次の電話会議を改善するための6つのヒント

通信技術の急速な成長に伴い、物理的な対面の会議室会議が減少しているのは事実です。 従業員がますます遠隔地になり、自宅で仕事をすることを選択する人が増え、さまざまなオフィス（さらには世界中）の同僚が共同作業を行う必要があるため、電話会議は一般的な儀式になりつつあります。

しかし、会議の電話の利点にもかかわらず、多くの人々はそれらの一部であることを恐れています。 以前に参加したことがあるか、ホストしている場合でも、彼らがどれほど悲惨な結果になるかを直接知っています。 次の会議を改善するのに役立つXNUMXつのヒントを次に示します。

1）事前に会議を準備する

これは明らかかもしれませんが、常に事前に電話会議を計画する必要があります。 また、会議に方向性を持たせるために、確立された目的を持っている必要があります。 これにより、会議中にあなたとあなたのチームが取り組むことができるアジェンダ（またはサブゴール）が導き出され、全員がトピックにとどまり、他の議論に線を引くことがなくなります。 当社のWebスケジューリングシステムでは、招待メールを作成するときに、会議の件名と議題をチームに送信できます。 招待状は、関連性があり、短く、シンプルにすることを忘れないでください。 あなたのチームは、1時間の電話会議でXNUMX年間の計画とプロジェクトを確実に実行することはできません。 

2）気を散らすものを最小限に抑える

オフィス環境には、仕事を思いとどまらせる可能性のある気晴らしがたくさんあります。 この ハーバード·ビジネス·レビュー 記事には、間食や他の作業の完了など、会議の電話が行われている間に人々が行う多くのことがリストされています。 一部の人々は、電話を切ってから眠りに落ちたと主張することさえあります。 パフィンはすでに投稿しています いくつかのヒント FreeConference.comで見つけることができる気晴らしを減らす方法について ブログ. 

3）ビデオ会議を受け入れる

私たちの中にはまだ音声ベースの会議を好む人もいますが、 ビデオ会議 職場で受け入れられ始めています。 参加者はお互いに目を離さないので、誰もが目前のトピックに取り組んでいます。 NS  スクリーン共有 この機能はまた、会議に別の視覚的側面を追加し、より詳細なディスカッションを作成します。

4）全員に「会議のエチケット」をフォローしてもらう

電話会議は「物事を成し遂げる」ことを目的としており、週末についてチャットすることを目的としていないことを全員が確実に理解するために、全員が会議のエチケットに従う必要があります。 誰もが自分の仕事を脇に置き、電話に参加するように努力しているので、時間を無駄にしないことが重要です。 電話会議を対面式の会議のように扱ってください。

5）役割を割り当て、全員の関与を維持する

以前の会議がスムーズに進まなかった場合は、より多くの人に積極的な役割を果たしてもらうことを検討する必要があります。 会議にはリーダーとファシリテーターが必要です。 リーダーは会議を主催および運営する人物であり、ファシリテーターは会議が議題に沿っていることを確認します。 誰かがマイクを占有している場合は、恐れずにミュートしてください。 誰かが静かな場合は、会議がすべての参加者に含まれるように、考えを共有するように依頼します。 会議が良いメモで終了するように、全員の貢献に感謝する時間を残してください。

優れた組織とは、十分に油を塗った歯車を必要とする機械のようなものです。 あなたの仲間の同僚で構成されている歯車。 電話会議を主催することは、全員の関心を引き付け、最新の状態に保つXNUMXつの方法です。

6）FreeConference.comを使用する

最高の電話会議をお探しの場合は、最高のサービスを使用するのが理にかなっています。 FreeConference.com 上記のすべて、およびはるかに多くのことを行うことができます。 さらに情報が必要な場合は、 機能の完全なリスト 私たちに見つけることができます ウェブサイト.

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