന്നുകിൽ മീറ്റിംഗ് നീട്ടേണ്ടതുണ്ട്, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യം കൈവരിക്കാതെ അവസാനിപ്പിക്കുക.
ഇത് സംഭവിക്കാതിരിക്കാനുള്ള ഒരു നല്ല മാർഗം അജണ്ടയിലെ ഓരോ ഇനത്തിനും ഒരു സമയ പരിധി നിശ്ചയിക്കുകയും അതിൽ ഉറച്ചുനിൽക്കുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ്. അനുവദിച്ച സമയത്തെ മറികടക്കാൻ നിങ്ങളെ പ്രേരിപ്പിക്കുന്ന എന്തെങ്കിലും സംഭവിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ആ പോയിന്റ് പരിഗണിക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക; നിങ്ങൾക്ക് പിന്നീട് മറ്റൊരു ഗ്രൂപ്പുമായി മറ്റൊരു മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാം. ഇതുപോലെ ജോലി തകർക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്ട് ടീമിനെ കൂടുതൽ വിജയകരമാക്കാൻ സഹായിക്കും.
അവസാനമായി, സമയ പരിധികളെ മാനിക്കാനും നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂളിൽ നിലനിർത്താനും സഹായിക്കുന്നതിന് നിങ്ങൾക്ക് ടൈമറുകൾ ഉപയോഗിക്കാം. ഇത് ചെയ്യുന്നത് നിങ്ങളെ കൂടുതൽ ഉൽ‌പാദനക്ഷമതയുള്ളവരാക്കുക മാത്രമല്ല, നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ അവരുടെ സമയത്തെ ബഹുമാനിക്കുകയും അത് പാഴാക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കാൻ സാധ്യമായതെല്ലാം ചെയ്യുകയും ചെയ്യും.

മുറിയിൽ ശരിയായ ആളുകളെ കണ്ടെത്തുക

ഉൽപാദനക്ഷമമായ ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മീറ്റിംഗിന്റെ പ്രധാന ഭാഗം ശരിയായ ആളുകളും ശരിയായ ആളുകളും മാത്രമേയുള്ളൂവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക എന്നതാണ്. നിങ്ങൾ ഒരു യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ലാത്ത ഒരു മണിക്കൂർ ചെലവഴിക്കുന്നതിനേക്കാൾ മോശമായ മറ്റൊന്നുമില്ല, ഇത് സംഭവിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ആരാണ് അവിടെ ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതെന്ന് ചോദിക്കാൻ മീറ്റിംഗ് സംഘാടകൻ വേണ്ടത്ര സമയം ചെലവഴിക്കാത്തതിനാലാണിത്.
ഇത് ചെയ്യാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നതിന്, നിങ്ങൾക്ക് ഉണ്ടായേക്കാവുന്ന വ്യത്യസ്ത തരം മീറ്റിംഗുകൾ പരിഗണിക്കുക:

• തീരുമാന യോഗങ്ങൾ: ഈ കൂടിക്കാഴ്ചയുടെ ഉദ്ദേശ്യം സഹകരിക്കുകയും മുന്നോട്ട് പോകാനുള്ള മികച്ച മാർഗം കണ്ടെത്തുകയുമാണ്, ഇതിനർത്ഥം പ്രോജക്ടിനെ പൂർണ്ണമായി മനസ്സിലാക്കുന്നവർ മാത്രമേ അവിടെ ഉണ്ടാകൂ എന്നാണ്. മറ്റെല്ലാവരും അധികമാണ്, ഇത് മീറ്റിംഗ് അർത്ഥശൂന്യമാണെന്ന് തോന്നിപ്പിക്കും.
• ജോലി യോഗങ്ങൾ: ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ജോലിയിൽ ആളുകൾ സഹകരിക്കേണ്ടിവരുമ്പോഴാണ് ഇവ സംഭവിക്കുന്നത്, ഈ ചുമതല പൂർത്തിയാക്കാൻ ഉത്തരവാദിത്തമുള്ളവർ മാത്രം മീറ്റിംഗിൽ ഉണ്ടായിരിക്കണം.
• ഫീഡ്ബാക്ക് മീറ്റിംഗുകൾ: ഇവ മാനേജർമാർക്ക് അവരുടെ ടീമിൽ നിന്ന് എന്താണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നതെന്നും അല്ലാത്തത് എന്താണെന്നും കേൾക്കാനുള്ള അവസരം നൽകുന്നു. പ്രോജക്റ്റിന്റെ ജീവിത ചക്രത്തിലുടനീളം ഇവ ഉണ്ടായിരിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്, അതുവഴി എന്തെങ്കിലും ശരിയായില്ലെങ്കിൽ ആളുകൾക്ക് സംസാരിക്കാൻ മടിക്കേണ്ടതില്ല. നിങ്ങളുടെ ടീമിന്റെ വലുപ്പത്തെ ആശ്രയിച്ച്, എല്ലാവരും ഹാജരാകേണ്ട ഒരേയൊരു മീറ്റിംഗ് ഇതാണ്.

ശരിയായ ഉപകരണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക

നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗുകൾ എത്രത്തോളം ഉൽപാദനക്ഷമമാണെന്ന് നിർണ്ണയിക്കുന്നതിൽ നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഉപകരണങ്ങളും വലിയ പങ്കുവഹിക്കും. ഉദാഹരണത്തിന്, സ്ക്രീൻ പങ്കിടൽ, വീഡിയോ കോൺഫറൻസിംഗ്, വൈറ്റ്ബോർഡിംഗ് എന്നിവയെല്ലാം മുറിയിലെ ആളുകളുമായി സഹകരിക്കുന്നത് നിങ്ങൾക്ക് എളുപ്പമാക്കുന്നു, ഇത് നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നു. കൂടാതെ ഈ ഉപകരണങ്ങളും മറ്റും വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നത് FreeConference.com.
ഇന്നത്തെ ജോലിസ്ഥലങ്ങളിൽ ശരിയായ ഉപകരണങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതിന്റെ പ്രാധാന്യം ഇതിലും കൂടുതലാണ്. പല കമ്പനികൾക്കും ഒന്നിലധികം സ്ഥലങ്ങളുണ്ട്, അല്ലെങ്കിൽ ആളുകളെ അനുവദിക്കുക വിദൂരമായി പ്രവർത്തിക്കുക, അതായത് ആളുകൾ വിവിധ നഗരങ്ങളിലോ രാജ്യങ്ങളിലോ വ്യാപിച്ചിരിക്കുന്നു. ശരിയായ സാങ്കേതികവിദ്യ ഉപയോഗിക്കുന്നത് എല്ലാവർക്കും ഒരേ മുറിയിൽ ഉള്ളതുപോലെ തോന്നിപ്പിക്കും, ഇത് നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഉൽപാദനപരമായ പ്രൊജക്റ്റ് മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നു.

നിങ്ങളുടെ അടുത്ത പ്രോജക്റ്റ് മീറ്റിംഗ് മാറ്റുക

മീറ്റിംഗ് ആസൂത്രണ പ്രക്രിയയിൽ നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക, അവരിൽ നിന്ന് ഫീഡ്ബാക്ക് ശേഖരിക്കുക, അതുവഴി നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് പ്രക്രിയ മെച്ചപ്പെടുത്താൻ കഴിയും. ഇവിടെ ചർച്ച ചെയ്ത തന്ത്രങ്ങൾ പ്രയോഗിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗുകൾ ശല്യപ്പെടുത്തുന്ന സമയം പാഴാക്കുന്നവരിൽ നിന്ന് സഹകരിക്കാനും നവീകരിക്കാനുമുള്ള അവസരങ്ങളാക്കി മാറ്റാൻ സഹായിക്കും.

എഴുത്തുകാരനെ കുറിച്ച്: കെവിൻ കോണർ ഉൾപ്പെടെ നിരവധി ബിസിനസുകളുടെ ഉടമയായ ഒരു സംരംഭകനാണ് ബ്രോഡ്‌ബാൻഡ് തിരയൽ, മികച്ച മൂല്യം ബ്രോഡ്‌ബാൻഡ് ഇന്റർനെറ്റ് കണ്ടെത്താൻ ആളുകളെയും ബിസിനസ്സുകളെയും സഹായിക്കുന്നതിനായി സമർപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന ഒരു സേവനം. അവന്റെ ബിസിനസുകൾ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുന്നതിനും വളരുന്നതിനും വിപുലമായ പ്രോജക്റ്റ് ആസൂത്രണവും മാനേജ്മെന്റും ഉൾപ്പെടുന്നു, കെവിൻ വിജയിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നതിന് മറ്റുള്ളവരുമായി തന്റെ അനുഭവങ്ങൾ പങ്കിടാൻ ഇഷ്ടപ്പെടുന്നു.

[നിൻജ_ഫോം ഐഡി = 7]