私たち人口は、会議が機能する理由と機能しない理由を見つけるために、最近多くの研究を行ってきました。
多くの場合、私たちはそれらを非効率的な伝統と呼んでいます。 通常は時間の無駄と見なされ（実際に準備ができていない限り）、準備ができていない会議に少なくともXNUMX回は参加したと考えて間違いありません。 では、何が得られるのでしょうか？ なぜ会議はそれほど気にするのが難しいのですか？ なぜそれらを管理するのがとても難しいのですか？ なぜ私たちはそれらを持ち続けるのですか?
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FreeConferenceソフトウェアを使用するということは、世界をリードする仮想会議テクノロジーのいくつかを最大限に活用することを選択したことを意味します。 追加のビジネスコストはありません。 ただし、フリーミアムサービスを選択する際には、一部の企業が多くのことを望んでいることも知っています。
幸いなことに、FreeConferenceソフトウェアのアップグレードは手頃な価格であるため、品質、プレミアム機能、または便利なアップグレードにアクセスするために、人生の節約を犠牲にする必要はありません。
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あなたはおそらくすでにあなたの会議から抜け出したいと思っていることを私たちは知っています。 それらは常にスマートな方法で実行されるとは限りません。 しかし、あなたはそれらからより多くを得ようとすることを考えましたか？
疲れやすい 特定の研究 会議はあなたの時間の約XNUMX分のXNUMXを占めることを引用しますが、いくつかの会議は重要です-それが私たちがそれらを持ち続ける理由です。
データ駆動型の相互作用
コラボレーションには聖体拝領が不可欠であり、単独でビジネスを構築することはできないため、FreeConferenceは、同僚やデータとのやり取りの方法を改善することを目的としたいくつかの印象的な機能を開発してきました。 私たちが取り組むことを検討している主な懸念は、時間、明快さ、継続性、説明責任の問題です。
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あなたが今までに座っていなければならなかったなら 果てしない会議、あなたはおそらくあなたがそれを違ったやり方でしたであろう方法を考え出す時間があったでしょう。 計画が不十分な場合、会議は簡潔な議題なしに調停することは困難です。 意思決定は、焦点の定まらない議論と情報に基づく参加の欠如によって混乱します。 効果的なアジェンダを設計することは、物事を適切に達成するために必要な構造と有益なコンテンツの両方を提供するため、強力なチームの力を活用する方法のXNUMXつです。
会議が毎日、毎週、または四半期ごとに行われるかどうかにかかわらず、大小のグループで効率を維持するには、強力なタイムラインの必要性が不可欠です。 以下にリストされているのは、会議の議題を設計するときに覚えておくべきいくつかの重要な要素です。 次のことを考慮してください。
チームのアジェンダへの関与
話しているチームが関係するトピックを選択しましたか？ ほとんどの人は、自分に直接影響することについて話し合いたいと思っています。 さまざまな部門が関与する問題についての議論は、会議中に持ち出すのに良いことです。会議では、次の目的のためだけにリソースが割り当てられています。 グループディスカッション。 ほとんどの組織は
オフィスの相互依存の感覚、内部部門はしばしば彼らの努力を調整し、統合するために会議の時間を必要とします。
話し合っていることに対するチームの関与を考慮することで、聴衆に合わせて議題を調整し、聴衆の参加を最大化することもできます。
議題を作成するときは、自問してください。 これは私が話している人々に影響を及ぼしますか？
あなたの議題の明確さ
流行語を箇条書きのトピック文として使用すると、専門家の部屋が困惑する可能性があります。「最近行った良いこと」の下の議題で新製品の発売の成功を発表した場合、そのページであなただけになる可能性があります。 人々が主題について明確でない場合、それを効果的に準備することができることは言うまでもなく、議論を仲介することは非常に困難です。
質問文を使用して会議でポイントを提示することは、議論が提示されている問題を実際に解決することを確認するための優れた方法です。 例として私たちの仮想的な成功した製品発売を使用して、これを考慮してください：その発売のために何がうまくいったのですか？ この成功でどのような市場を開拓しましたか？ ここからどこへ行くの？
会議の件名を作成するときは、自問してください。 私が探している答えは何ですか？ そこにたどり着くのに最も役立つ質問は何ですか？
あなたの議題の目的
人々は、自分の意見を求めても、最終的な意思決定プロセスで発言権があるとは限らないことに気付いたときに、腹を立てることがあります。 聴衆から探しているものに基づいて、各ディスカッションを分類することが重要です。 あなたが彼らの答えから何を期待しているのかをグループのために描写してください。 質問ベースのアプローチは、チームからより役立つ回答を引き出すのに役立ちますが、これらの回答が何に使用されているかについて何らかの方法で誤解を招く場合は、フラストレーションにつながる可能性もあります。
より大きな決定のための意見を集めることができるように会議が開催されている場合は、それを知らせてください。 新しいアイデアについての健全なボードが必要な場合は、それを議題に記載してください。 会議の終わりまでにコンセンサスを探している場合は、それを書き留めて、ディスカッションの最終目標が何かを決定することであることを明確にします。 このようにして、この特定の会議で重要視されない権限の概念を持っている可能性のあるチームのメンバー間の論点に惑わされることを回避できます。
会議への期待をリストするときは、自問してください。 入力、情報、または最終決定を探していますか？
あなたの議題の適時性
議題の適時性によってチームメンバーが達成する準備のレベルが決まるため、この問題はXNUMXビットの取り組みです。 あなたが彼らに議題を早く得るほど、彼らがその議論のポイントの要素を検討し、あなたに彼らの意見を与える準備をするか、あなたと情報に基づいた決定をするための情報を集めることを期待することができます。 すべての関係者との時間を最大限に活用したいので、準備を伴う重要な決定や会議に臨むときは、チームに注意を向けることが重要です。準備をしている他の人が座って待つことは、チームを苛立たせ、不一致のままにします。 
会議の議題をチームにリリースするときは、自問してください。 私が今この議題を受け取った場合、私自身、時間通りにその会議の準備ができていますか？
あなたの議題の時間管理
大勢の人を話題に保つのは難しい。 それらをスケジュールどおりに保つことはほぼ不可能です。 このため、会議の議題の設計にタイミングコンポーネントを含めることが重要です。 各セクション/質問/トピックの部分は、時間枠内で明確に概説する必要があります。 この時間枠は、議論、改訂、および結論のために十分な時間を割り当てる必要があります。 これは、会議の前に概要を説明することが重要です。多くの場合、特定の問題については、取締役会でより多くの時間を必要とするか、大幅に削減される可能性があるとの意見を聞くことになります。
会議の議題の各セクションに時間枠を作成するときは、自問してください。 私たちの時間はどのように最もよく使われていますか？ 彼らのフィードバックは、さらなる議論に値する対話を開くでしょうか？ このアイテムにどのくらいの期間を費やしたいですか？
アジェンダの目標の処理
議題の処理は、会議のすべての項目の処理に含まれる手順と関係があります。 手元のタスクを完了しようとしているディスカッションのレベルを列挙します。 問題の処理方法について合意すると、会議の効果が高まります。 チームが各問題に対処する方法を列挙しないと、問題の定義に気を取られてしまうメンバーもいれば、問題との関連性について話し合っているメンバーもいます。解決策の特定や評価に集中するメンバーは誰もいません。 。
アイテムに対処するためのプロセスは、提供する予定の議題に記載されている必要があります。 会議中にその項目に到達したら、合意に達するために必要なプロセスを説明し、その合意を求めます。
アジェンダでこのプロセスを最初に決定するときは、自問してください。 この議論をどのようにリードしたいですか？ 個人またはチームからの連絡を希望しますか？ 全会一致の投票、投票オプション、またはブレインストーミングのディスカッションが必要ですか？ 問題がいつ解決されたかを確認するにはどうすればよいですか？ 私にとって理想的な会議はどのように見えますか？
アジェンダの編集
これは、議題を作成する上で最も重要な部分である可能性があります。つまり、議題は常に変化の過程にあることを理解する必要があります。 時間の愚かさ、予期しない遅延、病欠、または挫折の影響を受けない議題はありません。 このため、変化に対応できることが重要です。 日付が近づき、物事がリアルタイムでより固まるにつれて、議題の優先順位の重要性が変わることは間違いありません。 プロジェクトが進むにつれて、チームも進み、したがって、議題の目標も進みます。 優れたアジェンダの最初の項目は、「今日のアジェンダを編集して優先順位を付け直す」ことです。 このスケジュール項目は、チームが話し合っている内容、理由、長さ、および当日の期待に沿っていることを確認するための最良の方法です。
すべての会議の議題を作成するときは、自分自身に問いかけてください。 ここで議論の余地はありますか？ 計画できないものをどのように最適に管理できますか？ ディスカッションを中心に保つにはどうすればよいですか？
追加の議題の提案
何がうまく機能しているのか
これはあなたの議題に含めるべき重要な項目です。 それはあなたのリーダーシップについてのボリュームを話し、あなたのチームと成功の要素を議論するために会議の緊急性を一時停止することができます。 時間の制約、挫折、障害、課題にもかかわらず、誰もが自分の仕事が評価されていると感じることが重要です。 よくできた仕事に取り組む必要があります。会議で少し時間を取って、うまく機能していることをチームに祝福することは、士気を維持し、支援的な職場環境を育むための優れた方法です。
改善すべき点
これはそれほど重要ではありませんが、同様に重要なカテゴリです。 これは、常に改善の余地があることをチームに少し思い出させるのに役立ちます。 適時性、社内のオフィスダイナミクス、または単に市場で困難なXNUMX週間を過ごした場合でも、チームがそれらに何が期待されているかを常に認識していることを確認してください。 コーヒーマグを食器洗い機に入れることは、オフィス環境を管理する上で小さいながらも重要な部分であり、一見取るに足らないことですが、会議の一部として言及することは、一貫性の重要性を強調します。
駐車場のアイデア
駐車場現象について聞いたことがあるかどうかにかかわらず、あなたは間違いなくそのコアコンセプトを使用しました。 これは基本的に、現在の会議環境ではすぐに対処できないすべてのアイデアの響きの場として機能します。 すべての新しいプロジェクト、アイデア、クエリ、および質問は、ロットに「保留」して、将来の会議のディスカッションポイントとして記録することができます。 また、会議の最後に数分余分に時間があった場合に備えて、戻ってくるアイデアでいっぱいのストレージユニットが常にあることも意味します。 駐車場は、仕事、軌道、記録を維持するのに最適な方法です。
全体として、アジェンダの設計について覚えておくべき最も重要なことは、常に共通の目標に向かって一緒に取り組んでいるということです。 ディスカッションをまとまりがあり、包括的で、創造的で、生産的なものにすることを目指す必要があります。 すべての目標を達成するのは難しいですが、議題にそのためのスロットがある場合は、時間どおりに到着する可能性があります。
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日曜日の午後、友人のグループが定期的にスケジュールされているオンラインWeb会議にログオンします。 彼らは週に一度集まり、人生について話します。 時々仕事について。 めったに見られないおなじみの顔とチャットするとき、彼らはおしゃべりになります。
これらの友人は別々の道を進んでいました。XNUMX人は財務に、もうXNUMX人はプログラミングに、そして数人は次の大きなものを見つけることを望んでVCに行きました。 日曜日の午後でした。 それはルーチンでした オンラインウェブ会議; でも今回は何か違う感じがしました。 （もっと…）
