De Schlëssel fir eng effektiv formell Versammlung ze bedreiwen ass eng gutt duerchduechte Agenda. Wann Dir Iech viraus virbereet andeems Dir eng Agenda am Viraus mat detailléierte Informatioun iwwer d'Versammlung schreift, spuert Dir net nëmmen Zäit fir jiddereen involvéiert, awer d'Resultat ass méi wahrscheinlech en Erfolleg.
Hei sinn 5 Artikelen déi Dir ëmmer sollt enthalen wann Dir eng effektiv Reuniounsagenda erstellt:
5. Definéiert d'Versammlungsziel. (Oder Ziler)
Dëst ass vläicht dee wichtegsten Deel vun der Agenda. Et spezifizéiert den Zweck vun der Versammlung an d'Resultat oder Entscheedung déi Dir hofft um Enn z'erreechen. Et erlaabt jiddereen involvéiert e kloert Verständnis ze hunn iwwer wat Dir versicht z'erreechen a firwat hir Participatioun geschätzt gëtt.
Wann d'Agenda enthält mam Zil ufänken, sidd Dir méi fokusséiert op d'Ennresultat. wärend Dir de Rescht vun der Reuniounsagenda erstellt, d'Effizienz vun Ärer Versammlung verbessert ier se iwwerhaapt ufänkt.
Kuckt d'Versammlungslëscht!
4. Skizzéiert eng Lëscht mat Treffen Agenda Themen fir Diskussioun
Wann d'Zil vun der Versammlung etabléiert ass, preparéiert Iech op d'Versammlung mat enger Lëscht vu wichtegen Themen fir ze diskutéieren.
All Diskussiounsthema soll hëllefe beim Erreeche vum Reuniounsziel. D'Lëscht ka kuerz sinn awer sollt detailléiert genuch sinn sou datt Teammemberen sech op d'Teamversammlung virbereede kënnen fir en effektiven Bäitrag ze maachen.
Eng allgemeng Method ass fir all Thema als Fro ze positionéieren. Dëst kickst de Gedankeprozess fir Är Participanten a liwwert en Check-in iwwer seng Relativitéit zum Treffpunkt.
All Thema soll e Besëtzer hunn an eng spezifesch Zäit fir d'Thema ze decken. Thema Besëtzer bitt Verantwortung. Eng Zäitframe hält d'Versammlung op Zäitplang. Luet eis gratis Reuniounsagenda erof hei: FreeConference Meeting Agenda Download
3. Identifizéiert d'Lëscht vun erfuerene Participanten
D'Erausfuerderung presentéiert sech, net wann Dir entscheet wien Dir invitéiert, awer wien net invitéiert. Nëmme Leit, déi wierklech op der Versammlung musse sinn, sollten op dëser Lëscht sinn.
Wann Dir Är Versammlungsziler etabléiert hutt an Treffen Themen zougewisen hutt, sollt Dir e gudde Fundament hunn fir mat ze schaffen fir Är Lëscht vun de Participanten ze finaliséieren. Mat deem Sënn, stellt Iech selwer dräi Froen wann Dir all Treffende Participant berécksiichtegt. Wann Dir Jo op eng vun de Froen äntwert, fügt hien oder hatt op d'Lëscht vun den Agenda Punkten:
- Muss hien/hatt präsent sinn fir dat Treff Zil ze erreechen?
- Huet hien/hien wäertvoll Wëssen oder Expertise déi d'Resultat kéint beaflossen?
- Ass hien/hatt direkt vum Ennresultat vum Zil beaflosst?
Wann Dir net sécher sidd, betruecht seng oder hir Präsenz optional ze maachen. Dir kënnt ëmmer e Post-Versammlung Resumé, Opname oder Transkriptioun amplaz schécken. Versammlungsminutte vun engem Notizbucher, net ëmmer erfuerderlech.
Eng vun de gréisste Reklamatiounen iwwer Geschäftsversammlungen ass datt se eng Verschwendung vun Zäit sinn. Versammlungen managen gëtt méi einfach wa Synchroniséierungen ongeféier 30 Minutten bleiwen. Sidd respektvoll fir Är Kollegen Zäit ouni Zäit ze verléieren oder d'Resultater ze verléieren.
2. Loosst eng Sektioun fir Aktiounsartikelen an Off-Thema Diskussiounen um Enn vun Ärer Reuniounsagenda
De Suivi ass grad esou wichteg wéi d'Versammlung selwer. Um ënnen vun der Treffen Agenda Schabloun, et ass avantagéis eng Sektioun opzehuelen wou d'Participanten Notizen kënnen huelen, Handlungsartikelen, Entscheedungen an Takeaways dokumentéieren. Dës Sektioun ze hunn organiséiert d'Conclusiounen, déi an der Versammlung gemaach goufen an erlaabt d'Participanten de Prozess ze visualiséieren deen duerno muss stattfannen.
Onerwaart Themen kënne wärend der Versammlung optrieden, déi sech vum Ennziel fokusséieren. Fir op der Streck an op der Zäit ze bleiwen, "parkéiert" d'Off-Thema Diskussioun am "Parking", normalerweis um Enn vun der Dagesuerdnung, fir ausserhalb vun der viregter Versammlung ze besichen. En anere gemeinsame Begrëff fir dëst ass "Loosst eis dëst offline huelen."
1. Last, awer net zulescht, duebel kontrolléiert Reuniounsdetailer, sou wéi Zäit, Plaz, a Konferenzlogistik
Dëst ass besonnesch wichteg wann d'Participanten op afstand an Ärer Versammlung deelhuelen. Gitt sécher datt all Konferenzdetailer kloer skizzéiert a korrekt sinn, inklusiv Uruffnummeren, Zougangscode, an all Linken op Ären Online Reuniounsraum.
Oder, erstellt eng Versammlung mat FreeConference.com an d'Konferenzdetailer ginn an all Invitatiounen an Erënnerungen populéiert, zesumme mat Ärer Reuniounsagenda.
Probéiert d'Agenda op d'mannst 48 Stonnen am Viraus ze schécken.
Virausbezuelung gëtt de Participanten Zäit fir sech op de Verwaltungsrot ze preparéieren an ze suergen datt se keng Konflikter an hirem Zäitplang hunn.
Probéiert d'Agenda op d'mannst 48 Stonnen am Viraus ze schécken.
Virausbezuelung bitt de Participanten Zäit fir op d'Versammlung virzebereeden an ze suergen datt se keng Konflikter an hirem Zäitplang hunn.
