מהם 5 השלבים בניהול פרויקטים?

הוצאת פרויקט מהשטח דורשת מערכת תהליכים ואנשים מוכשרים כדי לבצע את העבודה. במונחים בסיסיים, זה לא דבר פשוט!

בהסתמכות על שיחת ועידה בוידאו כדי לשתף פעולה עם צוותים ואנשים רבים דורש ארגון ויישום ניהול פרויקטים יעיל במשרדים, מחלקות ושרשראות פיקוד שונות. לכידות, תקשורת וריכוזיות הם גורמים מרכזיים. עם מי שאתה מתמודד, בין אם זה בעל עניין, לקוח או עובד, ישנם חלקים נעים רבים שיש לקחת בחשבון מתפיסה ועד למסירה.

כל פרויקט דורש ידע מקיף אודות מחזור חיי הפרויקט. הידיעה כיצד כל שלב מתפקד מספקת תובנות בעלות ערך כיצד להתייחס אליו. אך כיצד פועל ועידת וידאו להעצמת התהליך שלך? בואו נסתכל על מסגרת 5 שלבי ניהול הפרויקטים.

באחריות מנהל הפרויקט לדעת, לתכנן ולבנות את "ההרמה" של הפרויקט על ידי הבנה מעמיקה של חמשת שלבי ניהול הפרויקטים. זה פועל כדי לספק שרטוט ברור ותמציתי כיצד הרעיון יעבור ממופשט לקונקרטי. מפותח על ידי המכון לניהול פרויקטים (PMI), 5 השלבים של מימוש כל פרויקט הם כדלקמן:

1. חניכה
השלב הראשון בשלב מחזור החיים, החניכה דורשת פגישת התחלה שמסתובבת בלקוח ובמשקיעים. כאן נדונים המטרות, היעדים, הספקות, החששות וכל המחשבות והרעיונות הראשוניים. כאשר מקבלי ההחלטות אינם ממוקמים בנקודה אחת בלבד, אתה יכול להסתמך על קביעת פגישה מקוונת לווידאו צ'אט או שיחת ועידה כדי לדון בנקודות השיחה הבאות:

• מיהם המשקיעים ובעלי העניין?
• מהו החזון והייעוד העסקי?
• מהו ציר הזמן המשוער?
• מה הם חלק מהסיכונים הכרוכים בכך?
• איזה תקציב ומשאבים זמינים?

2. תכנון
לאחר שהיעדים הונחו והוסכמו, ניתן להבין טוב יותר את התוצאה הסופית. עבודה לאחור כדי לדמיין ולגבש מערך תוכניות שכולם יעקבו אחריו מנחה את הצוות משלב ההתחלה ועד להשלמתו.

לקיים פגישות מקוונות ל:

• להרכיב צוותים
• העברת פרטים מהותיים
• קבע מטרות ויעדים של הפרויקט

שלב התכנון הוא קריטי לקידוח חמשת המרכיבים הבאים:

• תכנון מבנה פרויקט
• יצירת מסמכי זרימת עבודה
• הערכת תקציבים בין המחלקות
• איסוף, הקצאה וייעוד משאבים
• הערכת סיכונים

3. הוצאה לפועל
ראשי צוותים ומנהלי פרויקטים מועלים על מנת לבנות תוצרים, להוות את הביניים בין לקוחות, לבצע משימות, ליישם תהליכים ועוד. תקשורת ישירה בכל חלקי הפרויקט הכרחית וחיונית להצלחת החייאת הרעיון.

חיוני לשלב הביצוע:

• פגישות תכופות
  הישארות בצוותים עם פגישות מקוונות מתוזמנות עוזרת לשמור על הפרויקט בקצרה ובדרך. תקשורת נקייה וברורה באמצעות שיחות ועידה בוידיאו או שיחות ועידה מבטיחה פחות נקודות עיוור, עבודת צוות טובה יותר ותנועה מהירה של פריטים בצינור.
• שקיפות
  הימנע מחסימות פוטנציאליות כשמדובר במכשולים הניתנים למניעה בקלות כמו תזמון, גיוס עובדים, הזמנת משתתפים לפגישות וקביעת מי אחראי לאיזו משימה על ידי שילוב כלים דיגיטליים אחרים כמו Slack, Outlook ויומן Google בפלטפורמת שיחות הווידיאו שלך.
• ניהול סיכסוך
  בעיות צפויות להתרחש. הקלה על אירועים על ידי הזמנת אנשי צוותי "החזית" לדבר ולהביע דאגות, צווארי בקבוק או כל דבר שעלול להוות חולשה בשרשרת.
• דוחות התקדמות
  עדכונים קבועים שותפו במהלך א פגישת סטנדאפ, מפגש צפצופים או וידאו צ'אט פועל כדי להקדים את העקומה ולזהות בעיות לפני שהן מתרחשות.

4. ניטור ובקרה
אם אינך יכול למדוד אותו, אינך יכול לנהל אותו. שלב זה דורש בדיקה כדי לוודא שהכל תואם את מה שהוסכם עליו בעבר. מה הם מדדי הביצועים המרכזיים? מה צריך ליישם כדי לעמוד בזמנים ופרמטרים פיננסיים?

קיימו פגישות מקוונות עם שחקני מפתח לבדיקות שגרתיות, סקירות ודוחות ביצועים. אתה יכול לנהל מרחוק מצגות באמצעות ועידות וידאו הכוללות תהליכי עבודה, מסמכים וקבצים חשובים, וכל מה שצריך לחלוק ולהפיץ.

5. סגירה
סגירת הפרויקט חשובה לא פחות מההתחלה. נקרא גם שלב "המעקב", זה בערך הזמן הזה שבו הפרויקט שהושלם מוכן לצאת לאוויר הציבור. המוקד העיקרי כאן הוא על שחרור המוצר ומשלוחו.

מנהל פרוייקט הוא קריטי להעריך את אורך חיי הפרויקט מתחילתו ועד סופו על ידי:

1. חקר ביצועי הפרויקט
   האם כל קבוצה פגעה במטרות ובסמנים שלה? האם הפרויקט הושלם במסגרת תקציב וזמנים? האם הפרויקט פתר בעיה? טיפול בשאלות אלה ועוד עזרה להעריך אם הפרויקט הצליח או לא.
2. מסתכל על ביצועי הקבוצה
   ניתן לחקור את הביצועים של חברי הצוות בנפרד כדי להעריך את ההצלחה בתוך הקבוצה. בדיקות איכות, KPIs ופגישות מקוונות פועלות על מנת לספק תובנה ברורה יותר לגבי הביצועים.
3. הערכה ותיעוד סגירת הפרויקט
   מצגת יסודית המורכבת ממסמכים תומכים המציגים את צמיחת הפרויקט מתפיסה ועד למסירה מבטיחה השלמה נכונה ללקוחות ובעלי עניין.
4. מבקש ביקורות
   הערכה סופית של הפרויקט מספקת מבט מקרוב על נקודות החוזק והחולשה, מההתחלה ועד הסוף. מצא תובנות ולמד לקחים לפעם הבאה.
5. מעבר לתקציב
   היכולת לזהות אובדן תקציב כמו גם משאבים בלתי נגועים מספקת הבנה טובה יותר של הצלחה (או כישלון), ומסייעת בניהול בזבוז.

כמה נקודות דיבור מפגש מקוון כוללות:

• מה היו מבחר הפרויקטים?
• מהן ההזדמנויות לצמיחה? הַשׁבָּחָה
• מה היו נקודות החוזק והחולשה שהופגנו בתהליך?

תן ל-FreeConference.com לספק לחברה שלך את הדבר הברור והיעיל פלטפורמת ועידת וידאו לניהול פרויקטים הכרחי ליצירת לכידות וריכוזיות לכל ההיבטים של ניהול פרויקטים. עם היצע רחב של תכונות, אינטגרציות קלות ויכולות וידאו ואודיו באיכות גבוהה, אתה יכול לצפות שהפרויקט שלך יועבר ביסודיות ושיתוף פעולה.