ეფექტური ფორმალური შეხვედრის გამართვის გასაღები არის კარგად გააზრებული დღის წესრიგი. როდესაც წინასწარ მოემზადებით, წინასწარ დაწერთ დღის წესრიგს შეხვედრის შესახებ დეტალური ინფორმაციით, თქვენ არა მხოლოდ დაზოგავთ დროს ყველასთვის, არამედ შედეგი უფრო წარმატებული იქნება.
აქ არის 5 პუნქტი, რომელიც ყოველთვის უნდა შეიტანოთ ეფექტური შეხვედრის დღის წესრიგის შექმნისას:
5. განსაზღვრეთ შეხვედრის მიზანი. (ან მიზნები)
ეს შეიძლება იყოს დღის წესრიგის ყველაზე მნიშვნელოვანი ნაწილი. იგი განსაზღვრავს შეხვედრის მიზანს და იმ შედეგს ან გადაწყვეტილებას, რომლის მიღწევასაც იმედოვნებთ ბოლოს. ეს საშუალებას აძლევს ყველა ჩართულ პირს ჰქონდეს მკაფიო გაგება, რის მიღწევას ცდილობ და რატომ არის დაფასებული მათი მონაწილეობა.
როდესაც დღის წესრიგი მოიცავს მიზნის დაწყებას, თქვენ უფრო მეტად ხართ ორიენტირებული საბოლოო შედეგზე. შეხვედრის დღის წესრიგის დანარჩენის შექმნისას, თქვენი შეხვედრის ეფექტურობის გაუმჯობესებამდე, სანამ ის დაიწყება.
შეამოწმეთ შეხვედრების სია!
4. ჩამოაყალიბეთ შეხვედრის დღის წესრიგის თემების სია განსახილველად
შეხვედრის მიზნის დადგენის შემდეგ, მოემზადეთ შეხვედრისთვის განსახილველად მნიშვნელოვანი თემების ჩამონათვალით.
თითოეული დისკუსიის თემა უნდა დაეხმაროს შეხვედრის მიზნის მიღწევაში. სია შეიძლება იყოს მოკლე, მაგრამ საკმარისად დეტალური, რათა გუნდის წევრებმა მოემზადონ გუნდის შეხვედრისთვის ეფექტური წვლილის შესატანად.
საერთო მეთოდია თითოეული თემის პოზიციონირება კითხვის სახით. ეს იწყებს აზროვნების პროცესს თქვენი მონაწილეებისთვის და უზრუნველყოფს შემოწმებას მისი მიზნობრიობის ფარდობითობის შესახებ.
თითოეულ თემას უნდა ჰყავდეს მფლობელი და განსაზღვრული დრო თემის გასაშუქებლად. თემის მფლობელობა უზრუნველყოფს პასუხისმგებლობას. ვადები ინახავს შეხვედრას გრაფიკით. ჩამოტვირთეთ ჩვენი უფასო შეხვედრის დღის წესრიგი აქ: FreeConference Meeting Agenda ჩამოტვირთვა
3. განსაზღვრეთ საჭირო დამსწრეთა სია
გამოწვევა თავს იჩენს არა მაშინ, როდესაც გადაწყვეტს ვინ მოიწვიოს, არამედ ვინ არ მოიწვიოს. ამ სიაში უნდა იყოს მხოლოდ ის ადამიანი, ვინც ნამდვილად უნდა იყოს შეხვედრაზე.
თუ თქვენ დაადგინეთ თქვენი შეხვედრის მიზნები და დანიშნეთ შეხვედრის თემები, თქვენ უნდა გქონდეთ კარგი საფუძველი, რომ იმუშაოთ დამსწრეთა სიის დასასრულებლად. ამის გათვალისწინებით, დაუსვით საკუთარ თავს სამი შეკითხვა შეხვედრის თითოეული მონაწილის განხილვისას. თუ თქვენ უპასუხებთ დიახ რომელიმე შეკითხვას, დაამატეთ იგი დღის წესრიგის საკითხების ჩამონათვალში:
- სჭირდება თუ არა მას ყოფნა შეხვედრის მიზნის მისაღწევად?
- აქვს მას ღირებული ცოდნა ან გამოცდილება, რამაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს შედეგზე?
- არის მასზე პირდაპირ გავლენა მიზნის საბოლოო შედეგზე?
თუ არ ხართ დარწმუნებული, განიხილეთ მისი დასწრება სურვილისამებრ. თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ გაგზავნოთ შეხვედრის შემდგომი რეზიუმე, ჩანაწერი ან ტრანსკრიფცია. შენიშვნის მიმღების შეხვედრის ოქმები, ყოველთვის არ არის საჭირო.
ერთ -ერთი ყველაზე დიდი პრეტენზია საქმიანი შეხვედრების შესახებ არის ის, რომ ისინი დროის კარგვაა. შეხვედრების მართვა უფრო ადვილი ხდება, როდესაც სინქრონიზაცია ხდება დაახლოებით 30 წუთის განმავლობაში. პატივი ეცით თქვენს კოლეგებს დროის დაკარგვის ან შედეგების დაკარგვის გარეშე.
2. დატოვეთ განყოფილება სამოქმედო საკითხებისა და არა-თემის განხილვისათვის თქვენი შეხვედრის დღის წესრიგის ბოლოს
შემდგომი დაკვირვება ისეთივე მნიშვნელოვანია, როგორც თავად შეხვედრა. ბოლოში შეხვედრის დღის წესრიგის შაბლონი, სასარგებლოა განყოფილების ჩართვა, სადაც დამსწრეებს შეუძლიათ შენიშვნების გაკეთება, სამოქმედო პუნქტების დოკუმენტირება, გადაწყვეტილებები და წაღებები. ამ განყოფილების არსებობა ორგანიზებას უწევს შეხვედრაზე გაკეთებულ დასკვნებს და საშუალებას აძლევს დამსწრეებს წარმოიდგინონ პროცესი, რომელიც შემდგომ უნდა მოხდეს.
შეხვედრის დროს შეიძლება წარმოიშვას მოულოდნელი თემები, რომლებიც ყურადღების გადატანას იწვევს საბოლოო მიზნისგან. იმისათვის, რომ იყოთ გზაზე და დროულად, „გააჩეროთ“ თემის გარეთ დისკუსია „ავტოსადგომზე“, ჩვეულებრივ დღის წესრიგის ბოლოს, რათა გადახედოთ წინა შეხვედრის გარეთ. ამის კიდევ ერთი საერთო ტერმინი არის "ავიღოთ ეს ოფლაინში".
1. ბოლო, მაგრამ არანაკლებ მნიშვნელოვანი, ორმაგი შემოწმება შეხვედრის დეტალებზე, როგორიცაა დრო, ადგილი და კონფერენციის ლოგისტიკა
ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, თუ დამსწრეები მიიღებენ მონაწილეობას თქვენს შეხვედრაში დისტანციურად. დარწმუნდით, რომ კონფერენციის ყველა დეტალი ნათლად არის გამოკვეთილი და სწორი, მათ შორის აკრეფის ნომრები, წვდომის კოდი და ნებისმიერი ბმული თქვენს ონლაინ შეხვედრების ოთახთან.
ან, შექმენით შეხვედრა FreeConference.com– ით და კონფერენციის დეტალები შევსებულია ყველა მოსაწვევსა და შეხსენებაში, თქვენი შეხვედრის დღის წესრიგთან ერთად.
შეეცადეთ გაგზავნოთ დღის წესრიგი სულ მცირე 48 საათით ადრე.
წინასწარი გაფრთხილება აძლევს მონაწილეებს დრო მოემზადოს გამგეობის სხდომისთვის და უზრუნველყოს, რომ მათ არ ჰქონდეთ რაიმე კონფლიქტი თავიანთ განრიგში.
შეეცადეთ გაგზავნოთ დღის წესრიგი სულ მცირე 48 საათით ადრე.
წინასწარი გაფრთხილება აძლევს მონაწილეებს დროს მოემზადონ შეხვედრისთვის და უზრუნველყონ, რომ მათ არ ჰქონდეთ რაიმე კონფლიქტი თავიანთ განრიგში.
