პროექტის ადგილზე გაყვანა მოითხოვს პროცესების სისტემას და ნიჭიერ პიროვნებებს სამუშაოს დასასრულებლად. ძირითადი თვალსაზრისით, ეს არ არის მარტივი მიღწევა!
დაეყრდნო ვიდეო კონფერენციების მრავალ გუნდთან და ინდივიდთან თანამშრომლობა მოითხოვს ორგანიზებას და პროექტის ეფექტური მენეჯმენტის განხორციელებას სხვადასხვა ოფისში, განყოფილებაში და სარდლობის ჯაჭვში. ერთიანობა, კომუნიკაცია და ცენტრალიზაცია არის ძირითადი ფაქტორები. ვისთანაც გაქვთ საქმე, იქნება ის დაინტერესებული მხარე, კლიენტი თუ თანამშრომელი, ბევრი მოძრავი ნაწილია გასათვალისწინებელი ჩასახვიდან მშობიარობამდე.
ნებისმიერი პროექტი მოითხოვს ყოვლისმომცველ ცოდნას პროექტის სასიცოცხლო ციკლის შესახებ. იმის ცოდნა, თუ როგორ ფუნქციონირებს თითოეული ფაზა, გვაძლევს ძვირფას წარმოდგენას, თუ როგორ მივუდგეთ მას. მაგრამ როგორ მუშაობს ვიდეო კონფერენცია თქვენი პროცესის გასაძლიერებლად? მოდით შევხედოთ პროექტის მენეჯმენტის 5 ეტაპის ჩარჩოს.
პროექტის მენეჯერის პასუხისმგებლობაა იცოდეს, დაგეგმოს და ააშენოს პროექტის „ამოსვლა“ პროექტის მენეჯმენტის ხუთი საფეხურის საფუძვლიანი გაგებით. ეს მუშაობს მკაფიო და მოკლე გეგმის შესაქმნელად, თუ როგორ გადადის იდეა აბსტრაქტულიდან კონკრეტულზე. განვითარებულია პროექტის მენეჯმენტის ინსტიტუტის (PMI) მიერ ნებისმიერი პროექტის განხორციელების 5 ეტაპი შემდეგია:
1. ინიცირება
სიცოცხლის ციკლის ფაზის პირველი, დაწყებისათვის საჭიროა დაწყებული შეხვედრა, რომელიც კლიენტებსა და ინვესტორებს იზიდავს. სწორედ აქ განიხილება მიზნები, ამოცანები, ეჭვები, შეშფოთება და ნებისმიერი საწყისი აზრი და იდეა. როდესაც გადაწყვეტილების მიმღები პირები არ არიან განლაგებულნი მხოლოდ ერთ ადგილზე, შეგიძლიათ დაეყრდნოთ ონლაინ შეხვედრის შექმნას ვიდეო ჩეთის ან საკონფერენციო ზარის განსახილველად შემდეგი სასაუბრო პუნქტების განსახილველად:
- ვინ არიან ინვესტორები და დაინტერესებული მხარეები?
- რა არის ბიზნესის ხედვა და მისია?
- როგორია სავარაუდო ვადები?
- რა რისკებთან არის დაკავშირებული?
- რა ბიუჯეტი და რესურსი არსებობს?
2. დაგეგმვა
მას შემდეგ რაც დასახული მიზნები დასახული და შეთანხმებული იქნება, საბოლოო შედეგის უფრო მკაფიო წარმოდგენა უკეთესად გასაგები გახდება. უკუღმა მუშაობა ვიზუალიზაციისთვის და ჩამოაყალიბა გეგმების კომპლექტი, რომ ყველამ დაიცვას, უხელმძღვანელებს გუნდს ინიცირების ეტაპიდან დასრულებამდე.
ჩაატარეთ ონლაინ შეხვედრები:
- შეიკრიბეთ გუნდები
- გადასცეს აუცილებელი დეტალები
- ჩამოაყალიბეთ პროექტის მიზნები და ამოცანები
დაგეგმვის ეტაპი გადამწყვეტია შემდეგი 5 კომპონენტის ბურღვისთვის:
- პროექტის სტრუქტურის შემუშავება
- სამუშაო პროცესის დოკუმენტების შექმნა
- ბიუჯეტების შეფასება დეპარტამენტებში
- რესურსების შეგროვება, გამოყოფა და განსაზღვრა
- რისკების შეფასება
3. აღსრულება
გუნდის ლიდერები და პროექტის მენეჯერები ამოქმედდებიან იმისათვის, რომ შექმნან პროდუქტები, იყვნენ შუამავალი კლიენტებისთვის, შეასრულონ დავალებები, განახორციელონ პროცესები და სხვა. პროექტის ყველა ნაწილში პირდაპირი კომუნიკაცია აუცილებელია და სასიცოცხლო მნიშვნელობისაა იდეის განხორციელების წარმატებისთვის.
აუცილებელია შესრულების ეტაპისთვის:
- ხშირი შეხვედრები
დაგეგმილი ონლაინ შეხვედრების გუნდების თავზე დარჩენა ხელს უწყობს პროექტის მოკლე და სწორ გზაზე შენარჩუნებას. ვიდეოკონფერენციის ან საკონფერენციო ზარის დროული და ნათლად კომუნიკაცია უზრუნველყოფს ნაკლებ ბრმა წერტილებს, უკეთ გუნდურ მუშაობას და ნივთების დაჩქარებულ გადაადგილებას მილსადენში.
გამჭვირვალობა
მოერიდეთ პოტენციურ ბლოკებს, როდესაც საქმე ეხება ადვილად თავიდან აცილებულ დაბრკოლებებს, როგორიცაა დაგეგმვა, დაქირავება, შეხვედრების მონაწილეთა მოწვევა და ვინ არის პასუხისმგებელი რომელ ამოცანაზე, სხვა ციფრული ინსტრუმენტების, როგორიცაა Slack, Outlook და Google Calendar თქვენს ვიდეოკონფერენციის პლატფორმაში ინტეგრირებით.- კონფლიქტის მართვა
პრობლემები აუცილებლად წარმოიქმნება. შეასუსტეთ მოვლენები „წინა ხაზზე“ მყოფი გუნდების მოწვევით, რომ გამოთქვან და გამოთქვან შეშფოთება, შეფერხებები ან ყველაფერი, რამაც შეიძლება პოტენციურად წარმოქმნას სისუსტე ჯაჭვში.
- ანგარიშები
რეგულარული განახლებები გაზიარებულია დროს სტენდური შეხვედრა, ჩახუტებული სესია ან ვიდეო ჩეთი მუშაობს იმისათვის, რომ წინ იყოს მრუდი და გამოავლინოს საკითხები, სანამ ისინი მოხდება.
4. მონიტორინგი და კონტროლი
თუ ვერ გაზომავ, ვერ მართავ. ეს ეტაპი მოითხოვს შემოწმებას, რათა დარწმუნდეთ, რომ ყველაფერი შეესაბამება იმას, რაც ადრე იყო შეთანხმებული. რა არის შესრულების ძირითადი მაჩვენებლები? რა უნდა განხორციელდეს ვადების და ფინანსური პარამეტრების შესასრულებლად?
ჩაატარეთ ონლაინ შეხვედრები ძირითად მოთამაშეებთან რუტინული საგუშაგოების, მიმოხილვებისა და მუშაობის ანგარიშებისათვის. შეგიძლიათ დისტანციურად მართოთ პრეზენტაციები ვიდეო კონფერენციის საშუალებით, რომელიც მოიცავს სამუშაო პროცესებს, მნიშვნელოვანი დოკუმენტები და ფაილებიდა ყველაფერი, რაც უნდა გაზიარდეს და გავრცელდეს.
5. დახურვა
პროექტის დახურვა ისეთივე მნიშვნელოვანია, როგორც მისი დაწყება. ასევე მოიხსენიება, როგორც "შემდგომი" ეტაპი, სწორედ ამ დროს დასრულებული პროექტი მზადაა პირდაპირ ეთერში წავიდეს საზოგადოებისთვის. აქ მთავარი აქცენტი კეთდება პროდუქტის გამოშვებასა და მიწოდებაზე.
პროექტის მენეჯერისთვის გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს შეაფასოს პროექტის სიცოცხლის ხანგრძლივობა თავიდან ბოლომდე:
- პროექტის შესრულების შესწავლა
მიაღწია თუ არა თითოეულმა გუნდმა თავიანთ მიზნებს და ნიშნულებს? განხორციელდა თუ არა პროექტი ბიუჯეტისა და ვადების ფარგლებში? გადაჭრა პროექტმა პრობლემა? ამ კითხვებზე პასუხის გაცემა და მეტი დახმარება იმის შესაფასებლად, იყო თუ არა პროექტი წარმატებული.
- უყურებს გუნდის მუშაობას
გუნდის წევრების შესრულება შეიძლება ინდივიდუალურად განისაზღვროს ჯგუფში წარმატების შესაფასებლად. ხარისხის შემოწმება, KPI– ები და ონლაინ შეხვედრები მუშაობს უფრო მკაფიო წარმოდგენაზე.
- პროექტის დახურვის შეფასება და დოკუმენტირება
საფუძვლიანი პრეზენტაცია, რომელიც ადგენს დამხმარე დოკუმენტებს, რომლებიც აჩვენებენ პროექტის ზრდას კონცეფციიდან მშობიარობამდე, რაც უზრუნველყოფს კლიენტების და დაინტერესებული მხარეების სათანადო დასრულებას.
- ითხოვს მიმოხილვებს
პროექტის საბოლოო შეფასება იძლევა უფრო მჭიდროდ შეხედულებებს ძლიერ და სუსტ მხარეებზე, თავიდან ბოლომდე. იპოვეთ ხედვა და ისწავლეთ გაკვეთილები მომავალი დროისთვის.
- გადადის ბიუჯეტზე
ბიუჯეტის დანაკარგის და ხელუხლებელი რესურსების ზუსტად განსაზღვრა წარმატების (ან წარუმატებლობის) უკეთ გააზრებას და ნარჩენების მართვას უწყობს ხელს.
ზოგიერთი ონლაინ შეხვედრის სალაპარაკო წერტილი მოიცავს:
- რა იყო პროექტის ამოღება?
- რა არის ზრდის შესაძლებლობები? გაუმჯობესება
- რა იყო ზოგიერთი ძლიერი და სუსტი მხარე, რომელიც გამოიკვეთა პროცესში?
მიეცით საშუალება FreeConference.com-ს მიაწოდოს თქვენს კომპანიას ნათელი და ეფექტური პროექტის მართვის ვიდეო კონფერენციის პლატფორმა აუცილებელია პროექტის მენეჯმენტის ყველა ასპექტისთვის ერთიანობისა და ცენტრალიზაციის შესაქმნელად. ფუნქციების ფართო შეთავაზებით, მარტივი ინტეგრაციებით და მაღალი ხარისხის ვიდეო და აუდიო შესაძლებლობებით, შეგიძლიათ ველით თქვენი პროექტის საფუძვლიან კომუნიკაციას და თანამშრომლობას.
