મીટિંગ્સ શા માટે બિનઅસરકારક હોઈ શકે છે - અને તેમને કેવી રીતે ઠીક કરવી

આપણે વસ્તી તરીકે તાજેતરમાં ઘણા અભ્યાસો હાથ ધર્યા છે, સભાઓ કેમ કામ કરે છે તે શોધવાના પ્રયત્નોમાં - કે નહીં.

ઘણી વાર, અમે તેમને બિનકાર્યક્ષમ પરંપરાનું લેબલ આપીએ છીએ; સામાન્ય રીતે સમયના બગાડ તરીકે જોવામાં આવે છે (જ્યાં સુધી લોકો ખરેખર તૈયાર ન થાય) અને તે માની લેવું સલામત છે કે આપણે બધા ઓછામાં ઓછી એક બેઠકમાં તૈયારી વિના આવ્યા છીએ. તો શું આપે છે? સભાઓની કાળજી લેવી શા માટે મુશ્કેલ છે? તેમનું સંચાલન કરવું શા માટે મુશ્કેલ છે? શા માટે આપણે તેમને રાખતા રહીએ?

શું સમસ્યા છે?

મોટેભાગે, બિનઅસરકારક બેઠકોનો મુદ્દો કલ્પનાઓની આસપાસ ફરે છે સગાઈ, તૈયારી, સંચાર, સંક્ષિપ્ત, અને નક્કર વિકાસ.

જે લોકો ચર્ચા કરી રહ્યા છે તેની પરવા કરતા નથી તેવા લોકોને પ્રોત્સાહિત કરવું મુશ્કેલ છે.

જ્યારે લોકો પાસે જરૂરી માહિતી ન હોય ત્યારે આગળ વધવું વધુ મુશ્કેલ છે.

જ્યારે લોકો એક જ પેજ પર ન હોય ત્યારે રચનાત્મક ચર્ચાઓ યોજવી પડકારરૂપ બને છે.

જ્યારે દૈનિક નજીવી બાબતોમાં ફસાઈ જાય ત્યારે આગળ વધવું લગભગ અશક્ય છે, અને તે છે ચોક્કસપણે જ્યારે પ્રોજેક્ટ સમયસર પૂર્ણ ન થઈ શકે ત્યારે લક્ષ્યો હાંસલ કરવા સરળ નથી.

તો આપણે કેવી રીતે શ્રેષ્ઠ રીતે આગળ વધીએ?

લોકોને રોકવા

મોટાભાગના લોકો એવી બાબતોની ચર્ચા કરવા માગે છે જે તેમને સીધી અસર કરે છે. મીટિંગ્સ દરમિયાન લાવવાની સારી બાબતો એ વિવિધ વિભાગોને સંકળાયેલા મુદ્દાઓની ચર્ચા છે, કારણ કે ગ્રુપ ચર્ચાના એકમાત્ર હેતુ માટે સંસાધનો ફાળવવામાં આવ્યા છે.

આ મુદ્દો તે ટીમને અસર કરે છે કે નહીં તે ધ્યાનમાં લેવા માટે સમય કા Takeો જે તમે મીટિંગમાં સંબોધશો. તેઓ તેમને શામેલ કરવાની તમારી ઇચ્છાની પ્રશંસા કરશે.

તૈયાર થઈ રહ્યું છે

મહત્વના નિર્ણયો અથવા સભાઓ કે જેમાં તૈયારી સામેલ હોય ત્યારે તમારી ટીમને કેટલાક માથા આપવાનું મહત્વનું છે, કારણ કે તમે બધા સામેલ પક્ષો સાથે મહત્તમ સમય આપવા માંગો છો. લોકોને જાણ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છે જ્યારે અન્ય, જેમણે તૈયાર, બેસીને રાહ જોઈ છે, તે તમારી ટીમને નિરાશ અને અસંગત છોડવાનો એક શ્રેષ્ઠ માર્ગ છે.

નીચેની બાબતો પર વિચાર કરવા માટે સમય કાો: જો તમને આ બેઠકમાં ભાગ લેવા માટે આમંત્રણ મળ્યું હોય, તો શું તમારી પાસે સક્રિય, જાણકાર અને રચનાત્મક રીતે ભાગ લેવા માટે જરૂરી માહિતી હશે?

બિંદુને સમજવું

જો તમે જાણતા નથી કે તમે શું શોધી રહ્યા છો તો લોકો મદદરૂપ થઈ શકતા નથી. તમે તેમના જવાબોથી શું અપેક્ષા રાખો છો તે જૂથ માટે વર્ણવો. પ્રશ્ન-આધારિત અભિગમ તમને તમારી ટીમ તરફથી વધુ મદદરૂપ પ્રતિભાવો મેળવવામાં મદદ કરે છે, પરંતુ જો તેઓ જાણતા હોય કે તેમના જવાબોનો ઉપયોગ કરવામાં આવી રહ્યો છે.

જો તમે મીટિંગ યોજી રહ્યા છો તો તેને જણાવો જેથી તમે મોટા નિર્ણય માટે ઇનપુટ ભેગા કરી શકો. જો તમને કોઈ નવા વિચાર પર સાઉન્ડિંગ બોર્ડની જરૂર હોય, તો તે કાર્યસૂચિમાં જણાવો. જો તમે મીટિંગના અંત સુધીમાં સર્વસંમતિ શોધી રહ્યા છો, તો તેને લખો અને તે સ્પષ્ટ કરો કે ચર્ચાનો અંતિમ ધ્યેય કંઈક નક્કી કરવાનું છે.

મીટિંગની શરૂઆતમાં તમારી અપેક્ષાઓ સૂચિબદ્ધ કરવા માટે સમય કાો, જેથી દરેકને ખબર પડે કે તમે તેમને શા માટે ભેગા કર્યા છે.

સમય વ્યવસ્થાપન

લોકોના વિશાળ જૂથને વિષય પર રાખવું એક પડકાર છે જ્યારે તેમને સમયપત્રક પર રાખવું લગભગ અશક્ય છે. આ કારણોસર, દરેક મીટિંગમાં તમારા સમયને અસરકારક રીતે સંચાલિત કરવું મહત્વપૂર્ણ છે. આના ઉપયોગ દ્વારા કરી શકાય છે સારી રીતે બનાવેલ એજન્ડા.

સમયમર્યાદામાં દરેક વિભાગ/પ્રશ્ન/વિષયના ભાગની રૂપરેખા બનાવો. આ સમયમર્યાદા એડેક ફાળવવી જોઈએચર્ચા, પુનરાવર્તન અને નિષ્કર્ષ માટે સમયની માત્રા. મીટિંગ પહેલાં આની રૂપરેખા બનાવવી મહત્વપૂર્ણ છે: ઘણી વખત, તમે પાછા સાંભળશો કે અમુક મુદ્દાઓને બોર્ડમાં વધુ સમયની જરૂર છે, અથવા નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડી શકાય છે.

આ બેઠકમાં તમારો સમય કેવી રીતે શ્રેષ્ઠ રીતે પસાર કરવો તે વિચારવા માટે સમય કાો. તમે ચર્ચાની દરેક વસ્તુ પર કેટલો સમય પસાર કરવા માંગો છો? શું આ ચર્ચા વધુ સમય લેશે કે તે મૂલ્યવાન છે?

લક્ષ્યો સુધી પહોંચવું

સગાઈ, તૈયારી, સંદેશાવ્યવહાર અને સમય વ્યવસ્થાપન વિના, તમારા વ્યવસાયના વિકાસની સંભાવના ઓછી છે. તમારી સભાઓ ભટકશે; તમે તમારા કર્મચારીઓને નિરાશ કરશો; તમારા પ્રોજેક્ટ્સ પાર્કિંગમાં પડી જશે અને રહેશે.

લક્ષ્યો નક્કી કરવા, અને તેમને પ્રાપ્ત કરવા માટે સતત પ્રયત્નશીલ રહેવું મહત્વપૂર્ણ છે. લોકોને સભાઓ આપવાનું આખું કારણ કંઈક પરિપૂર્ણ કરવાના હેતુથી આપેલ વિષય પર તેમના પ્રયત્નોને એકીકૃત કરવાનું છે. નિરાશાજનક બેઠકોના ઇતિહાસને તમે જ્યાં બનવા માંગો છો ત્યાં ન પહોંચવાનું કારણ ન બનવા દો.

ધ્યેયો નક્કી કરવા માટે સમય કાો, અને તેમની વારંવાર મુલાકાત લો.

અમે મીટિંગ્સ કેવી રીતે ઠીક કરીએ?

અહીં ફ્રીકોન્ફરન્સમાં, જ્યારે કોઈ મીટિંગ કરી શકતું નથી, તે કટોકટી છે. અમે ઉત્પાદક બેઠકોના બજારમાં છીએ, અને અમે ઇચ્છીએ છીએ કે તમે સહયોગમાં વિતાવેલો તમારો સમય મહત્તમ બનાવો, પછી ભલે તે દૂરથી હોય વર્ચ્યુઅલ કોન્ફરન્સિંગ, અથવા બોર્ડરૂમ ટેબલ પર રૂબરૂ.

તમારી છેલ્લી મીટિંગ અસરકારક હતી કે નહીં, તેની સમાપ્તિ પછી શું કરવું તે નક્કી કરે છે કે આગામી મીટિંગ કેટલી અસરકારક રહેશે. અમારી સલાહ આ છે:

મીટિંગનો નક્કર એજન્ડા બનાવો.

લોકોને જોડો.

તમારો સ્ટાફ તૈયાર કરો.

તમારી રુચિઓ જણાવો.

લક્ષ્યો નક્કી કરો અને તેમને સામાન્ય બનાવો.

તેમના સમયનો આદર કરો.

અને ભૂલશો નહીં, થોડો કૃતજ્તા ઘણો આગળ વધે છે. તેમની સગાઈ માટે તેમનો આભાર; તેમના સમય માટે તેમનો આભાર; તેમના વિચારો માટે તેમનો આભાર.

જો સહયોગ ન હોય તો અમે ક્યાંય હોઈશું નહીં. તમારી મીટિંગની મિનિટો વ્યર્થ ન જવા દો. મીટિંગ્સ મેટર બનાવવા પર પાછા ફરો.

ફ્રીકોન્ફરન્સ.કોમ મૂળ મફત કોન્ફરન્સ ક callingલિંગ પ્રદાતા, તમને જવાબદારી વિના કોઈપણ સમયે, કોઈપણ સમયે તમારી મીટિંગ સાથે કેવી રીતે કનેક્ટ કરવું તે પસંદ કરવાની સ્વતંત્રતા આપે છે.

આજે એક નિ accountશુલ્ક એકાઉન્ટ બનાવો અને મફત ટેલિકોન્ફરન્સિંગ, ડાઉનલોડ-મુક્ત વિડિઓ, સ્ક્રીન શેરિંગ, વેબ કોન્ફરન્સિંગ અને વધુનો અનુભવ કરો.

[નીન્જા_ફોર્મ આઈડી = 7]