Lai uzsāktu projektu, ir nepieciešama procesu sistēma un talantīgi indivīdi, lai paveiktu darbu. Pamatā tas nav vienkāršs varoņdarbs!
Paļaujoties uz videokonferences Lai sadarbotos ar vairākām komandām un indivīdiem, nepieciešama organizācija un efektīva projektu vadības ieviešana dažādos birojos, nodaļās un komandķēdēs. Kohēzija, komunikācija un centralizācija ir galvenie faktori. Neatkarīgi no tā, ar ko jūs strādājat, vai nu ar ieinteresēto personu, klientu vai darbinieku, ir daudz kustīgu daļu, kas jāņem vērā no koncepcijas līdz piegādei.
Jebkurš projekts prasa visaptverošas zināšanas par projekta dzīves ciklu. Zinot, kā darbojas katra fāze, tiek sniegta vērtīga informācija par to, kā tai tuvoties. Bet kā videokonferences darbojas, lai uzlabotu jūsu procesu? Apskatīsim 5 projektu vadības posmu ietvaru.
Projekta vadītāja pienākums ir zināt, plānot un izveidot projekta “pacelšanos”, rūpīgi izprotot piecus projekta vadības soļus. Tas nodrošina skaidru un kodolīgu plānu, kā ideja pāriet no abstraktas uz konkrētu. Izstrādāts Projektu vadības institūts (PMI), 5 posmi jebkuram realizējamam projektam ir šādi:
1. Iniciācija
Pirmajā dzīves cikla posmā, uzsākšanai ir nepieciešama sākuma sanāksme, kas tiek piesaistīta klientam un investoriem. Šeit tiek apspriesti mērķi, uzdevumi, šaubas, bažas un visas sākotnējās domas un idejas. Ja lēmumu pieņēmēji neatrodas tikai vienā vietā, varat paļauties uz tiešsaistes sapulces izveidošanu video tērzēšanai vai konferences zvanam, lai apspriestu šādus sarunu punktus:
- Kas ir investori un ieinteresētās personas?
- Kāds ir biznesa redzējums un misija?
- Kāds ir paredzamais laika grafiks?
- Kādi ir daži no riskiem?
- Kāds budžets un līdzekļi ir pieejami?
2. Plānošana
Kad mērķi ir izklāstīti un par tiem panākta vienošanās, var labāk saprast skaidrāku priekšstatu par gala rezultātu. Darbs atpakaļ, lai vizualizētu un formulētu plānu kopumu, kas jāievēro ikvienam, vada komandu no sākuma posma līdz pabeigšanai.
Vadīt tiešsaistes sanāksmes, lai:
- Salieciet komandas
- Pārraidiet būtiskas detaļas
- Nosakiet projekta mērķus un uzdevumus
Plānošanas posms ir izšķirošs, lai izurbtu šādus 5 komponentus:
- Projekta struktūras projektēšana
- Darbplūsmas dokumentu izveide
- Budžeta novērtēšana dažādās nodaļās
- Resursu vākšana, piešķiršana un noteikšana
- Riska novērtējums
3. Izpilde
Komandas vadītāji un projektu vadītāji tiek uzsākti, lai izveidotu rezultātus, būtu starpnieks klientiem, veiktu uzdevumus, ieviestu procesus un daudz ko citu. Tieša saziņa starp visām projekta daļām ir nepieciešama un būtiska idejas iedzīvināšanas panākumiem.
Būtiski izpildes posmā:
- Biežas tikšanās
Uzturēšanās virs komandām ar ieplānotām tiešsaistes tikšanās reizēm palīdz projektam būt īsam un pareizam. Savlaicīga un pilnīgi skaidra saziņa, izmantojot videokonferences vai konferences zvanus, nodrošina mazāk aklo zonu, labāku komandas darbu un paātrinātu objektu pārvietošanu.
Caurspīdīgums
Izvairieties no iespējamiem blokiem, kad runa ir par viegli novēršamiem šķēršļiem, piemēram, plānošanu, pieņemšanu darbā, dalībnieku uzaicināšanu uz sanāksmēm un noteikt, kurš ir atbildīgs par kādu uzdevumu, savā videokonferenču platformā integrējot citus digitālos rīkus, piemēram, Slack, Outlook un Google kalendāru.- Konfliktu vadība
Problēmas noteikti radīsies. Samaziniet notikumus, uzaicinot “frontes” komandu dalībniekus runāt un paust bažas, vājās vietas vai jebko, kas varētu radīt ķēdes vājumu.
- progresa ziņojumi
Regulāri atjauninājumi, kas tiek kopīgoti a standup sanāksme, sarunu sesija vai video tērzēšana darbojas, lai paliktu priekšā līknei un identificētu problēmas pirms to rašanās.
4. Uzraudzība un kontrole
Ja jūs nevarat to izmērīt, jūs nevarat to pārvaldīt. Šajā posmā ir jāpārbauda, vai viss atbilst iepriekš saskaņotajam. Kādi ir galvenie darbības rādītāji? Kas jāīsteno, lai ievērotu termiņus un finanšu parametrus?
Rīkojiet tiešsaistes sanāksmes ar galvenajiem dalībniekiem, lai iegūtu regulārus kontrolpunktus, pārskatus un darbības pārskatus. Jūs varat vadīt tālvadību prezentācijas izmantojot videokonferences, kas ietver darbplūsmas, svarīgi dokumenti un lietas, un viss, kas ir jādala un jāizplata.
5. Slēgšana
Projekta slēgšana ir tikpat svarīga kā tā uzsākšana. Saukts arī par “pēcpārbaudes” posmu, tas ir aptuveni šajā laikā, kad pabeigtais projekts ir gatavs publiskot sabiedrībai. Šeit galvenā uzmanība tiek pievērsta produktu izlaišanai un piegādei.
Projekta vadītājam ir ļoti svarīgi novērtēt projekta dzīves ilgumu no sākuma līdz beigām:
- Projekta izpildes izpēte
Vai katra komanda sasniedza savus mērķus un atzīmes? Vai projekts tika īstenots budžeta un termiņu robežās? Vai projekts atrisināja problēmu? Šo jautājumu un citu jautājumu risināšana palīdz novērtēt, vai projekts bija veiksmīgs.
- Skatoties uz komandas sniegumu
Komandas dalībnieku sniegumu var sīkāk izpētīt individuāli, lai novērtētu panākumus grupā. Kvalitātes pārbaudes, KPI un tiešsaistes sapulces nodrošina skaidrāku ieskatu veiktspējā.
- Projekta slēgšanas novērtēšana un dokumentēšana
Rūpīga prezentācija, kurā apkopoti apliecinoši dokumenti, kas parāda projekta izaugsmi no ieceres līdz tās īstenošanai, nodrošina pareizu pabeigšanu klientiem un ieinteresētajām personām.
- Pieprasot pārskatus
Projekta galīgais novērtējums sniedz iespēju tuvāk aplūkot stiprās un vājās puses no sākuma līdz beigām. Atrodiet ieskatu un apgūstiet mācības nākamajai reizei.
- Pārsniedzot budžetu
Spēja precīzi noteikt budžeta zaudējumus, kā arī neskartos resursus sniedz labāku izpratni par panākumiem (vai neveiksmēm) un palīdz pārvaldīt izšķērdēšanu.
Daži tiešsaistes tikšanās sarunu punkti ietver:
- Kādas bija projekta līdzņemšanas iespējas?
- Kādas ir izaugsmes iespējas? Uzlabošana
- Kādas bija procesa stiprās un vājās puses?
Ļaujiet FreeConference.com nodrošināt jūsu uzņēmumam skaidru un efektīvu informāciju projektu vadības videokonferenču platforma nepieciešams, lai radītu kohēziju un centralizāciju visos projektu vadības aspektos. Pateicoties plašajam funkciju piedāvājumam, vienkāršai integrācijai un augstas kvalitātes video un audio iespējām, jūs varat sagaidīt, ka jūsu projekts tiks rūpīgi informēts un sadarbotos.
