끝없이 이어지는 회의 에 참석해 본 경험이 있다면 , 아마도 회의를 다르게 진행할 수 있었던 방법에 대해 생각해 본 적이 있을 것입니다. 회의는 제대로 계획되지 않으면 명확한 의제 없이는 진행하기 어렵고, 초점이 흐려진 토론과 정보 부족으로 의사 결정이 불투명해집니다. 효과적인 의제를 설계하는 것은 강력한 팀의 힘을 활용하는 방법 중 하나입니다. 의제는 필요한 구조와 유익한 내용을 제공하여 업무를 제대로 완수할 수 있도록 도와주기 때문입니다.
회의가 매일, 매주 또는 분기별로 이루어지든 간에 크고 작은 그룹에서 효율성을 유지하려면 강력한 일정이 필요합니다. 다음은 회의 의제를 설계할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 중요한 요소입니다. 다음을 고려하세요:
다루는 팀과 관련된 주제를 선택했습니까? 대부분의 사람들은 자신에게 직접적으로 영향을 미치는 사항에 대해 논의하기를 원합니다. 서로 다른 부서가 관련된 문제에 대한 논의는 회의 중에 제기할 수 있는 좋은 일입니다. 그룹 토론. 대부분의 조직은
사무실 상호 의존도가 높기 때문에 내부 부서는 종종 그들의 노력을 조정하고 통합하기 위해 회의 시간이 필요합니다.
토론 중인 내용에 대한 팀의 참여를 고려하면 청중에 맞게 의제를 조정하고 청중 참여를 극대화할 수 있습니다.
의제를 만들 때는 스스로에게 " 이것이 내가 이야기하고 있는 사람들에게 영향을 미치는가?" 라고 질문해 보세요.
유행어를 핵심 주제 문장으로 사용하면 전문가들이 당황할 수 있습니다. "최근 우리가 한 좋은 일"의 의제에서 성공적인 신제품 출시를 발표하면 해당 페이지에 유일한 사람이 될 가능성이 높습니다. 사람들이 주제에 대해 명확하지 않고 효과적으로 준비할 수 없는 경우 토론을 중재하기가 매우 어렵습니다.
회의에서 요점을 제시하기 위해 질문문을 사용하는 것은 논의가 제시된 문제를 실제로 해결하는지 확인하는 좋은 방법입니다. 가상의 성공적인 제품 출시를 예로 들어 다음을 고려하십시오. 해당 출시에 대해 무엇이 잘 작동했습니까? 이 성공으로 우리는 어떤 시장을 열었습니까? 여기서 어디로 가져가나요?
회의 제목을 정할 때는 " 내가 찾고 있는 답은 무엇인가?", "어떤 질문이 그 답을 찾는 데 가장 도움이 될까?"와 같은 질문을 스스로에게 던져보세요.
사람들은 자신의 의견을 묻는 것이 최종 의사 결정 과정에서 자신이 발언권을 갖는다는 것을 보장하지 않는다는 사실을 깨닫고 화를 낼 수 있습니다. 청중에게서 찾고자 하는 내용에 따라 각 토론을 분류하는 것이 중요합니다. 답변에서 기대하는 바를 그룹에 대해 설명하십시오. 질문 기반 접근 방식은 팀에서 더 유용한 응답을 이끌어내는 데 도움이 되지만 이러한 응답이 사용되는 대상에 대해 어떤 식으로든 오도하는 경우 좌절감을 유발할 수도 있습니다.
더 큰 결정을 위한 의견을 수집하기 위해 회의를 개최하는 경우 이를 알리십시오. 새로운 아이디어에 대한 공명판이 필요한 경우 의제에 명시하십시오. 회의가 끝날 때까지 합의점을 찾으려면 이를 적어두고 토론의 최종 목표가 무언가를 결정하는 것임을 분명히 하십시오. 이러한 방식으로 이 특정 회의에서 중요하지 않은 권한 개념을 가질 수 있는 팀 구성원 간의 논쟁점으로 인해 곁길로 가는 것을 피할 수 있습니다.
회의에 대한 기대치를 나열할 때는 스스로에게 "의견을 듣고 싶은 건가요 , 정보를 얻고 싶은 건가요, 아니면 최종 결정을 내리고 싶은 건가요?"라고 질문해 보세요.
의제의 적시성이 팀원이 달성하는 준비 수준을 결정할 수 있으므로 이 문제는 XNUMX비트 노력입니다. 그들에게 의제를 빨리 알릴수록 그들이 담론적 요점의 요소를 더 빨리 고려하고 귀하에게 의견을 제공할 준비를 하거나 귀하와 정보에 입각한 결정을 내리기 위한 정보를 수집할 것을 기대할 수 있습니다. 모든 관련 당사자와 시간을 최대화하고 사람들에게 알리고 준비한 다른 사람들이 앉아서 기다리는 것이 좋은 방법이므로 준비와 관련된 중요한 결정이나 회의에 도달할 때 팀에 미리 알려주는 것이 중요합니다. 팀을 좌절시키고 불일치하게 만듭니다. 
팀에 회의 안건을 배포할 때, 스스로에게 이렇게 질문해 보세요. " 만약 내가 지금 이 안건을 받는다면, 제시간에 회의에 참석할 준비가 되어 있을까?"
많은 사람들을 주제로 유지하는 것은 어렵습니다. 일정을 유지하는 것은 거의 불가능합니다. 이러한 이유로 회의 의제 설계에 타이밍 구성 요소를 포함하는 것이 중요합니다. 각 섹션/질문/주제 부분은 시간 프레임 내에 명확하게 설명되어야 합니다. 이 시간 프레임은 토론, 수정 및 결론을 위한 적절한 시간을 할당해야 합니다. 이것은 회의 전에 개요를 파악하는 것이 중요합니다. 종종 특정 문제에 대해 더 많은 시간이 필요하거나 크게 줄일 수 있다는 답변을 듣게 될 것입니다.
회의 안건의 각 항목에 시간표를 정할 때는 다음과 같은 질문을 스스로에게 해보세요. 시간을 어떻게 가장 효율적으로 사용할 수 있을까? 그들의 피드백이 더 심도 있는 논의를 이끌어낼 수 있을까? 이 항목에 얼마나 시간을 할애하고 싶을까?
의제 처리는 회의의 모든 항목 처리와 관련된 단계와 더 관련이 있습니다. 당면한 작업을 완료하기 위해 시도하는 토론 수준을 열거합니다. 문제가 처리되는 방식에 대해 합의하면 회의의 효율성이 높아집니다. 팀이 각 문제를 해결하는 방식을 열거하지 않으면 일부 구성원은 문제를 정의하는 데 산만해질 수 있고 일부 구성원은 문제와의 관련성을 논의할 수 있습니다. 아무도 솔루션을 식별하거나 평가하는 데 집중하지 않습니다. .
항목을 처리하는 프로세스는 제공할 서면 의제에 나타나야 합니다. 회의 중에 해당 항목에 도달하면 합의에 도달하는 데 필요한 프로세스를 설명하고 해당 합의를 구합니다.
회의 안건을 정할 때, 먼저 다음과 같은 질문을 스스로에게 해보세요. " 이 토론을 어떻게 이끌고 싶은가?", "개인의 의견을 듣고 싶은가, 아니면 팀의 의견을 듣고 싶은가?", "만장일치 투표, 설문 조사, 아니면 브레인스토밍 토론 중 어떤 방식을 선호하는가?", "문제가 해결되었다고 판단하는 기준은 무엇인가?", "내가 생각하는 이상적인 회의의 모습은 어떤 것인가?"
이것은 항상 변화의 과정에 있다는 것을 이해하는 의제를 만드는 데 가장 중요한 부분일 수 있습니다. 시간의 어리석음, 예상치 못한 지연, 병가 또는 차질의 영향을 받지 않는 의제는 없습니다. 이러한 이유로 변화에 순응하는 것이 중요합니다. 일정의 우선 순위는 날짜가 다가오고 상황이 실시간으로 더욱 견고해짐에 따라 중요성이 바뀔 것입니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 팀도 진행되므로 의제의 목표도 진행됩니다. 좋은 의제의 첫 번째 항목은 "오늘의 의제를 편집하고 우선 순위를 다시 지정하는 것"입니다. 이 일정 항목은 팀이 논의되는 내용, 이유, 기간 및 당일 기대치를 준수하는지 확인하는 가장 좋은 방법입니다.
모든 회의의 안건을 작성할 때는 다음과 같은 질문을 스스로에게 해보세요 . 논의할 여지가 있는가? 계획할 수 없는 부분을 어떻게 효과적으로 관리할 수 있을까? 어떻게 하면 논의의 핵심을 유지할 수 있을까?
이것은 귀하의 의제에 포함시켜야 할 중요한 항목입니다. 팀과 성공의 요소를 논의하기 위해 긴급한 회의를 중단할 수 있다는 것은 리더십에 대해 많은 것을 말해줍니다. 모든 사람이 시간 제약, 좌절, 걸림돌 및 도전에도 불구하고 자신의 작업이 가치 있다고 느끼는 것이 중요합니다. 잘한 일은 해결되어야 하며, 회의에서 잠시 시간을 내어 잘한 일에 대해 팀을 축하하는 것은 사기를 유지하고 지원적인 작업 환경을 조성하는 좋은 방법입니다.
이것은 덜하지만 똑같이 중요한 범주입니다. 항상 개선의 여지가 있음을 팀에 상기시키는 역할을 합니다. 적시성, 내부 사무실 역학 문제를 경험했거나 단순히 시장에서 어려운 한 주를 보냈는지 여부에 관계없이 팀이 항상 그들에게 기대되는 것을 알고 있는지 확인하십시오. 커피잔을 식기세척기에 넣는 것은 사무실 환경을 관리하는 데 있어서 작지만 중요한 부분이며, 중요하지 않은 것처럼 보일 수 있지만 회의의 일부로 언급하는 것은 일관성의 중요성을 강화합니다.
주차장 현상에 대해 들어본 적이 있는지 여부에 관계없이 핵심 개념을 확실히 사용했습니다. 기본적으로 현재 회의 환경에서 즉시 처리할 수 없는 모든 아이디어에 대한 공명판 역할을 합니다. 모든 새로운 프로젝트, 아이디어, 쿼리 및 질문은 부지에 "주차"할 수 있으며 향후 회의를 위한 토론 지점으로 기록할 수 있습니다. 또한 회의가 끝난 후 몇 분의 추가 시간이 있을 경우 다시 생각해 볼 아이디어로 가득 찬 저장 장치가 항상 있음을 의미합니다. Parking Lot은 작업, 궤도 및 기록을 유지할 수 있는 좋은 방법입니다.
전반적으로 의제를 설계할 때 기억해야 할 가장 중요한 점은 공동의 목표를 향해 항상 함께 노력하고 있다는 것입니다. 토론을 응집력 있고 포괄적이며 창의적이고 생산적으로 만드는 것을 목표로 해야 합니다. 모든 목표를 달성하기는 어렵지만 의제에 슬롯이 있다면 제시간에 도착할 수 있습니다.
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