Kokie yra 5 projektų valdymo etapai?

Norint pradėti projektą, reikia procesų sistemos ir talentingų asmenų, kad jie galėtų atlikti darbą. Iš esmės tai nėra paprastas žygdarbis!

Norint bendradarbiauti su keliomis komandomis ir asmenimis vaizdo konferencijų būdu , reikia organizuotumo ir efektyvaus projektų valdymo įvairiuose biuruose, skyriuose ir komandų grandinėse. Sąsaja, komunikacija ir centralizavimas yra pagrindiniai veiksniai. Kad ir su kuo bendrautumėte – suinteresuotąja šalimi, klientu ar darbuotoju – nuo ​​sumanymo iki įgyvendinimo reikia atsižvelgti į daugybę besikeičiančių aspektų.

Bet kuriam projektui reikia išsamių žinių apie projekto gyvavimo ciklą. Žinant, kaip veikia kiekviena fazė, suteikiama vertingų įžvalgų apie tai, kaip į ją kreiptis. Tačiau kaip vaizdo konferencijos padeda sustiprinti jūsų procesą? Pažvelkime į 5 projektų valdymo etapų sistemą.

Projekto vadovo pareiga yra žinoti, suplanuoti ir įgyvendinti projekto „pakilimo“ etapą, gerai suprantant penkis projekto valdymo etapus. Tai padeda pateikti aiškų ir glaustą planą, kaip idėja taps nuo abstrakčios prie konkretaus. Projektų valdymo instituto (PMI) sukurti 5 bet kurio projekto įgyvendinimo etapai yra šie:

1. Iniciacija
Pirmasis gyvavimo ciklo etapas, inicijavimas reikalauja pradinio susitikimo, kurio metu susiduriama su klientu ir investuotojais. Čia aptariami tikslai, uždaviniai, abejonės, rūpesčiai ir visos pradinės mintys bei idėjos. Kai sprendimų priėmėjai nėra vienoje vietoje, galite pasikliauti internetinio susitikimo vaizdo pokalbiui ar konferenciniam pokalbiui sudarymu, kad aptartumėte šiuos kalbėjimo klausimus:

• Kas yra investuotojai ir suinteresuotosios šalys?
• Kokia verslo vizija ir misija?
• Kokia numatoma laiko juosta?
• Kokia yra tam tikra rizika?
• Koks yra biudžetas ir ištekliai?

2. Planavimas
Nustačius tikslus ir susitarus, galima geriau suprasti aiškesnę galutinio rezultato idėją. Darbas atgal, siekiant vizualizuoti ir suformuluoti planų rinkinį, kuriuo visi galėtų vadovautis, veda komandą nuo pradinio etapo iki pabaigos.

Vykdykite internetinius susitikimus, kad:

• Surinkite komandas
• Perduokite esmines detales
• Nustatykite projekto tikslus ir uždavinius

Planavimo etapas yra labai svarbus gręžiant šiuos 5 komponentus:

• Projekto struktūros projektavimas
• sukurti darbo eigos dokumentus
• Biudžetų apskaičiavimas visuose skyriuose
• Išteklių rinkimas, paskirstymas ir paskyrimas
• Rizikos vertinimas

3. Vykdymas
Komandos lyderiai ir projektų vadovai pradeda kurti rezultatus, būti klientų tarpininkais, atlikti užduotis, įgyvendinti procesus ir dar daugiau. Tiesioginis bendravimas visose projekto dalyse yra būtinas ir gyvybiškai svarbus, kad idėja būtų įgyvendinta. Įtraukiant Bendradarbiavimo įrankiai gali palengvinti šį bendravimą, užtikrinant sklandų koordinavimą ir dalijimąsi informacija tarp komandos narių.

Svarbus vykdymo etape:

• Dažni susitikimai
  Buvimas komandų viršuje su suplanuotais internetiniais susitikimais padeda trumpai ir greitai įgyvendinti projektą. Laiku ir visiškai aiškus bendravimas per vaizdo konferencijas ar konferencinius skambučius užtikrina mažiau aklų taškų, geresnį komandinį darbą ir greitesnį objektų judėjimą.
• Skaidrumas
  Venkite galimų kliūčių, kai reikia lengvai išvengti kliūčių, tokių kaip planavimas, samdymas, dalyvių kvietimas į susitikimus ir nustatymas, kas už kokią užduotį atsakingas, integruodami į savo vaizdo konferencijų platformą kitas skaitmenines priemones, tokias kaip „Slack“, „Outlook“ ir „Google“ kalendorius.
• Konfliktų valdymas
  Problemų būtinai atsiras. Sušvelninkite įvykius pakviesdami „fronto“ komandų narius pasisakyti ir išsakyti savo susirūpinimą, kliūtis ar bet ką, kas gali sukelti silpnumą grandinėje.
• pažangos ataskaitos
  Reguliarūs atnaujinimai, bendrinami a standup susitikimas, susibūrimo sesija ar vaizdo pokalbiai padeda išlaikyti priekį ir nustatyti problemas prieš joms išvykstant.

4. Stebėsena ir kontrolė
Jei negalite jo išmatuoti, negalite jo valdyti. Šiame etape reikia patikrinti, ar viskas atitinka tai, dėl ko buvo susitarta anksčiau. Kokie yra pagrindiniai veiklos rodikliai? Ką reikia įgyvendinti, kad būtų laikomasi terminų ir finansinių parametrų?

Renkite internetinius susitikimus su pagrindiniais veikėjais įprastiems kontroliniams punktams, apžvalgoms ir veiklos ataskaitoms rengti. Galite rengti nuotolines prezentacijas vaizdo konferencijų būdu, kuriose būtų aptariamos darbo eigos, svarbūs dokumentai ir failai bei visa kita, kuo reikia dalytis ir skleisti. Kai reikia geriau suprasti komandos kasdienę veiklą, ypač kai jie nedirba biure, gali prireikti programinės įrangos, skirtos stebėti darbuotojus, dirbančius iš namų . Ne tik dėl produktyvumo, bet ir dėl to, kad analizė gali padėti nustatyti procesų kliūtis arba komandą, naudojančią pasenusias programas.

5. Uždarymas
Projekto uždarymas yra toks pat svarbus kaip ir jo pradžia. Taip pat vadinamas „tolesniu“ etapu, maždaug tuo metu, kai baigtas projektas yra paruoštas tiesiogiai transliuoti visuomenei. Pagrindinis dėmesys čia skiriamas produkto išleidimui ir pristatymui.

Projekto vadovui labai svarbu įvertinti projekto gyvavimo trukmę nuo pradžios iki pabaigos:

1. Projekto veiklos tyrimas
   Ar kiekviena komanda pasiekė savo tikslus ir žymenis? Ar projektas buvo įvykdytas laikantis biudžeto ir laiko? Ar projektas išsprendė problemą? Atsakymas į šiuos klausimus ir dar daugiau padeda įvertinti, ar projektas buvo sėkmingas.
2. Žvelgiant į komandos našumą
   Komandos narių pasirodymas gali būti toliau išsamiai ištirtas individualiai, siekiant įvertinti sėkmę grupėje. Kokybės tikrinimai, pagrindiniai rodikliai ir internetiniai susitikimai padeda geriau suprasti našumą.
3. Projekto uždarymo įvertinimas ir dokumentacija
   Išsamus pristatymas, kuriame pateikiami patvirtinamieji dokumentai, parodantys projekto augimą nuo sumanymo iki jo įgyvendinimo, užtikrina tinkamą užbaigimą klientams ir suinteresuotosioms šalims.
4. Prašo atsiliepimų
   Galutinis projekto įvertinimas leidžia atidžiau pažvelgti į stipriąsias ir silpnąsias puses nuo pradžios iki pabaigos. Raskite įžvalgų ir pasimokykite kitą kartą.
5. Viršija biudžetą
   Galimybė tiksliai nustatyti biudžeto praradimą ir nepaliestus išteklius leidžia geriau suprasti sėkmę (ar nesėkmę) ir padeda valdyti nuostolius.

Kai kurie internetiniai susitikimų pokalbio taškai yra šie:

• Kokie buvo projekto išsinešimai?
• Kokios yra augimo galimybės? Tobulinimas
• Kokios buvo šio proceso stipriosios ir silpnosios pusės?

Leiskite „FreeConference.com“ suteikti jūsų įmonei aiškią ir efektyvią projektų valdymo vaizdo konferencijų platformą, reikalingą visų projektų valdymo aspektų sanglaudai ir centralizacijai sukurti. Turėdami platų funkcijų pasirinkimą, paprastą integraciją ir aukštos kokybės vaizdo bei garso galimybes, galite tikėtis, kad jūsų projektas bus kruopščiai perteiktas ir prie jo bus bendradarbiaujama.