שיחות ועידה הן כלי תקשורת יעיל לבניית רוח צוות ו"תרבות ארגונית" טובה. למרות שהארגון מרוויח משיחות ועידה שנעשו היטב באמצעות הגדלת הפרודוקטיביות והרווחיות, גם העובדים מרוויחים, מכיוון שהוא הרבה יותר כיף לעבוד במקום עבודה שמח ומעורב.

כלומר, אם כולם יתאחדו, ויודעים להיות שיחת ועידה טובה. להלן חמישה טיפים כיצד לתרום את חלקך לבניית רוח צוות באמצעות שיחות ועידה טלפוניות, וכן למה כדאי לעשות אותם.

זְמַן

אחת הסיבות לכך ששיחות ועידה כל כך יעילות היא בגלל שהן מכבדות את הזמן של כולם. על ידי ביטול זמן הנסיעה, גם כאשר אנשים עובדים באותו בניין, הם חוסכים שעות על גבי שעות של זמן הצוות.

יש לך דברים טובים יותר לעשות מאשר להגיע לפגישה.

חיסכון בזמן מאפשר תזמון של תקשורת תכופה יותר, וזה טוב יותר לכולם, שכן חוסר תקשורת הוא מקור עצום לתפקוד לקוי בארגונים.

על כל דקה שאתה מאחר לשיחה עם 15 אנשים, אתה מבזבז 15 "דקות אדם" מזמנם של כולם. בזבוז זמן זה כמו המלטה. ברגע שהאדם הראשון זורק חתיכת אשפה אחת למקום ציבורי, כולם עושים זאת. אל תהיה האדם הראשון!

אם אתה חדש בשיחות ועידה, התייצב 10 דקות מוקדם וקבל חבר שיעזור לך להרגיש בנוח עם הטכנולוגיה. אם אתה מקצוען ותיק, שתי דקות מוקדם זה בסדר, אז אתה יכול להיכנס לשולחן העבודה המשותף, לעיין בסדר היום, להביא את דעתך לפגישה ולהיות מוכן לצאת לדרך כשהשעון יצלצל.

מיקום, מיקום, מיקום

סיבה נוספת להסתיים שיחות הוועידה קווי טלפון אמיתיים (לא סקייפ או VOIP) כל כך טובים הוא שאיכות השמע המצוינת מאפשרת לכולם לשמוע את הרמזים העדינים של "שפת הגוף" שהם צריכים כדי להבין זה את זה באמת.

אם מישהו כועס, כולם צריכים לדעת את זה כדי שיוכלו לעזור. אם מישהו מתלהב בגלל שהוא בדיוק פגש אבן דרך גדולה, ההתרגשות בקול שלו היא מה שבאת לשמוע.

עזרה לאנשים, חוגגת הצלחה ושיתוף רעיונות טובים היא הדרך שבה אתה משתמש בטלפונסינג ועידה כדי לבנות רוח צוות ולהגביר את השורה התחתונה שלך.

למרבה הצער, אפילו רעשי הרקע ממיקומו של מתקשר אחד שנבחר בצורה גרועה יכול לזרוק מפתח ברגים לשיחת ועידה טובה. זו הסיבה שהגדרת עצמך כראוי גורמת להכל לעבור חלק.

אתה צריך להיות במרחב שקט, שבו רעשי רקע לא יזרמו מהשיחה ולא יסיחו את דעתך, ואתה צריך טלפון באיכות טובה, כך שכולם יוכלו לשמוע את כל מה שהוא צריך.

להתמקד

אם לאדם שהזמין אותך לשיחת הועידה לא היה אכפת באמת מה דעתך על הנושא הנדון, הוא היה שולח לך דוא"ל קבוצתי.

אתה מוזמן לשיחה כי מישהו רוצה את המוח שלך. הם לא רוצים חצי מהמוח שלך בזמן שאתה קורא כמה קבצים או שולח כמה מיילים.

לעולם אל תבצע ריבוי משימות בשיחת ועידה.

הצד השני של זה הוא אם אתה באמת ממוקד, ואתה מרגיש שאתה רוצה לתרום, לך על זה! זו טרגדיה כשמישהו חונק רעיון טוב בשיחת ועידה.

הוזמנת להשתתף, אז אל תתביישו.

דבר!

כשאתה מדבר, הצג את עצמך, כדי שכולם ידעו מי אתה, גם אם אתה עושה צ'ק אין אחרי דקה או שתיים של שקט. החזק את הטלפון קרוב לפה, או התקרב למיקרופון. התחל עם "כולם יכולים לשמוע אותי?" דבר לאט, ואל תדאג להיות רועש מדי. אנשים תמיד יכולים לדחות אותך, אבל אם אתה לא חזק מספיק, תבזבז זמן.

לאחר שתעבור את "בדיקת הסאונד", הבע את עצמך. בשביל זה אתה שם. כשאתה נוטל את הדיבור, העביר את הרעיון שלך בצורה ברורה. יחד עם זאת, כדאי לשים לב מתי אתה מדבר לרוב בשיחת ועידה. לדבר זה כיף, אבל אפשר לקבל יותר מדי דברים טובים. שיתוף הרצפה בונה רוח צוות.

טכני

שוב, אם זו שיחת הוועידה הראשונה שלך, קבל עזרה טכנית בהגדרת הקפד לשאול אם הטלפון שלך נשמע תקין. אנשים יכולים לשמוע אותך כשאתה מדבר? אתה יוצר הדים? שימוש בסמארטפון באיכות טובה זה בסדר, אבל השתק כל התראות פוטנציאליות.

אם יש לך רק רמקול זול, אתה יכול להאזין בו, אבל לדבר רק לתוך האוזניות. השתמש בלחצן השתקת הטלפון שלך כאשר אינך מדבר, ואל תשים את השיחה בהמתנה, כך שלא תשדר את מוזק לדיון חשוב.

"תודה שהתקשרת לתאגיד RamJac. בגלל נפח שיחות גבוה ..."

כמו כן, זכור כי ישנם כלים בחוץ שיקלו על חייך בעת טיפול בשיחות למטרות מקצועיות. לדוגמה, במקום להסתמך על שירותים קוויים אנלוגיים ישנים יותר, באמצעות אפליקציות מספרי טלפון לעסקים יהפוך את החוויה לחלקה ונוחה יותר הן עבורך והן עבור האנשים שאיתם אתה מדבר.

בניית רוח צוות

שיחות ועידה עוסקות בבניית רוח צוות על ידי שיתוף מידע חשוב וקבלת החלטות יחד. אל תתבייש, ואל תדאג מכל הפרטים הטכניים הקטנים. אם יש לך טלפון טוב ומיקום שקט, אתה מנצח. הצוות יכול לעזור לך להתאים את רמות הווליום שלך.

קומיקאי מפורסם אמר פעם, "90% מהחיים מופיעים". הבאת המיקוד והאנרגיה המלאה שלך לשיחת ועידה היא הדרך החשובה ביותר להיות מתקשר ועידה טוב.