Kunci untuk menjalankan pertemuan formal yang efektif adalah agenda yang dipikirkan dengan matang. Ketika Anda mempersiapkan sebelumnya dengan menulis agenda terlebih dahulu dengan informasi rinci tentang rapat, Anda tidak hanya akan menghemat waktu untuk semua orang yang terlibat, tetapi hasilnya lebih mungkin untuk sukses.
Berikut adalah 5 item yang harus selalu Anda sertakan saat membuat agenda rapat yang efektif:
Ini mungkin bagian terpenting dari agenda. Ini menentukan tujuan pertemuan dan hasil atau keputusan yang ingin Anda capai di akhir. Hal ini memungkinkan semua orang yang terlibat untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang Anda coba capai dan mengapa partisipasi mereka dihargai.
Ketika agenda termasuk memulai dengan tujuan, Anda lebih fokus pada hasil akhir. sambil membuat sisa agenda rapat, meningkatkan efisiensi rapat Anda bahkan sebelum dimulai.
Setelah tujuan rapat ditetapkan, persiapkan rapat dengan daftar topik penting untuk didiskusikan.
Setiap topik diskusi harus membantu dalam mencapai tujuan pertemuan. Daftarnya bisa singkat tetapi harus cukup rinci sehingga anggota tim dapat mempersiapkan pertemuan tim untuk memberikan kontribusi yang efektif.
Metode yang umum adalah memposisikan setiap topik sebagai pertanyaan. Ini memulai proses pemikiran untuk peserta Anda dan memberikan check-in pada relativitasnya terhadap tujuan pertemuan.
Setiap topik harus memiliki pemilik dan jumlah waktu tertentu untuk membahas topik tersebut. Kepemilikan topik memberikan akuntabilitas. Kerangka waktu membuat rapat tetap sesuai jadwal. Unduh agenda pertemuan gratis kami di sini: Unduh Agenda Rapat Konferensi Gratis
Tantangan muncul dengan sendirinya, bukan saat memutuskan siapa yang diundang, tetapi siapa yang tidak diundang. Hanya orang-orang yang benar-benar perlu hadir dalam rapat yang harus ada dalam daftar ini.
Jika Anda telah menetapkan tujuan rapat dan topik rapat yang ditetapkan, Anda harus memiliki dasar yang baik untuk bekerja dengan menyelesaikan daftar peserta Anda. Dengan mengingat hal itu, tanyakan pada diri Anda tiga pertanyaan saat mempertimbangkan setiap peserta rapat. Jika Anda menjawab ya untuk salah satu pertanyaan, tambahkan dia ke daftar agenda:
Jika Anda tidak yakin, pertimbangkan untuk membuat kehadirannya opsional. Anda selalu dapat mengirim ringkasan, rekaman, atau transkripsi pasca-rapat. Notulen rapat dari pencatat, tidak selalu diperlukan.
Salah satu keluhan terbesar tentang pertemuan bisnis adalah bahwa mereka membuang-buang waktu. Mengelola rapat menjadi lebih mudah saat sinkronisasi berlangsung sekitar 30 menit. Hormati waktu rekan kerja Anda tanpa membuang waktu atau kehilangan hasil.
Tindak lanjut sama pentingnya dengan pertemuan itu sendiri. Di bagian bawah templat agenda rapat, akan bermanfaat untuk menyertakan bagian di mana peserta dapat membuat catatan, mendokumentasikan item tindakan, keputusan, dan kesimpulan. Memiliki bagian ini mengatur kesimpulan yang dibuat dalam pertemuan dan memungkinkan peserta untuk memvisualisasikan proses yang harus dilakukan setelahnya.
Topik tak terduga dapat muncul selama rapat yang menjauhkan fokus dari tujuan akhir. Untuk tetap pada jalur dan tepat waktu, “parkir” diskusi di luar topik di “Tempat Parkir”, biasanya di akhir agenda, untuk mengunjungi kembali di luar pertemuan sebelumnya. Istilah umum lainnya untuk ini adalah "Mari kita lakukan ini secara offline."
Ini sangat penting jika peserta akan berpartisipasi dalam rapat Anda dari jarak jauh. Pastikan semua detail konferensi diuraikan dengan jelas dan benar, termasuk nomor telepon, kode akses, dan tautan apa pun ke ruang rapat online Anda.
Atau, buat rapat dengan FreeConference.com dan detail konferensi diisi di semua undangan dan pengingat, bersama dengan agenda rapat Anda.
Pemberitahuan sebelumnya memberikan waktu kepada peserta untuk mempersiapkan rapat dewan dan untuk memastikan bahwa mereka tidak memiliki konflik dalam jadwal mereka.
Pemberitahuan sebelumnya memberikan waktu kepada peserta untuk mempersiapkan rapat dan memastikan bahwa mereka tidak memiliki konflik dalam jadwal mereka.
Buat akun FreeConference.com Anda dan dapatkan akses ke semua yang Anda butuhkan agar bisnis atau organisasi Anda dapat beroperasi, seperti video dan Berbagi layar, Penjadwalan Panggilan, Undangan Email Otomatis, Pengingat, Dan banyak lagi.
