Kokie yra 5 projektų valdymo etapai?

Norint pradėti projektą, reikia procesų sistemos ir talentingų asmenų, kad jie galėtų atlikti darbą. Iš esmės tai nėra paprastas žygdarbis!

Pasikliaujant vaizdo konferencija norint bendradarbiauti su keliomis komandomis ir asmenimis, reikia organizuoti ir efektyviai įgyvendinti projektus įvairiuose biuruose, padaliniuose ir komandų grandinėse. Sanglauda, ​​bendravimas ir centralizavimas yra pagrindiniai veiksniai. Nesvarbu, su kuo bendraujate, nesvarbu, ar tai būtų suinteresuotoji šalis, klientas ar darbuotojas, yra daug judančių dalių, į kurias reikia atsižvelgti nuo koncepcijos iki pristatymo.

Bet kuriam projektui reikia išsamių žinių apie projekto gyvavimo ciklą. Žinant, kaip veikia kiekviena fazė, suteikiama vertingų įžvalgų apie tai, kaip į ją kreiptis. Tačiau kaip vaizdo konferencijos padeda sustiprinti jūsų procesą? Pažvelkime į 5 projektų valdymo etapų sistemą.

Projekto vadovas yra atsakingas už tai, kad suplanuotų ir suplanuotų projekto „pakėlimą“, gerai suprasdamas penkis projekto valdymo etapus. Tai padeda aiškiai ir glaustai suprasti, kaip idėja pereis nuo abstrakčios prie konkrečios. Sukurta Projektų valdymo instituto (PMI) 5 etapai, skirti kiekvienam projektui įgyvendinti, yra šie:

1. Iniciacija
Pirmasis gyvavimo ciklo etapas, inicijavimas reikalauja pradinio susitikimo, kurio metu susiduriama su klientu ir investuotojais. Čia aptariami tikslai, uždaviniai, abejonės, rūpesčiai ir visos pradinės mintys bei idėjos. Kai sprendimų priėmėjai nėra vienoje vietoje, galite pasikliauti internetinio susitikimo vaizdo pokalbiui ar konferenciniam pokalbiui sudarymu, kad aptartumėte šiuos kalbėjimo klausimus:

• Kas yra investuotojai ir suinteresuotosios šalys?
• Kokia verslo vizija ir misija?
• Kokia numatoma laiko juosta?
• Kokia yra tam tikra rizika?
• Koks yra biudžetas ir ištekliai?

2. Planavimas
Nustačius tikslus ir susitarus, galima geriau suprasti aiškesnę galutinio rezultato idėją. Darbas atgal, siekiant vizualizuoti ir suformuluoti planų rinkinį, kuriuo visi galėtų vadovautis, veda komandą nuo pradinio etapo iki pabaigos.

Vykdykite internetinius susitikimus, kad:

• Surinkite komandas
• Perduokite esmines detales
• Nustatykite projekto tikslus ir uždavinius

Planavimo etapas yra labai svarbus gręžiant šiuos 5 komponentus:

• Projekto struktūros projektavimas
• sukurti darbo eigos dokumentus
• Biudžetų apskaičiavimas visuose skyriuose
• Išteklių rinkimas, paskirstymas ir paskyrimas
• Rizikos vertinimas

3. Vykdymas
Komandos lyderiai ir projektų vadovai pradeda kurti rezultatus, būti klientų tarpininkais, atlikti užduotis, įgyvendinti procesus ir dar daugiau. Tiesioginis bendravimas visose projekto dalyse yra būtinas ir gyvybiškai svarbus, kad idėja būtų įgyvendinta. Įtraukiant Bendradarbiavimo įrankiai gali palengvinti šį bendravimą, užtikrinant sklandų koordinavimą ir dalijimąsi informacija tarp komandos narių.

Svarbus vykdymo etape:

• Dažni susitikimai
  Buvimas komandų viršuje su suplanuotais internetiniais susitikimais padeda trumpai ir greitai įgyvendinti projektą. Laiku ir visiškai aiškus bendravimas per vaizdo konferencijas ar konferencinius skambučius užtikrina mažiau aklų taškų, geresnį komandinį darbą ir greitesnį objektų judėjimą.
• Skaidrumas
  Venkite galimų kliūčių, kai reikia lengvai išvengti kliūčių, tokių kaip planavimas, samdymas, dalyvių kvietimas į susitikimus ir nustatymas, kas už kokią užduotį atsakingas, integruodami į savo vaizdo konferencijų platformą kitas skaitmenines priemones, tokias kaip „Slack“, „Outlook“ ir „Google“ kalendorius.
• Konfliktų valdymas
  Problemų būtinai atsiras. Sušvelninkite įvykius pakviesdami „fronto“ komandų narius pasisakyti ir išsakyti savo susirūpinimą, kliūtis ar bet ką, kas gali sukelti silpnumą grandinėje.
• pažangos ataskaitos
  Reguliarūs atnaujinimai, bendrinami a standup susitikimas, susibūrimo sesija ar vaizdo pokalbiai padeda išlaikyti priekį ir nustatyti problemas prieš joms išvykstant.

4. Stebėsena ir kontrolė
Jei negalite jo išmatuoti, negalite jo valdyti. Šiame etape reikia patikrinti, ar viskas atitinka tai, dėl ko buvo susitarta anksčiau. Kokie yra pagrindiniai veiklos rodikliai? Ką reikia įgyvendinti, kad būtų laikomasi terminų ir finansinių parametrų?

Surenkite internetinius susitikimus su pagrindiniais žaidėjais, kad gautumėte įprastus patikrinimo punktus, peržiūras ir veiklos ataskaitas. Galite atlikti nuotolinį valdymą pristatymai per vaizdo konferencijas, apimančias darbo eigą, svarbius dokumentus ir bylas, ir viskas, kuo reikia dalytis ir platinti. Kur jums reikia daugiau suprasti kasdienę komandos veiklą, ypač kai jie nedirba biure – čia gali tekti naudoti programinę įrangą stebėti darbuotojus, dirbančius namuose. Ne tik dėl produktyvumo priežasčių, bet ir dėl to, kad analizė gali padėti nustatyti proceso kliūtis arba komandą, naudojančią pasenusias programas.

5. Uždarymas
Projekto uždarymas yra toks pat svarbus kaip ir jo pradžia. Taip pat vadinamas „tolesniu“ etapu, maždaug tuo metu, kai baigtas projektas yra paruoštas tiesiogiai transliuoti visuomenei. Pagrindinis dėmesys čia skiriamas produkto išleidimui ir pristatymui.

Projekto vadovui labai svarbu įvertinti projekto gyvavimo trukmę nuo pradžios iki pabaigos:

1. Projekto veiklos tyrimas
   Ar kiekviena komanda pasiekė savo tikslus ir žymenis? Ar projektas buvo įvykdytas laikantis biudžeto ir laiko? Ar projektas išsprendė problemą? Atsakymas į šiuos klausimus ir dar daugiau padeda įvertinti, ar projektas buvo sėkmingas.
2. Žvelgiant į komandos našumą
   Komandos narių pasirodymas gali būti toliau išsamiai ištirtas individualiai, siekiant įvertinti sėkmę grupėje. Kokybės tikrinimai, pagrindiniai rodikliai ir internetiniai susitikimai padeda geriau suprasti našumą.
3. Projekto uždarymo įvertinimas ir dokumentacija
   Išsamus pristatymas, kuriame pateikiami patvirtinamieji dokumentai, parodantys projekto augimą nuo sumanymo iki jo įgyvendinimo, užtikrina tinkamą užbaigimą klientams ir suinteresuotosioms šalims.
4. Prašo atsiliepimų
   Galutinis projekto įvertinimas leidžia atidžiau pažvelgti į stipriąsias ir silpnąsias puses nuo pradžios iki pabaigos. Raskite įžvalgų ir pasimokykite kitą kartą.
5. Viršija biudžetą
   Galimybė tiksliai nustatyti biudžeto praradimą ir nepaliestus išteklius leidžia geriau suprasti sėkmę (ar nesėkmę) ir padeda valdyti nuostolius.

Kai kurie internetiniai susitikimų pokalbio taškai yra šie:

• Kokie buvo projekto išsinešimai?
• Kokios yra augimo galimybės? Tobulinimas
• Kokios buvo šio proceso stipriosios ir silpnosios pusės?

Leiskite FreeConference.com pateikti jūsų įmonei aiškų ir veiksmingą informaciją projektų valdymo vaizdo konferencijų platforma būtina sukurti sanglaudą ir centralizaciją visuose projektų valdymo aspektuose. Turėdami platų funkcijų pasiūlą, lengvą integravimą ir aukštos kokybės vaizdo ir garso galimybes, galite tikėtis, kad jūsų projektas bus nuodugniai informuojamas ir bendradarbiaujama.