Pastaruoju metu mes, kaip gyventojai, atlikome daugybę tyrimų, siekdami išsiaiškinti, kodėl susitikimai veikia – ar ne.
Dažnai mes juos pažymime kaip neefektyvią tradiciją; paprastai vertinamas kaip laiko švaistymas (nebent žmonės iš tikrųjų atvyko pasiruošę), todėl galima daryti prielaidą, kad į bent vieną susitikimą visi atvykome nepasiruošę. Taigi ką duoda? Kodėl susitikimams taip sunku rūpintis? Kodėl juos taip sunku valdyti? Kodėl mes juos nuolat turime?
„FreeConference“ programinės įrangos naudojimas reiškia, kad pasirinkote visapusiškai pasinaudoti kai kuriomis pasaulyje pirmaujančių virtualių konferencijų technologijomis ir tai padarėte jokių papildomų verslo išlaidų. Tačiau rinkdamiesi Freemium paslaugą taip pat žinote, kad kai kurios įmonės palieka daug norimų rezultatų.
Laimei, „FreeConference“ programinės įrangos atnaujinimų įperkamas pobūdis reiškia, kad jums nereikia paaukoti savo gyvybės santaupų, kad pasiektumėte kokybę, aukščiausios kokybės funkcijas ar naudingus atnaujinimus.
Mes žinome, kad tikriausiai jau norite išeiti iš savo susitikimų. Jie ne visada veikia protingai. Bet ar pagalvojote apie galimybę iš jų gauti daugiau?
Nesunku pavargti, kai tam tikrus tyrimus paminėkite, kad susitikimai užima maždaug trečdalį jūsų laiko, tačiau kai kurie susitikimai yra svarbūs – todėl jų ir toliau rengiame.
Kadangi bendrystė yra būtina bendradarbiaujant, o verslas nėra kuriamas vienas, „FreeConference“ sukūrė keletą įspūdingų funkcijų, siekdama pagerinti bendravimą su kolegomis ir su savo duomenimis. Pagrindiniai susirūpinimą keliantys klausimai, kuriuos stengėmės išspręsti, yra laiko, aiškumo, tęstinumo ir atskaitomybės klausimai.
Jei kada nors teko sėdėti per nesibaigiantis susitikimastikriausiai turėjote laiko sugalvoti būdų, kaip būtumėte tai padarę kitaip. Susitikimus, jei jie blogai suplanuoti, sunku tarpininkauti be glaustų darbotvarkių; sprendimų priėmimas tampa sumišęs dėl nekoncentruotų diskusijų ir informuoto dalyvavimo stokos. Veiksmingos darbotvarkės sudarymas yra vienas iš būdų, kaip panaudoti stiprios komandos galią, nes ji suteikia reikiamą struktūrą ir informatyvų turinį, kad viskas būtų tinkamai atlikta.
Nesvarbu, ar susitikimas vyksta kasdien, kas savaitę, ar kas ketvirtį, norint išlaikyti efektyvumą tiek didelėse, tiek mažose grupėse, būtina turėti griežtą laiko juostą. Žemiau yra keletas svarbių veiksnių, į kuriuos reikia atsižvelgti rengiant susitikimų darbotvarkę. Apsvarstykite šiuos dalykus:
Ar pasirinkote temą, kurioje dalyvauja komanda, į kurią kreipiatės? Dauguma žmonių nori aptarti dalykus, kurie juos tiesiogiai veikia. Diskusijas apie klausimus, susijusius su skirtingais departamentais, naudinga iškelti susitikimų metu, nes ištekliai buvo skirti tik tam, kad grupines diskusijas. Kadangi dauguma organizacijų veikia per a
jausdami biurų tarpusavio priklausomybę, vidaus departamentams dažnai reikia susitikimų laiko, kad būtų galima koordinuoti ir įtvirtinti savo pastangas.
Atsižvelgiant į komandos dalyvavimą aptariamame dalyke, taip pat galite pritaikyti savo dienotvarkę pagal savo auditoriją ir maksimaliai padidinti auditorijos dalyvavimą.
Rengdami savo dienotvarkę, paklauskite savęs: ar tai turi įtakos žmonėms, į kuriuos kreipiuosi?
Naudojant populiarius žodžius kaip kulkų taškų sakinius, profesionalai gali suklysti: jei darbotvarkėje skiltyje „Geri dalykai, kuriuos neseniai padarėme“ paskelbsite apie sėkmingą naujo produkto pristatymą, tikėtina, kad būsite vienintelis tame puslapyje. Neįtikėtinai sunku tarpininkauti diskusijoje, jei žmonėms nėra aišku tema, jau nekalbant apie galimybę efektyviai pasiruošti.
Klausimų teiginių panaudojimas susirinkimo metu iškeliant klausimus yra puikus būdas įsitikinti, kad diskusija iš tikrųjų išsprendžia pateiktą problemą. Naudodami mūsų hipotetinį sėkmingą produkto pristatymą kaip pavyzdį, apsvarstykite tai: kas gerai pavyko tą paleidimą? Kokias rinkas atvėrėme su šia sėkme? Iš kur mes jį paimame?
Rengdami temas susitikimams, paklauskite savęs: Kokių atsakymų ieškau? Kuris klausimas geriausiai padeda mums ten patekti?
Žmonės gali nusiminti, kai supranta, kad prašymas pateikti savo nuomonę negarantuoja, kad jie turės ką nors pasakyti galutiniame sprendimų priėmimo procese. Svarbu kiekvieną diskusiją suskirstyti į kategorijas pagal tai, ko ieškote iš savo auditorijos. Išsiaiškinkite grupei, ko tikitės iš jų atsakymų. Klausimais pagrįstas požiūris padeda iš jūsų komandos gauti naudingesnių atsakymų, tačiau taip pat gali sukelti nusivylimą, jei kokiu nors būdu suklaidinate tai, kam šie atsakymai naudojami.
Jei susitikimas rengiamas tam, kad galėtumėte surinkti informacijos didesniam sprendimui, praneškite apie tai. Jei jums reikia naujos idėjos garso plokštės, nurodykite tai darbotvarkėje. Jei iki susitikimo pabaigos ieškote sutarimo, užsirašykite tai ir aiškiai pasakykite, kad galutinis diskusijos tikslas yra ką nors nuspręsti. Taip išvengsite savo komandos narių ginčų, galinčių turėti autoriteto sąvokų, kurios šiame susitikime neturi svorio.
Surašydami lūkesčius susitikimams, paklauskite savęs: ar aš ieškau informacijos, galutinio sprendimo?
Ši problema yra dviejų bitų pastanga, nes jūsų darbotvarkės savalaikiškumas gali nulemti jūsų komandos narių pasirengimo lygį. Kuo greičiau pateiksite jiems darbotvarkę, tuo greičiau galėsite tikėtis, kad jie atsižvelgs į jos diskurso elementus ir pasiruošs jums pateikti savo nuomonę arba surinks informaciją, kad galėtų priimti su jumis pagrįstą sprendimą. Priimant svarbius sprendimus ar susitikimus, susijusius su pasiruošimu, svarbu šiek tiek pakelti savo komandą, nes norite maksimaliai praleisti laiką su visomis dalyvaujančiomis šalimis ir bandyti informuoti žmones, o kiti pasiruošę sėdėti ir laukti yra puikus būdas palikite savo komandą nusivylusią ir nesuderinamą. 
Skelbdami susitikimo darbotvarkę komandai, paklauskite savęs: Jei dabar gaučiau šią darbotvarkę, ar aš pats būčiau pasiruošęs tam susitikimui laiku?
Sunku išlaikyti didelę žmonių grupę tema. Laikytis jų tvarkaraščio beveik neįmanoma. Dėl šios priežasties labai svarbu į savo susitikimo darbotvarkę įtraukti laiko komponentą. Kiekviena skiltis/klausimo/temos dalis turi būti aiškiai išdėstyta per tam tikrą laikotarpį. Šis laikotarpis turėtų skirti pakankamai laiko diskusijoms, peržiūrai ir išvadoms. Tai svarbu išsiaiškinti prieš susitikimą: dažnai galiausiai išgirsite, kad tam tikriems klausimams reikia daugiau laiko valdyboje arba jie gali būti gerokai sumažinti.
Sudarydami laiko intervalus kiekvienai susitikimo darbotvarkės daliai, paklauskite savęs: Kaip geriausiai išnaudojamas mūsų laikas? Ar jų atsiliepimai atvers dialogą, kuris nusipelno tolesnės diskusijos? Kiek laiko norėčiau skirti šiam elementui?
Jūsų darbotvarkės apdorojimas yra labiau susijęs su žingsniais, susijusiais su visų susitikimo klausimų procesu. Jame išvardyti diskusijų lygiai, kurių metu bandote atlikti užduotį. Susitarimas dėl problemų sprendimo būdų padidina susitikimo efektyvumą. Jei nenurodysite, kaip norėtumėte, kad komanda spręstų kiekvieną problemą, kai kurie nariai gali išsiblaškę apibrėžti problemą, o kai kurie gali diskutuoti apie jos svarbą jiems: niekas nesusijęs su sprendimų nustatymu ar įvertinimu .
Klausimo nagrinėjimo procesas turėtų būti pateiktas rašytinėje darbotvarkėje, kurią pateiksite. Kai susitikimo metu pasieksite tą punktą, paaiškinkite procesą, kurio reikia norint pasiekti susitarimą, ir siekite minėto susitarimo.
Pirmą kartą nustatydami šį procesą savo darbotvarkėje, paklauskite savęs: Kaip aš noriu vadovauti šiai diskusijai? Ar noriu išgirsti iš asmenų ar komandų? Ar noriu vieningo balsavimo, apklausos variantų ar protų audros diskusijos? Kaip nustatyti, kada problema išspręsta? Kaip man atrodo idealus susitikimas?
Tai gali būti svarbiausia bet kokios darbotvarkės sudedamoji dalis- supratimas, kad jie visada yra pokyčių procese. Nė viena darbotvarkė nėra apsaugota nuo laiko kvailystės, netikėto vėlavimo, ligos dienų ar nesėkmių. Dėl šios priežasties svarbu būti pasirengusiems keistis. Darbotvarkės prioritetai, be abejo, pasikeis, artėjant datai ir realiu laiku vis labiau įtvirtinant. Tobulėjant projektams, vystosi ir komanda, taigi ir darbotvarkės tikslai. Pirmasis bet kurios geros darbotvarkės punktas yra „redaguoti ir pakeisti prioritetus šiandienos darbotvarkėje“. Šis tvarkaraščio elementas yra geriausias būdas įsitikinti, kad jūsų komanda atitinka tai, kas aptariama, kodėl, kiek laiko ir su kokiais lūkesčiais.
Kurdami bet kurio susitikimo darbotvarkę, paklauskite savęs: Ar čia yra vietos diskusijoms? Kaip geriausiai valdyti tai, ko negaliu planuoti? Kaip išlaikyti savo diskusijų centrą?
Tai yra svarbus punktas, kurį reikia įtraukti į savo darbotvarkę. Tai daug pasako apie jūsų vadovavimą, kad galėtumėte sustabdyti skubų susitikimą, kad aptartumėte sėkmės elementus su savo komanda. Labai svarbu, kad kiekvienas pajustų, jog jo darbas yra vertinamas, nepaisant laiko apribojimų, nesėkmių, kliūčių ir iššūkių. Reikėtų atkreipti dėmesį į gerai atliktą darbą, o pasitelkus keletą susitikimo akimirkų pasveikinti savo komandą su gerai veikiančiu darbu yra puikus būdas išlaikyti moralę ir palaikyti palankią darbo aplinką.
Tai mažesnė, bet ne mažiau svarbi kategorija. Tai šiek tiek primena jūsų komandai, kad visada yra kur tobulėti. Nesvarbu, ar jums kilo problemų dėl savalaikiškumo, vidinės biuro dinamikos ar tiesiog turėjote sunkią savaitę rinkoje, įsitikinkite, kad jūsų komanda visada žino, ko iš jų tikimasi. Kavos puodelio įdėjimas į indaplovę yra nedidelė, bet svarbi rūpinimosi biuro aplinka dalis ir, kad ir kaip nereikšminga, tai paminėti kaip susitikimo dalį sustiprina nuoseklumo svarbą.
Nesvarbu, ar girdėjote apie automobilių stovėjimo aikštelės fenomeną, jūs tikrai panaudojote pagrindines jo sąvokas. Tai iš esmės veikia kaip idėjų lenta visoms idėjoms, kurių negalima nedelsiant išspręsti dabartinėje susitikimų aplinkoje. Visi nauji projektai, idėjos, užklausos ir klausimai gali būti „pastatyti“ į aikštelę ir pažymėti kaip diskusijų taškai būsimiems susitikimams. Tai taip pat reiškia, kad visada turite saugyklą, kupiną idėjų, į kurias sugrįžti, jei susitikimo pabaigoje turėsite papildomų minučių. Automobilių stovėjimo aikštelė yra puikus būdas išlaikyti užduotį, laikytis kelyje ir būti įrašytas.
Apskritai, svarbiausias dalykas, kurį reikia prisiminti rengiant dienotvarkę, yra tai, kad jūs visada dirbate kartu siekdami bendro tikslo. Turėtumėte siekti, kad jūsų diskusija būtų darni, įtrauki, kūrybinga ir produktyvi. Sunku pataikyti į visus ženklus, bet jei darbotvarkėje yra tam skirta vieta, galite tiesiog atvykti laiku.
FreeConference.com originalus nemokamas konferencinių pokalbių teikėjas, suteikiantis jums laisvę pasirinkti, kaip prisijungti prie susitikimo bet kur ir bet kada be įsipareigojimų.
Šiandien susikurkite nemokamą sąskaitą ir mėgaukitės nemokamomis telekonferencijomis, vaizdo įrašų atsisiuntimu nemokamai, ekrano bendrinimu, interneto konferencijomis ir dar daugiau.
Sekmadienio popietė, o grupė draugų prisijungia prie savo įprastinio suplanuoto internetinio susitikimo. Jie susitinka kartą per savaitę pabendrauti apie gyvenimą; kartais apie darbą; šnekučiuojasi su retai matomais pažįstamais veidais.
Šie draugai pasuko skirtingais keliais – vienas pasuko į finansus, kitas – į programavimą, o keli – į VC, tikėdamiesi rasti kitą didelį dalyką. Buvo sekmadienio popietė; tai buvo rutina internetinis internetinis susitikimas; bet šį kartą kažkas atrodė kitaip. (daugiau ...)
