Efektīvas oficiālas sanāksmes norises atslēga ir labi pārdomāta darba kārtība. Ja jūs gatavojaties iepriekš, iepriekš uzrakstot darba kārtību ar detalizētu informāciju par sanāksmi, jūs ne tikai ietaupīsit laiku visiem iesaistītajiem, bet, visticamāk, rezultāts būs veiksmīgs.
Šeit ir 5 jautājumi, kas vienmēr jāiekļauj, veidojot efektīvu sapulces darba kārtību:
5. Nosakiet sapulces mērķi. (Vai mērķi)
Šī varētu būt vissvarīgākā darba kārtības daļa. Tas norāda sapulces mērķi un iznākumu vai lēmumu, kuru jūs cerat sasniegt beigās. Tas ļauj visiem iesaistītajiem skaidri saprast, ko jūs mēģināt sasniegt un kāpēc viņu līdzdalība tiek novērtēta.
Ja darba kārtībā ir iekļauts sākums ar mērķi, jūs vairāk koncentrējaties uz gala rezultātu. veidojot pārējo sapulces darba kārtību, uzlabojot sapulces efektivitāti pirms tās sākuma.
Apskati tikšanās sarakstu!
4. Izklāstiet sanāksmes darba kārtības tēmu sarakstu apspriešanai
Kad sapulces mērķis ir noteikts, sagatavojieties sanāksmei ar sarakstu ar svarīgām diskusiju tēmām.
Katrai diskusijas tēmai vajadzētu palīdzēt sasniegt sapulces mērķi. Saraksts var būt īss, bet tam jābūt pietiekami detalizētam, lai komandas locekļi varētu sagatavoties komandas sanāksmei, lai sniegtu efektīvu ieguldījumu.
Izplatīta metode ir pozicionēt katru tēmu kā jautājumu. Tas sāk jūsu dalībnieku domāšanas procesu un ļauj pārbaudīt tā relativitāti ar sapulces mērķi.
Katrai tēmai jābūt īpašniekam un noteiktam laika periodam, lai to aptvertu. Tēmas īpašumtiesības nodrošina atbildību. Laika grafiks nodrošina sanāksmes grafiku. Lejupielādējiet mūsu bezmaksas sanāksmes darba kārtību šeit: FreeConference sanāksmju darba kārtības lejupielāde
3. Nosakiet nepieciešamo dalībnieku sarakstu
Izaicinājums rodas, nevis lemjot, ko uzaicināt, bet kuru neaicināt. Šajā sarakstā jābūt tikai tiem cilvēkiem, kuriem tik tiešām jābūt sanāksmē.
Ja esat noskaidrojis sapulces mērķus un piešķīris sapulces tēmas, jums ir jābūt labam pamatam, ar kuru strādāt, lai pabeigtu savu dalībnieku sarakstu. Paturot to prātā, uzdodot sev trīs jautājumus, apsverot katru sanāksmes dalībnieku. Ja uz kādu no jautājumiem atbildat apstiprinoši, pievienojiet viņu darba kārtības jautājumu sarakstam:
- Vai viņam/viņai jābūt klāt, lai sasniegtu sapulces mērķi?
- Vai viņam/viņai ir vērtīgas zināšanas vai zināšanas, kas varētu ietekmēt rezultātu?
- Vai viņu tieši ietekmē mērķa gala rezultāts?
Ja neesat pārliecināts, apsveriet iespēju viņa apmeklējumu padarīt neobligātu. Tā vietā vienmēr varat nosūtīt kopsavilkumu, ierakstu vai transkripciju. Piezīmju sastādītāja sanāksmes protokols, ne vienmēr ir nepieciešams.
Viena no lielākajām sūdzībām par biznesa tikšanām ir tā, ka tās ir laika izšķiešana. Sapulču pārvaldība kļūst vieglāka, ja sinhronizācija ilgst aptuveni 30 minūtes. Cieniet kolēģu laiku, netērējot laiku un nezaudējot rezultātus.
2. Sapulces darba kārtības beigās atstājiet sadaļu par rīcības jautājumiem un diskusijām ārpus tēmas
Uzraudzība ir tikpat svarīga kā pati sanāksme. Apakšā sanāksmes darba kārtības veidne, ir lietderīgi iekļaut sadaļu, kurā apmeklētāji var veikt piezīmes, dokumentēt darbības vienumus, lēmumus un līdzņemumus. Izmantojot šo sadaļu, tiek sakārtoti sanāksmē izdarītie secinājumi un dalībnieki var vizualizēt procesu, kam jānotiek pēc tam.
Tikšanās laikā var rasties neparedzētas tēmas, kas novērš uzmanību no gala mērķa. Lai paliktu uz pareizā ceļa un savlaicīgi, “novietojiet” ārpus tēmas diskusiju “Autostāvvietā”, parasti darba kārtības beigās, lai to atkārtoti apmeklētu ārpus iepriekšējās sanāksmes. Vēl viens izplatīts termins tam ir “Pieņemsim to bezsaistē”.
1. Visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi, vēlreiz pārbaudiet sapulces informāciju, piemēram, laiku, vietu un konferences loģistiku
Tas ir īpaši svarīgi, ja dalībnieki sapulcē piedalīsies attālināti. Pārliecinieties, ka visa konferences informācija ir skaidri izklāstīta un pareiza, ieskaitot iezvanes numurus, piekļuves kodu un visas saites uz jūsu tiešsaistes sanāksmju telpu.
Vai arī izveidojiet sapulci vietnē FreeConference.com, un informācija par konferenci ir iekļauta visos uzaicinājumos un atgādinājumos, kā arī sapulces darba kārtībā.
Mēģiniet nosūtīt darba kārtību vismaz 48 stundas iepriekš.
Iepriekšējs paziņojums sniedz dalībniekiem laiku, lai sagatavotos valdes sanāksmei un pārliecinātos, ka viņu grafikā nav konfliktu.
Mēģiniet nosūtīt darba kārtību vismaz 48 stundas iepriekš.
Iepriekšējs paziņojums sniedz dalībniekiem laiku, lai sagatavotos sanāksmei un nodrošinātu, ka viņu grafikā nav konfliktu.
