הודות לטכנולוגיה, עובדים ויזמים רבים יכולים לבצע את עבודתם מהבית או מכל מקום אחר שיש להם גישה לאינטרנט וקבלה טלפונית. חופש זה לעבודה מרחוק מציע גם נוחות וגם חיסכון בעלויות ההובלה ובשטח העבודה. מסיבה זו, עסקים קטנים ויזמים רבים בוחרים להעסיק עובדים מרוחקים לביצוע תפקידים כגון שיווק, מכירות, הנהלת חשבונות, פיתוח אתרים ואחרים. חברי הצוות המרוחק ממשיכים ליצור קשר טלפוני, דוא"ל, צ'אט ואפילו שיחות ועידה בווידיאו מדי פעם.
בניית תחושת שייכות בין צוותים מפוזרים ברחבי העולם חיונית לשיתוף פעולה בזמן אמת.
מייקל טומאסלו, מחבר הספר "מדוע אנו משתפים פעולה", מצא באמצעות סדרת בדיקות שילדים מגיל צעיר מאוד מנסים לעזור לאחרים בדרכים שימפנזים צעירים עושים לעיתים רחוקות. כל הישגיה של האנושות תלויים בדחף הביולוגי הזה לשתף פעולה. אך בעוד אנו מונעים מצורך מולד לשתף פעולה, אנו יכולים להיות מאוד בררנים לגבי מי אנו משתפים פעולה.
תחושת שייכות היא חיונית לתהליך שיתוף הפעולה. עם הופעתו של האינטרנט העולמי ועליית הקבוצות המפוזרות גיאוגרפית, מעולם לא היה קשה יותר לבנות סביבה דמוית צוות. אך למרבה המזל הכרח הוא אם ההמצאה, כך שיש כיום המון אפליקציות בשוק שנועדו לסייע למנהלים לתת לכל אחד מעובדיו תחושת שייכות, גם אם הם במקרה נמצאים בטמבוקטו.
מתן אפשרות לכל אחד מחברי הצוות שלך להוסיף את שני הסנטים שלו לרשימת המטלות של החברה, ישמור אותם במושב הנהג בגורלם. בניית רשימת מטלות מטרה תייצר גם עניין במה שעוסקים בענפים אחרים של החברה, בתורם בניית כבוד הדדי לתפקידים האישיים שכל אחד מחברי הארגון ממלא. תן אפליקציה כמו Trello ניסיון.
ככל שיותר ויותר חברות עוברות באינטרנט, הסיסמאות הופכות להיות חיוניות לא פחות מהן. זה סביר לחלוטין שמשרדך בניו יורק עשוי לדרוש את אותה סיסמה שהצוות שלך בהונג קונג צריך. כדי לחסוך לעובדים שלך החלפת סיסמאות אינסופית (ופחות מאובטחת), נסה אפליקציה כמו 1Password. 1Password הוא מנהל סיסמאות שמנהל מלאי של סיסמאות רלוונטיות שניתן לשתף בקלות עם מי שצריך אותן, ללא קשר למרחק הפיזי.
TED Talk דן פינק רב שנתי טוען שיש שלושה דברים שהם חיוניים למוטיבציה: אוטונומיה, שליטה ותחושת מטרה. אפליקציה כמו iבוצע זה נותן מענה לכל שלושת הצרכים הללו לצוותים שלא בהכרח חולקים את אותו שטח. iDoneThis שולח מייל אוטומטי לכל אחד מחברי הצוות בסוף היום שלו ושואל, "מה עשית היום?". כל אחד מחברי הצוות מגיב והאפליקציה יוצרת תמצית של כל הישג. זה נותן מענה לצורך באוטונומיה על ידי חגיגת מאמצי הפרט. זה גם מאפשר לצוות לשרטט את השיפור או השליטה שלו, וזה מאשר מחדש את תחושת המטרה של הצוות כשהם צופים בעצמם קרוב יותר ויותר למטרה הסופית שלהם. זה חיוני לאותם ימים מתסכלים שבהם נראה שסיומו של פרויקט מאסיבי אינו נראה באופק.
מנהלים רבים טועים בכך שהם נכנסים לצוות רק כאשר משהו השתבש. זה חיוני לבוא עם חדשות טובות, או סתם בשביל שלום ידידותי. שמור תמיד על קו תקשורת פתוח. נצל כל הזדמנות לחגוג, לא משנה עד כמה ההישג לכאורה חסר משמעות. בחר זמן מתאים (באמצעות האפליקציה Every Time Zone) שכל ענף בצוות שלך יכול ליהנות קצת מהנה. יש לשלוח פיצות או עוגה לכל משרד ולהקים הזנת וידאו בשידור חי באמצעות FreeConference.com החדש - בקרוב, כך שכולכם יכולים לחגוג בזמן אמת. תקשורת חזותית, זמן מאולתר פנים אל פנים וחגיגה חיוניים לבניית צוות מלוכד.
יצירת קשרים רגשיים בין עמיתים לעבודה לא רק מעוררת שיתוף פעולה, היא גם מסייעת לך לשמור על כישרונות מובילים. תאמין או לא, כסף הוא לא המניע העיקרי שלנו. אם חברי הצוות שלכם אוהבים אחד את השני, סביר יותר שהם יישארו במקום. תחושת שייכות תמיד תהיה חשובה יותר מהעלאה. אפליקציות כמו HipChat לא רק לאפשר לצוות שלך לעסוק בצורה חלקה בשיתוף פעולה בזמן אמת, אלא שהם גם מספקים מקום בו חברי הצוות יכולים לפצח בדיחות ולשתף ממים של חתולים. לעולם אל תזלזל בכוחו של בניית צוות של בדיחה פנימית טובה.
