Արդյունավետ պաշտոնական հանդիպում անցկացնելու բանալին լավ մտածված օրակարգն է: Երբ նախօրոք պատրաստվեք ՝ նախօրոք օրակարգ գրելով հանդիպման մասին մանրամասն տեղեկություններով, ոչ միայն ժամանակ կխնայեք բոլոր ներգրավվածների համար, այլև արդյունքը, ամենայն հավանականությամբ, հաջող կլինի:
Ահա 5 կետ, որոնք միշտ պետք է ներառեք արդյունավետ հանդիպման օրակարգ ստեղծելիս.
5. Սահմանեք հանդիպման նպատակը: (Կամ նպատակներ)
Սա կարող է լինել օրակարգի ամենակարևոր մասը: Այն սահմանում է հանդիպման նպատակը և արդյունքը կամ որոշումը, որին հույս ունեք հասնել վերջում: Այն թույլ է տալիս բոլոր ներգրավվածներին հստակ հասկանալ, թե ինչի եք փորձում հասնել և ինչու է նրանց մասնակցությունը գնահատվում:
Երբ օրակարգը ներառում է նպատակից սկսելը, դու ավելի կենտրոնացած ես վերջնական արդյունքի վրա: միևնույն ժամանակ կազմելով հանդիպման օրակարգը ՝ բարելավելով ձեր հանդիպման արդյունավետությունը նույնիսկ այն դեռ չսկսված:
Դիտեք հանդիպման ցուցակը:
4. Ներկայացրեք հանդիպման օրակարգի թեմաների քննարկման համար
Հանդիպման նպատակը հաստատվելուց հետո պատրաստվեք հանդիպմանը `քննարկման համար կարևոր թեմաների ցանկով:
Քննարկման յուրաքանչյուր թեմա պետք է օգնի հանդիպման նպատակին հասնելուն: Theանկը կարող է լինել կարճ, բայց պետք է բավականաչափ մանրամասն լինի, որպեսզի թիմի անդամները պատրաստվեն թիմի հանդիպմանը `արդյունավետ ներդրում կատարելու համար:
Սովորական մեթոդ է `յուրաքանչյուր թեմա դիրքավորել որպես հարց: Սա սկիզբ է դնում մտքերի գործընթացին ձեր մասնակիցների համար և ապահովում ստուգում հանդիպման նպատակի հետ նրա հարաբերականության վերաբերյալ:
Յուրաքանչյուր թեմա պետք է ունենա սեփականատեր և որոշակի ժամանակ ՝ թեման լուսաբանելու համար: Թեմայի սեփականությունը ապահովում է հաշվետվողականություն: Frameամկետը պահում է հանդիպումը ըստ ժամանակացույցի: Ներբեռնեք մեր հանդիպման անվճար օրակարգը այստեղ ՝ FreeConference Meeting Agenda Բեռնել
3. Բացահայտեք պահանջվող մասնակիցների ցանկը
Մարտահրավերն իրենից ներկայացնում է ոչ թե որոշելու, թե ում հրավիրել, այլ ում ՝ ոչ: Այս ցուցակում պետք է լինեն միայն այն մարդիկ, ովքեր իսկապես պետք է ներկա լինեն հանդիպմանը:
Եթե դուք հաստատել եք ձեր հանդիպման նպատակները և նշանակել հանդիպման թեմաները, ապա պետք է ունենաք լավ հիմք, որի հետ աշխատեք ՝ ձեր մասնակիցների ցուցակը վերջնական տեսքի բերելու համար: Հաշվի առնելով դա ՝ հանդիպման յուրաքանչյուր մասնակցին դիտարկելիս ինքներդ ձեզ երեք հարց տվեք. Եթե այո պատասխանեք հարցերից որևէ մեկին, նրան ավելացրեք օրակարգի հարցերի ցանկում.
- Արդյո՞ք նա պետք է ներկա լինի հանդիպման նպատակին հասնելու համար:
- Արդյո՞ք նա ունի արժեքավոր գիտելիքներ կամ հմտություններ, որոնք կարող են ազդել արդյունքի վրա:
- Արդյո՞ք նրա վրա ուղղակիորեն ազդում է գոլի վերջնական արդյունքը:
Եթե վստահ չեք, մտածեք, որ նրա մասնակցությունը պարտադիր չէ: Փոխարենը միշտ կարող եք ուղարկել հետհանդիպման ամփոփագիր, ձայնագրություն կամ տառադարձում: Գրառումներ կատարողի հանդիպման արձանագրությունները, որոնք միշտ չէ, որ պահանջվում են:
Գործնական հանդիպումների վերաբերյալ ամենամեծ բողոքներից մեկն այն է, որ դրանք ժամանակի կորուստ են: Հանդիպումների կառավարումն ավելի հեշտ է դառնում, երբ համաժամացումը մնում է մոտ 30 րոպե: Հարգանքով վերաբերվեք ձեր գործընկերների ժամանակին ՝ առանց ժամանակ կորցնելու կամ արդյունքները կորցնելու:
2. Ձեր հանդիպման օրակարգի վերջում թողեք բաժին գործողությունների և թեմայից դուրս քննարկումների համար
Հետևելը նույնքան կարևոր է, որքան հանդիպումը: -ի ներքևի մասում հանդիպման օրակարգի ձևանմուշ, շահավետ է ներառել մի բաժին, որտեղ ներկաները կարող են գրառումներ անել, փաստաթղթեր անել գործողությունների կետերը, որոշումները և վերցնելը: Այս բաժնի առկայությունը կազմակերպում է հանդիպման ընթացքում արված եզրակացությունները և թույլ է տալիս ներկաներին պատկերացնել այն գործընթացը, որը պետք է տեղի ունենա դրանից հետո:
Հանդիպման ընթացքում կարող են ծագել անսպասելի թեմաներ, որոնք կենտրոնանում են վերջնական նպատակից հեռու: Շարունակության և ժամանակին մնալու համար «կայանեք» թեմայից դուրս քննարկումը «Ավտոկայանատեղիում», սովորաբար օրակարգի վերջում, կրկին հանդիպման նախորդ հանդիպումից դուրս: Սրա համար մեկ այլ սովորական տերմին է ՝ «Եկեք սա անցանց վերցնենք»:
1. Վերջին, բայց ոչ պակաս կարևոր, կրկնակի ստուգեք հանդիպման մանրամասները, ինչպիսիք են ժամանակը, վայրը և կոնֆերանսի լոգիստիկան
Սա հատկապես կարևոր է, եթե ներկաները մասնակցեն ձեր հանդիպմանը հեռակա կարգով: Համոզվեք, որ համաժողովի բոլոր մանրամասները հստակ ուրվագծված և ճիշտ են, ներառյալ հավաքման համարները, մուտքի կոդը և ձեր առցանց հանդիպումների սենյակի ցանկացած հղում:
Կամ, ստեղծեք հանդիպում FreeConference.com- ի հետ, և համաժողովի մանրամասները ներառված են բոլոր հրավերներում և հիշեցումներում ՝ ձեր հանդիպման օրակարգի հետ միասին:
Փորձեք օրակարգը ուղարկել առնվազն 48 ժամ առաջ:
Կանխավճարային ծանուցումը ներկաներին տրամադրում է ժամանակ նախապատրաստվելու խորհրդի նիստին և ապահովելու համար, որ նրանք որևէ կոնֆլիկտ չունենան իրենց ժամանակացույցում:
Փորձեք օրակարգը ուղարկել առնվազն 48 ժամ առաջ:
Կանխավճարային ծանուցումը ներկաներին տրամադրում է ժամանակ նախապատրաստվելու հանդիպմանը և ապահովելու համար, որ նրանք որևէ կոնֆլիկտ չունենան իրենց ժամանակացույցում:
