ഫലപ്രദമായ ഒരു meetingപചാരിക കൂടിക്കാഴ്ച നടത്തുന്നതിനുള്ള താക്കോൽ നന്നായി ആലോചിച്ച അജണ്ടയാണ്. മീറ്റിംഗിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിശദമായ വിവരങ്ങളുമായി മുൻകൂട്ടി ഒരു അജണ്ട എഴുതിക്കൊണ്ട് നിങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി തയ്യാറാകുമ്പോൾ, പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവർക്കും നിങ്ങൾ സമയം ലാഭിക്കുക മാത്രമല്ല, ഫലം ഒരു വിജയമാകാനുള്ള സാധ്യത കൂടുതലാണ്.
ഫലപ്രദമായ മീറ്റിംഗ് അജണ്ട സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ നിങ്ങൾ എപ്പോഴും ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ട 5 ഇനങ്ങൾ ഇതാ:
5. മീറ്റിംഗ് ലക്ഷ്യം നിർവ്വചിക്കുക. (അല്ലെങ്കിൽ ലക്ഷ്യങ്ങൾ)
ഇത് അജണ്ടയിലെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഭാഗമായിരിക്കാം. ഇത് മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യവും അവസാനം നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ഫലമോ തീരുമാനമോ വ്യക്തമാക്കുന്നു. നിങ്ങൾ എന്താണ് നേടാൻ ശ്രമിക്കുന്നതെന്നും അവരുടെ പങ്കാളിത്തം എന്തുകൊണ്ട് വിലമതിക്കുന്നുവെന്നും വ്യക്തമായ ധാരണ ഉൾക്കൊള്ളാൻ എല്ലാവരേയും ഇത് അനുവദിക്കുന്നു.
ലക്ഷ്യത്തോടെ ആരംഭിക്കുന്നത് അജണ്ടയിൽ ഉൾപ്പെടുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ അന്തിമഫലത്തിൽ കൂടുതൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കും. മീറ്റിംഗ് അജണ്ടയുടെ ബാക്കി സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് അതിന്റെ കാര്യക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്തുക.
മീറ്റിംഗ് ലിസ്റ്റ് പരിശോധിക്കുക!
4. ചർച്ചയ്ക്കായി മീറ്റിംഗ് അജണ്ട വിഷയങ്ങളുടെ ഒരു പട്ടിക രൂപപ്പെടുത്തുക
മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യം സ്ഥാപിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, ചർച്ചയ്ക്കുള്ള പ്രധാനപ്പെട്ട വിഷയങ്ങളുടെ ഒരു പട്ടികയുമായി മീറ്റിംഗിന് തയ്യാറാകുക.
ഓരോ ചർച്ചാവിഷയവും മീറ്റിംഗ് ലക്ഷ്യം നേടാൻ സഹായിക്കണം. പട്ടിക ഹ്രസ്വമായിരിക്കാം, പക്ഷേ ടീം അംഗങ്ങൾക്ക് ഫലപ്രദമായ സംഭാവന നൽകാൻ ടീം മീറ്റിംഗിന് തയ്യാറാകാൻ കഴിയുന്നത്ര വിശദമായിരിക്കണം.
ഓരോ വിഷയവും ഒരു ചോദ്യമായി വയ്ക്കുക എന്നതാണ് ഒരു പൊതു രീതി. ഇത് നിങ്ങളുടെ പങ്കാളികൾക്കുള്ള ചിന്താ പ്രക്രിയ ആരംഭിക്കുകയും മീറ്റിംഗ് ലക്ഷ്യത്തിലേക്കുള്ള അതിന്റെ ആപേക്ഷികതയെക്കുറിച്ച് ഒരു ചെക്ക്-ഇൻ നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു.
ഓരോ വിഷയത്തിനും ഒരു ഉടമയും വിഷയം ഉൾക്കൊള്ളാൻ ഒരു നിശ്ചിത സമയവും ഉണ്ടായിരിക്കണം. വിഷയ ഉടമസ്ഥത ഉത്തരവാദിത്തം നൽകുന്നു. ഒരു സമയപരിധി മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂളിൽ നിലനിർത്തുന്നു. ഞങ്ങളുടെ സൗജന്യ മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ഇവിടെ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക: ഫ്രീകോൺഫറൻസ് മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ഡൗൺലോഡ്
3. ആവശ്യമായ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പട്ടിക തിരിച്ചറിയുക
വെല്ലുവിളി സ്വയം അവതരിപ്പിക്കുന്നു, ആരെയാണ് ക്ഷണിക്കേണ്ടതെന്ന് തീരുമാനിക്കുമ്പോൾ അല്ല, ആരെയാണ് ക്ഷണിക്കേണ്ടതെന്ന് തീരുമാനിക്കുക. മീറ്റിംഗിൽ ശരിക്കും ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ട ആളുകൾ മാത്രമേ ഈ പട്ടികയിൽ ഉണ്ടാകൂ.
നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് ലക്ഷ്യങ്ങളും നിയോഗിച്ച മീറ്റിംഗ് വിഷയങ്ങളും നിങ്ങൾ സ്ഥാപിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പട്ടിക അന്തിമമാക്കുന്നതിന് പ്രവർത്തിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു നല്ല അടിത്തറ ഉണ്ടായിരിക്കണം. അത് മനസ്സിൽ വച്ചുകൊണ്ട്, ഓരോ മീറ്റിംഗ് പങ്കാളിയെയും പരിഗണിക്കുമ്പോൾ സ്വയം മൂന്ന് ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുക. ഏതെങ്കിലും ചോദ്യങ്ങൾക്ക് നിങ്ങൾ അതെ എന്ന് ഉത്തരം നൽകുന്നുവെങ്കിൽ, അജണ്ട ഇനങ്ങളുടെ പട്ടികയിലേക്ക് അവനെ അല്ലെങ്കിൽ അവളെ ചേർക്കുക:
- മീറ്റിംഗ് ലക്ഷ്യം നേടുന്നതിന് s/he ഹാജരാകേണ്ടതുണ്ടോ?
- ഫലത്തെ സ്വാധീനിക്കുന്ന വിലയേറിയ അറിവോ വൈദഗ്ധ്യമോ അവനുണ്ടോ?
- ലക്ഷ്യത്തിന്റെ അന്തിമഫലം അവനെ/അവൻ നേരിട്ട് സ്വാധീനിച്ചിട്ടുണ്ടോ?
നിങ്ങൾക്ക് ഉറപ്പില്ലെങ്കിൽ, അവന്റെ അല്ലെങ്കിൽ അവളുടെ ഹാജർ ഓപ്ഷണൽ ആക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് എല്ലായ്പ്പോഴും ഒരു മീറ്റിംഗിന് ശേഷമുള്ള സംഗ്രഹം, റെക്കോർഡിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ അയയ്ക്കാം. കുറിപ്പ് എടുക്കുന്നയാളിൽ നിന്നുള്ള മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്, എല്ലായ്പ്പോഴും ആവശ്യമില്ല.
ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗുകളെക്കുറിച്ചുള്ള ഏറ്റവും വലിയ പരാതികളിൽ ഒന്ന് സമയം പാഴാക്കുന്നു എന്നതാണ്. സമന്വയങ്ങൾ ഏകദേശം 30 മിനിറ്റ് നിലനിൽക്കുമ്പോൾ മീറ്റിംഗുകൾ നിയന്ത്രിക്കുന്നത് എളുപ്പമാകും. സമയം പാഴാക്കാതെയും ഫലങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടുത്താതെയും നിങ്ങളുടെ സഹപ്രവർത്തകരുടെ സമയം ബഹുമാനിക്കുക.
2. നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് അജണ്ടയുടെ അവസാനം പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾക്കും വിഷയത്തിന് പുറത്തുള്ള ചർച്ചകൾക്കുമായി ഒരു വിഭാഗം വിടുക
മീറ്റിംഗ് പോലെ തന്നെ പ്രധാനമാണ് ഫോളോ-അപ്പ്. യുടെ അടിയിൽ മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ടെംപ്ലേറ്റ്, പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് കുറിപ്പുകൾ എടുക്കാനും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്താനും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനും എടുക്കാനും കഴിയുന്ന ഒരു വിഭാഗം ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത് പ്രയോജനകരമാണ്. ഈ വിഭാഗം ഉള്ളത് മീറ്റിംഗിലെ നിഗമനങ്ങൾ സംഘടിപ്പിക്കുകയും പിന്നീട് നടക്കേണ്ട പ്രക്രിയ ദൃശ്യവൽക്കരിക്കാൻ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അനുവദിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
അന്തിമ ലക്ഷ്യത്തിൽ നിന്ന് ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്ന മീറ്റിംഗിൽ അപ്രതീക്ഷിത വിഷയങ്ങൾ ഉയർന്നുവന്നേക്കാം. ട്രാക്കിലും കൃത്യസമയത്തും തുടരുന്നതിന്, "പാർക്കിംഗ് ലോട്ടിലെ" ഓഫ് ടോപ്പിക്ക് ചർച്ച "പാർക്ക്" ചെയ്യുക, സാധാരണയായി അജണ്ടയുടെ അവസാനം, മുമ്പത്തെ മീറ്റിംഗിന് പുറത്ത് വീണ്ടും സന്ദർശിക്കുക. ഇതിനുള്ള മറ്റൊരു പൊതുവായ പദം "നമുക്ക് ഇത് ഓഫ്‌ലൈനിൽ എടുക്കാം."
1. അവസാനമായി, എന്നാൽ ഏറ്റവും കുറഞ്ഞത്, സമയം, സ്ഥലം, കോൺഫറൻസ് ലോജിസ്റ്റിക്സ് എന്നിവ പോലുള്ള മീറ്റിംഗ് വിശദാംശങ്ങൾ രണ്ടുതവണ പരിശോധിക്കുക
പങ്കെടുക്കുന്നവർ നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗിൽ വിദൂരമായി പങ്കെടുക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ ഇത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. ഡയൽ-ഇൻ നമ്പറുകൾ, ആക്സസ് കോഡ്, നിങ്ങളുടെ ഓൺലൈൻ മീറ്റിംഗ് റൂമിലേക്കുള്ള ലിങ്കുകൾ എന്നിവയുൾപ്പെടെ എല്ലാ കോൺഫറൻസ് വിശദാംശങ്ങളും വ്യക്തമായും correctട്ട്ലൈൻ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
അല്ലെങ്കിൽ, FreeConference.com ഉപയോഗിച്ച് ഒരു മീറ്റിംഗ് സൃഷ്ടിക്കുക, കോൺഫറൻസ് വിശദാംശങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് അജണ്ടയോടൊപ്പം എല്ലാ ക്ഷണങ്ങളിലും ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകളിലും ഉൾക്കൊള്ളുന്നു.
കുറഞ്ഞത് 48 മണിക്കൂർ മുമ്പ് അജണ്ട അയയ്ക്കാൻ ശ്രമിക്കുക.
അഡ്വാൻസ് നോട്ടീസ് പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് ബോർഡ് മീറ്റിംഗിനായി തയ്യാറെടുക്കാനും അവരുടെ ഷെഡ്യൂളിൽ വൈരുദ്ധ്യങ്ങളില്ലെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താനും സമയം നൽകുന്നു.
കുറഞ്ഞത് 48 മണിക്കൂർ മുമ്പ് അജണ്ട അയയ്ക്കാൻ ശ്രമിക്കുക.
മുൻകൂർ നോട്ടീസ് പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് മീറ്റിംഗിനായി തയ്യാറെടുക്കുന്നതിനും അവരുടെ ഷെഡ്യൂളിൽ വൈരുദ്ധ്യങ്ങളില്ലെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനും സമയം നൽകുന്നു.
