તમે ક્યારેય એક મારફતે બેસી હોય તો અવિરત બેઠક, તમારી પાસે સંભવત એવી રીતો સાથે આવવાનો સમય હતો જે તમે તેને અલગ રીતે કર્યો હોત. સભાઓ, જો નબળી રીતે આયોજન કરવામાં આવે તો, સંક્ષિપ્ત એજન્ડા વગર મધ્યસ્થી કરવી મુશ્કેલ છે; બિનજરૂરી ચર્ચા અને જાણકાર ભાગીદારીના અભાવથી નિર્ણય લેવાનું ગુંચવાયું બને છે. અસરકારક કાર્યસૂચિની રચના એ એક મજબૂત ટીમની શક્તિનો ઉપયોગ કરવાની એક રીત છે, કારણ કે તે વસ્તુઓને યોગ્ય રીતે પરિપૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી માળખું અને માહિતીપ્રદ સામગ્રી બંને પ્રદાન કરે છે.
તમારી મીટિંગ દૈનિક, સાપ્તાહિક અથવા ત્રિમાસિક હોય, મોટા અને નાના બંને જૂથોમાં કાર્યક્ષમતા જાળવવા માટે મજબૂત સમયરેખાની આવશ્યકતા આવશ્યક છે. તમારી મીટિંગ્સ માટે કાર્યસૂચિ ડિઝાઇન કરતી વખતે ધ્યાનમાં રાખવા માટે કેટલાક મહત્વપૂર્ણ પરિબળો નીચે સૂચિબદ્ધ છે. નીચેનાનો વિચાર કરો:
શું તમે કોઈ વિષય પસંદ કર્યો છે જેમાં તમે સંબોધિત કરી રહેલી ટીમનો સમાવેશ કરે છે? મોટાભાગના લોકો એવી બાબતોની ચર્ચા કરવા માગે છે જે તેમને સીધી અસર કરે છે. વિવિધ વિભાગો સાથે સંકળાયેલા મુદ્દાઓની આસપાસની ચર્ચાઓ મીટિંગ દરમિયાન લાવવા માટે સારી બાબતો છે, જેના માટે સંસાધનો એકમાત્ર હેતુ માટે ફાળવવામાં આવ્યા છે જૂથ ચર્ચાઓ. મોટાભાગની સંસ્થાઓ એ દ્વારા સંચાલિત છે
ઓફિસ પરસ્પર નિર્ભરતાની ભાવના, આંતરિક વિભાગોને તેમના પ્રયત્નોને સંકલન અને એકીકૃત કરવા માટે ઘણીવાર મીટિંગ સમયની જરૂર પડે છે.
જેની ચર્ચા કરવામાં આવી રહી છે તેની સાથે ટીમની સંલગ્નતાને ધ્યાનમાં રાખીને પણ તમે તમારા એજન્ડાને તમારા પ્રેક્ષકોને અનુરૂપ બનાવવા અને પ્રેક્ષકોની ભાગીદારી વધારવા માટે પરવાનગી આપે છે.
તમારો એજન્ડા બનાવતી વખતે, તમારી જાતને પૂછો, શું હું સંબોધિત કરનારા લોકોને આ અસર કરે છે?
બુલપpointઇન્ટ વિષયના વાક્યો તરીકે બઝવર્ડ્સનો ઉપયોગ કરવાથી વ્યાવસાયિકોનો ઓરડો છલકાઇ શકે છે: જો તમે "સારા કામ અમે તાજેતરમાં કર્યું" હેઠળ કાર્યસૂચિમાં સફળ નવા ઉત્પાદન લોન્ચની જાહેરાત કરી, તો સંભવ છે કે તમે તે પૃષ્ઠ પર એકમાત્ર હશો. જો લોકો વિષય પર સ્પષ્ટ ન હોય તો ચર્ચામાં મધ્યસ્થી કરવું અતિ મુશ્કેલ છે, તેના માટે અસરકારક રીતે પ્રીપેટ કરવા માટે સક્ષમ રહેવા દો.
મીટિંગમાં મુદ્દાઓ લાવવા માટે પ્રશ્ન નિવેદનોનો ઉપયોગ કરવો એ ખાતરી કરવા માટે એક ઉત્તમ રીત છે કે ચર્ચા ખરેખર પ્રસ્તુત મુદ્દાને હલ કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે અમારા અનુમાનિત સફળ ઉત્પાદન લોન્ચનો ઉપયોગ કરીને, આનો વિચાર કરો: તે લોન્ચ માટે શું સારું કામ કર્યું? આ સફળતા સાથે આપણે કયા બજારો ખોલ્યા છે? આપણે તેને અહીંથી ક્યાં લઈ જઈએ?
બેઠકો માટે વિષય રેખાઓ બનાવતી વખતે, તમારી જાતને પૂછો, હું કયા જવાબો શોધી રહ્યો છું? કયો પ્રશ્ન અમને ત્યાં પહોંચવામાં શ્રેષ્ઠ મદદ કરે છે?
લોકો અસ્વસ્થ થઈ શકે છે જ્યારે તેમને ખ્યાલ આવે છે કે તેમના ઇનપુટ માટે પૂછવું એ ખાતરી આપતું નથી કે અંતિમ નિર્ણય લેવાની પ્રક્રિયામાં તેઓ કંઈ કહેશે. તમે તમારા પ્રેક્ષકો પાસેથી શું શોધી રહ્યા છો તેના આધારે દરેક ચર્ચાનું વર્ગીકરણ કરવું મહત્વપૂર્ણ છે. તમે તેમના જવાબોથી શું અપેક્ષા રાખો છો તે જૂથ માટે વર્ણવો. પ્રશ્ન-આધારિત અભિગમ તમને તમારી ટીમ તરફથી વધુ મદદરૂપ પ્રતિભાવો મેળવવામાં મદદ કરે છે, પરંતુ જો તમે કોઈ પણ રીતે આ પ્રતિભાવોનો ઉપયોગ કરી રહ્યા છો તે વિશે ગેરમાર્ગે દોરતા હોવ તો તે નિરાશા તરફ દોરી શકે છે.
જો મીટિંગ યોજાઈ રહી છે જેથી તમે મોટા નિર્ણય માટે ઇનપુટ એકત્રિત કરી શકો, તો તે જાણીજો. જો તમને કોઈ નવા વિચાર પર સાઉન્ડિંગ બોર્ડની જરૂર હોય, તો તે કાર્યસૂચિમાં જણાવો. જો તમે મીટિંગના અંત સુધીમાં સર્વસંમતિ શોધી રહ્યા છો, તો તેને લખો અને તે સ્પષ્ટ કરો કે ચર્ચાનો અંતિમ ધ્યેય કંઈક નક્કી કરવાનું છે. આ રીતે, તમે તમારી ટીમના સભ્યો વચ્ચે વિવાદના મુદ્દાઓથી દૂર થવાનું ટાળો છો જે સત્તાની કલ્પનાઓ ધરાવે છે જે આ ચોક્કસ મીટિંગમાં વજન ધરાવતા નથી.
મીટિંગ્સ માટે અપેક્ષાઓની યાદી આપતી વખતે, તમારી જાતને પૂછો, શું હું ઇનપુટ, માહિતી અથવા અંતિમ નિર્ણય શોધી રહ્યો છું?
આ મુદ્દો બે-બીટ પ્રયાસ છે, કારણ કે તમારા કાર્યસૂચિની સમયસરતા તમારી ટીમના સભ્યોએ પ્રાપ્ત કરેલી તૈયારીનું સ્તર નક્કી કરી શકે છે. જેટલી વહેલી તકે તમે તેમને કાર્યસૂચિ પ્રાપ્ત કરશો, તેટલી વહેલી તકે તમે તેમના અસ્પષ્ટ મુદ્દાઓના તત્વોને ધ્યાનમાં લેવાની અપેક્ષા રાખી શકો છો અને તમને તેમનો ઇનપુટ આપવા માટે તૈયાર થઈ શકો છો, અથવા તમારી સાથે જાણકાર નિર્ણય લેવા માટે માહિતી એકત્રિત કરી શકો છો. મહત્વના નિર્ણયો કે સભાઓ કે જેમાં તૈયારી સામેલ હોય ત્યારે તમારી ટીમને થોડું માથું આપવું અગત્યનું છે, કારણ કે તમે તમામ સંકળાયેલા પક્ષો સાથે મહત્તમ સમય આપવા માંગો છો, અને લોકોને જાણ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છે જ્યારે અન્ય લોકોએ બેસીને રાહ જોઈ છે તે એક ઉત્તમ રીત છે. તમારી ટીમને નિરાશ અને અસંગત છોડો. 
ટીમને મીટિંગનો એજન્ડા બહાર પાડતી વખતે, તમારી જાતને પૂછો, જો મને અત્યારે આ એજન્ડા મળ્યો, તો શું હું, હું, સમયસર તે બેઠક માટે તૈયાર થઈશ?
લોકોના વિશાળ જૂથને વિષય પર રાખવું મુશ્કેલ છે. તેમને સમયપત્રક પર રાખવું લગભગ અશક્ય છે. આ કારણોસર, તમારી મીટિંગ કાર્યસૂચિની રચનામાં સમય ઘટકનો સમાવેશ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે. દરેક વિભાગ/પ્રશ્ન/વિષયનો ભાગ સ્પષ્ટપણે સમયમર્યાદામાં દર્શાવવો જોઈએ. આ સમયમર્યાદામાં ચર્ચા, પુનરાવર્તન અને નિષ્કર્ષ માટે પૂરતો સમય ફાળવવો જોઈએ. મીટિંગ પહેલાં રૂપરેખા મેળવવા માટે આ મહત્વપૂર્ણ છે: ઘણી વખત, તમે પાછા સાંભળશો કે અમુક મુદ્દાઓને બોર્ડમાં વધુ સમયની જરૂર છે, અથવા નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડી શકાય છે.
તમારી મીટિંગ એજન્ડાના દરેક વિભાગ માટે સમય સ્લોટ બનાવતી વખતે, તમારી જાતને પૂછો, આપણા સમયનો શ્રેષ્ઠ ઉપયોગ કેવી રીતે થાય છે? શું તેમનો પ્રતિસાદ આગળની ચર્ચાને લાયક સંવાદ ખોલશે? હું આ આઇટમ પર કેટલો સમય પસાર કરવા માંગુ છું?
તમારા એજન્ડા પર પ્રક્રિયા કરવી એ મીટિંગમાં તમામ વસ્તુઓની પ્રક્રિયામાં સામેલ પગલાઓ સાથે વધુ સંબંધ ધરાવે છે. તે ચર્ચાના સ્તરની ગણતરી કરે છે જેમાં તમે હાથમાં કાર્ય પૂર્ણ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો. કઈ રીતે મુદ્દાઓ પર પ્રક્રિયા કરવામાં આવશે તેના પર સંમત થવાથી તમારી મીટિંગની અસરકારકતા વધે છે. જો તમે ટીમ દરેક મુદ્દાને ઉકેલવા માંગતા હો તે રીતે તમે ગણતરી કરતા નથી, તો કેટલાક સભ્યો સમસ્યાને વ્યાખ્યાયિત કરીને વિચલિત થઈ શકે છે, જ્યારે કેટલાક તેમની સાથે તેની સુસંગતતા પર ચર્ચા કરી શકે છે: કોઈ પણ ઉકેલોને ઓળખવા અથવા મૂલ્યાંકન કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરતું નથી. .
આઇટમને સંબોધિત કરવાની પ્રક્રિયા તમે જે લેખિત કાર્યસૂચિ પ્રદાન કરશો તેના પર દેખાવી જોઈએ. જ્યારે તમે મીટિંગ દરમિયાન તે વસ્તુ સુધી પહોંચો છો, ત્યારે કરાર સુધી પહોંચવા માટે જરૂરી પ્રક્રિયા સમજાવો અને કરાર મેળવો.
તમારા કાર્યસૂચિમાં પ્રથમ આ પ્રક્રિયા નક્કી કરતી વખતે, તમારી જાતને પૂછો, હું આ ચર્ચાનું નેતૃત્વ કેવી રીતે કરી શકું? શું હું વ્યક્તિઓ અથવા ટીમો પાસેથી સાંભળવા માંગુ છું? શું હું સર્વસંમતિથી મતદાન, મતદાન વિકલ્પો, અથવા મગજની ચર્ચા કરવા માંગુ છું? સમસ્યાનું સમાધાન ક્યારે થયું તે હું કેવી રીતે નક્કી કરી શકું? મારા માટે આદર્શ બેઠક કેવી દેખાય છે?
કોઈપણ એજન્ડા બનાવવાનો આ સૌથી નિર્ણાયક ભાગ હોઈ શકે છે- સમજવું કે તેઓ હંમેશા પરિવર્તનની પ્રક્રિયામાં છે. સમયની મૂર્ખતા, અનપેક્ષિત વિલંબ, બીમાર દિવસો અથવા આંચકોથી કોઈ એજન્ડા પ્રતિરક્ષા નથી. આ કારણોસર, બદલવા માટે સક્ષમ બનવું મહત્વપૂર્ણ છે. એજન્ડાની પ્રાથમિકતાઓ નિ doubtશંકપણે મહત્વમાં બદલાશે કારણ કે તારીખ નજીક આવે છે અને વાસ્તવિક સમયમાં વસ્તુઓ વધુ મજબૂત બને છે. જેમ જેમ પ્રોજેક્ટ પ્રગતિ કરે છે, તેમ ટીમ પણ કરે છે, અને આમ, એજન્ડાના લક્ષ્યો પણ. કોઈપણ સારા કાર્યસૂચિમાં પ્રથમ આઇટમ "આજના એજન્ડાને સંપાદિત અને પુનriપ્રાપ્ત કરવા" છે. આ શેડ્યૂલ આઇટમ એ સુનિશ્ચિત કરવાની શ્રેષ્ઠ રીત છે કે તમારી ટીમ શું ચર્ચા કરવામાં આવી રહી છે, શા માટે, કેટલી લંબાઈ અને કયા દિવસે કઈ અપેક્ષાઓ સાથે છે.
કોઈપણ અને તમામ મીટિંગ માટે એજન્ડા બનાવતી વખતે, તમારી જાતને પૂછો, શું અહીં ચર્ચા માટે જગ્યા છે? હું જેનું આયોજન કરી શકતો નથી તેનું શ્રેષ્ઠ સંચાલન કેવી રીતે કરી શકું? હું મારી ચર્ચાને કેવી રીતે કેન્દ્રિત રાખી શકું?
તમારા એજન્ડામાં શામેલ કરવા માટે આ એક મહત્વપૂર્ણ વસ્તુ છે. તમારી ટીમ સાથે સફળતાના તત્વોની ચર્ચા કરવા માટે મીટિંગની તાકીદને સ્થગિત કરવા માટે તે તમારા નેતૃત્વ વિશે વોલ્યુમ બોલે છે. સમયની મર્યાદાઓ, અડચણો, અવરોધો અને પડકારો હોવા છતાં દરેક વ્યક્તિને લાગે છે કે તેમના કાર્યનું મૂલ્ય છે. સારી રીતે થયેલું કામ સંબોધવામાં આવવું જોઈએ, અને તમારી મીટિંગમાં થોડી ક્ષણોનો ઉપયોગ કરીને તમારી ટીમને જે સારું કામ કરી રહ્યું છે તેના પર અભિનંદન આપવા માટે મનોબળ જાળવી રાખવા અને સહાયક કાર્ય વાતાવરણને ઉત્તેજન આપવાનો એક ઉત્તમ માર્ગ છે.
આ એક ઓછી, પણ એટલી જ મહત્વપૂર્ણ શ્રેણી છે. તે તમારી ટીમને યાદ અપાવે છે કે હંમેશા સુધારણા માટે અવકાશ છે. ભલે તમે સમયસરતા, આંતરિક ઓફિસ ગતિશીલતા સાથે સમસ્યાઓ અનુભવી રહ્યા હો, અથવા બજારમાં ફક્ત એક મુશ્કેલ અઠવાડિયું હતું, ખાતરી કરો કે તમારી ટીમ હંમેશા તેમની પાસેથી શું અપેક્ષિત છે તેનાથી વાકેફ છે. તમારા કોફી મગને ડીશવોશરમાં મૂકવું એ ઓફિસના વાતાવરણની સંભાળ રાખવાનો એક નાનો પણ મહત્વનો ભાગ છે, અને જેટલું અગમ્ય લાગે છે, તમારી મીટિંગના ભાગ રૂપે તેનો ઉલ્લેખ કરવાથી સુસંગતતાના મહત્વને વધુ મજબૂત બનાવે છે.
તમે પાર્કિંગ લોટ ઘટના વિશે સાંભળ્યું છે કે નહીં, તમે ચોક્કસપણે તેના મુખ્ય ખ્યાલોનો ઉપયોગ કર્યો છે. તે અનિવાર્યપણે તમામ વિચારો માટે સાઉન્ડિંગ બોર્ડ તરીકે કાર્ય કરે છે જે વર્તમાન મીટિંગ વાતાવરણમાં તરત જ સંબોધિત કરી શકાતા નથી. બધા નવા પ્રોજેક્ટ્સ, વિચારો, પ્રશ્નો અને પ્રશ્નો લોટમાં "પાર્ક" કરી શકાય છે, અને ભવિષ્યની બેઠકો માટે ચર્ચાના મુદ્દા તરીકે નોંધવામાં આવે છે. તેનો અર્થ એ પણ છે કે તમારી પાસે હંમેશા વિચારોથી ભરેલું સ્ટોરેજ યુનિટ છે જેના પર પાછા આવવું જોઈએ, મીટિંગના અંતે તમારી પાસે વધારાની થોડી મિનિટો હોવી જોઈએ. પાર્કિંગ લોટ એ taskન-ટાસ્ક, ઓન-ટ્રેક અને રેકોર્ડ પર રહેવાની એક સરસ રીત છે.
એકંદરે, કાર્યસૂચિની રચના વિશે યાદ રાખવાની સૌથી અગત્યની બાબત એ છે કે તમે હંમેશા એક સામાન્ય ધ્યેય તરફ સાથે કામ કરી રહ્યા છો. તમારે તમારી ચર્ચાને સુસંગત, સમાવિષ્ટ, સર્જનાત્મક અને ઉત્પાદક બનાવવાનું લક્ષ્ય રાખવું જોઈએ. બધા માર્ક્સ હાંસલ કરવા મુશ્કેલ છે, પરંતુ જો તમને એજન્ડામાં તેના માટે સ્લોટ મળ્યો હોય, તો તમે સમયસર ત્યાં પહોંચી શકો છો.
ફ્રીકોન્ફરન્સ.કોમ મૂળ મફત કોન્ફરન્સ ક callingલિંગ પ્રદાતા, તમને જવાબદારી વિના કોઈપણ સમયે, કોઈપણ સમયે તમારી મીટિંગ સાથે કેવી રીતે કનેક્ટ કરવું તે પસંદ કરવાની સ્વતંત્રતા આપે છે.
આજે એક નિ accountશુલ્ક એકાઉન્ટ બનાવો અને મફત ટેલિકોન્ફરન્સિંગ, ડાઉનલોડ-મુક્ત વિડિઓ, સ્ક્રીન શેરિંગ, વેબ કોન્ફરન્સિંગ અને વધુનો અનુભવ કરો.
તમારું ફ્રીકોન્ફરન્સ.કોમ એકાઉન્ટ બનાવો અને તમારા વ્યવસાય અથવા સંસ્થા માટે જરૂરી દરેક વસ્તુની getક્સેસ મેળવો, જેમ કે વિડીયો અને સ્ક્રીન શેરિંગ, ક Callલ સુનિશ્ચિત, સ્વચાલિત ઇમેઇલ આમંત્રણો, રીમાઇન્ડર્સ, અને વધુ.
