Kodėl susitikimai gali būti neveiksmingi - ir kaip juos ištaisyti

Pastaruoju metu mes, kaip gyventojai, atlikome daugybę tyrimų, siekdami išsiaiškinti, kodėl susitikimai veikia – ar ne.

Dažnai mes juos pažymime kaip neefektyvią tradiciją; paprastai vertinamas kaip laiko švaistymas (nebent žmonės iš tikrųjų atvyko pasiruošę), todėl galima daryti prielaidą, kad į bent vieną susitikimą visi atvykome nepasiruošę. Taigi ką duoda? Kodėl susitikimams taip sunku rūpintis? Kodėl juos taip sunku valdyti? Kodėl mes juos nuolat turime?

Kokia problema?

Dažniausiai neveiksmingų susitikimų klausimas sukasi apie sąvokas įsipareigojimas, rengimas, bendravimas, išvadair konkretus vystymasis.

Sunku motyvuoti žmones, kuriems nerūpi tai, kas diskutuojama.

Dar sunkiau judėti į priekį, kai žmonės neturi reikiamos informacijos.

Surengti konstruktyvias diskusijas tampa sudėtinga, kai žmonės nėra tame pačiame puslapyje.

Beveik neįmanoma išsiveržti į priekį, kai užknisa kasdienių smulkmenų, ir taip tikrai nėra lengva pasiekti tikslus, kai projektai negali būti užbaigti laiku.

Taigi, kaip geriausia judėti į priekį?

Žmonių įtraukimas

Daugelis žmonių nori aptarti dalykus, kurie juos tiesiogiai veikia. Geri dalykai, kuriuos reikia iškelti per susitikimus, yra diskusijos apie klausimus, susijusius su skirtingais padaliniais, nes ištekliai buvo skirti tik grupinėms diskusijoms.

Skirkite laiko ir apsvarstykite, ar ši problema turi įtakos komandai, su kuria kalbėsitės susitikime. Jie bus dėkingi už jūsų norą juos įtraukti.

Ateina Paruošta

Priimant svarbius sprendimus arba rengiantis susitikimams, svarbu, kad jūsų komanda būtų šiek tiek padrąsinta, nes norite maksimaliai praleisti laiką su visomis dalyvaujančiomis šalimis. Bandymas informuoti žmones, kol kiti pasiruošę sėdi ir laukia, yra puikus būdas palikti savo komandą nusivylusią ir nesuderinamą.

Skirkite laiko ir apsvarstykite šiuos dalykus: Jei gavote kvietimą dalyvauti šiame susitikime, ar turėtumėte reikiamos informacijos, kad galėtumėte aktyviai, informuotai ir konstruktyviai dalyvauti?

Taško supratimas

Žmonės negali būti naudingi, jei nežino, ko jūs ieškote. Grupei apibūdinkite, ko tikitės iš jų atsakymų. Klausimais pagrįstas metodas padeda iš jūsų komandos gauti naudingesnių atsakymų, tačiau tik tuo atveju, jei jie žino, kam naudojami jų atsakymai.

Praneškite, jei rengiate susitikimą, kad galėtumėte surinkti informaciją, kad galėtumėte priimti didesnį sprendimą. Jei jums reikia naujos idėjos įgarsinimo, nurodykite tai darbotvarkėje. Jei iki susitikimo pabaigos siekiate sutarimo, užsirašykite tai ir aiškiai nurodykite, kad galutinis diskusijos tikslas yra ką nors nuspręsti.

Susitikimo pradžioje skirkite laiko išvardinti savo lūkesčius, kad visi žinotų, kodėl juos surinkote.

laiko valdymas

Išlaikyti didelę žmonių grupę temą yra sunku, o laikytis grafiko beveik neįmanoma. Dėl šios priežasties labai svarbu efektyviai valdyti savo laiką kiekviename susitikime. Tai galima padaryti naudojant a gerai sudaryta dienotvarkė.

Nurodykite kiekvieną skyrių / klausimą / temos dalį per tam tikrą laikotarpį. Šiam laikotarpiui turėtų būti skirta adekvskirkite laiko diskusijoms, peržiūrai ir išvadoms. Tai svarbu išdėstyti prieš posėdį: dažnai jūs išgirsite, kad tam tikriems klausimams reikia daugiau laiko diskutuoti valdyboje arba jų gali būti gerokai sumažinta.

Skirkite laiko apsvarstyti, kaip geriausiai praleisti laiką šiame susitikime. Kiek laiko norėtumėte skirti kiekvienam diskusijos klausimui? Ar ši diskusija užims daugiau laiko, nei verta?

Tikslų pasiekimas

Be įsitraukimo, pasiruošimo, bendravimo ir laiko nevaldymo tikimybė, kad jūsų verslas klestės, yra menkas. Jūsų susitikimai klajos; nuvilsite savo darbuotojus; jūsų projektai nukris ir liks automobilių stovėjimo aikštelėje.

Svarbu išsikelti tikslus ir nuosekliai juos siekti. Visa priežastis, dėl kurios žmonės susitinka, yra sutelkti pastangas tam tikra tema, siekiant ką nors pasiekti. Neleiskite, kad blankių susitikimų istorija būtų priežastis, dėl kurios nepatenkate ten, kur norėtumėte būti.

Skirkite laiko užsibrėžtiems tikslams ir dažnai juos peržiūrėkite.

Kaip sutvarkome susitikimus?

Čia, Freeconference, kai kas nors negali surengti susitikimo, tai yra nepaprastoji padėtis. Esame produktyvių susitikimų rinkoje ir norime, kad maksimaliai išnaudotumėte laiką, praleistą bendradarbiaujant nuotoliniu būdu. virtualios konferencijos, arba asmeniškai prie posėdžių salės stalo.

Nesvarbu, ar jūsų paskutinis susitikimas buvo efektyvus, ką daryti jam pasibaigus, priklauso, koks efektyvus gali būti kitas susitikimas. Mūsų patarimas yra:

Sudarykite tvirtą susitikimo darbotvarkę.

Įtraukti žmones.

Paruoškite savo darbuotojus.

Perteikti savo interesus.

Nustatykite tikslus ir padarykite juos bendrus.

Gerbk jų laiką.

Ir nepamirškite, nedidelis dėkingumas labai padeda. Dėkokite jiems už jų sužadėtuves; padėkoti jiems už skirtą laiką; ačiū jiems už idėjas.

Mes niekur nebūtume, jei ne bendradarbiavimas. Neleiskite savo susitikimo minučių švaistyti. Grįžkite į „Making Meetings Matter“.

FreeConference.com originalus nemokamas konferencinių pokalbių teikėjas, suteikiantis jums laisvę pasirinkti, kaip prisijungti prie susitikimo bet kur ir bet kada be įsipareigojimų.

Šiandien susikurkite nemokamą sąskaitą ir mėgaukitės nemokamomis telekonferencijomis, vaizdo įrašų atsisiuntimu nemokamai, ekrano bendrinimu, interneto konferencijomis ir dar daugiau.

[Ninja_form id = 7]