જીવનમાં 3 વસ્તુઓ અનિવાર્ય છે: મૃત્યુ, કર અને સભાઓ ...
ઠીક છે ... કદાચ ત્યાં થોડી અતિશયોક્તિ છે પરંતુ જો તમે ક્યારેય કામ કર્યું હોય, તો સંભવ છે કે તમે મીટિંગમાં છો. જ્યારે ઉત્પાદક બેઠકોની ટકાવારી 33 થી 70%વચ્ચે ગમે ત્યાં હોઈ શકે છે, અમે બધા સંમત થઈ શકીએ છીએ કે આપણે તેના બદલે હોઈશું ઉત્પાદક બેઠકો અનુત્પાદક કરતા. ઉત્પાદક બેઠકોનું એક મોટું પરિબળ છે મીટિંગ રોલ્સ, જે અસરકારક સત્રને સુનિશ્ચિત કરવા માટે મીટિંગ સભ્યોની ફરજો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે -- રમતગમતની ટીમ અથવા રસોડામાં વિવિધ રસોઈયા પરના પ્રકારની સ્થિતિ. અહીં 4 મુખ્ય મીટિંગ ભૂમિકાઓ છે જે દરેક મીટિંગને સોંપવી જોઈએ.
"હું માત્ર મીટિંગનો ભાગ નહીં બનીશ, હું ત્યાં મીટિંગનું નેતૃત્વ કરીશ!"
મીટિંગમાં સૌથી મહત્વની સ્થિતિ 3 અલગ અલગ જવાબદારીઓ ધરાવે છે: કોન્ફરન્સ પહેલાં, તેઓ કાર્યસૂચિ, સ્થળ, સાધનો અને ઉપસ્થિતોની યોજના અને સંકલન કરશે, તમામ દુર્ઘટનાઓ, આરક્ષણો અને અનપેક્ષિત કટોકટીઓને સંભાળશે.
કોન્ફરન્સ દરમિયાન, તેઓએ ચર્ચાનું નિર્દેશન કરવું જોઈએ જેથી તે પૂર્વ વિતરણ અને એજન્ડા પર સંમત થાય. મીટિંગની ભૂમિકાઓ સ્થાપિત કરવી અને તમામ ઉપસ્થિતો માટે સમાન બોલવાની તકો સુનિશ્ચિત કરવી, તમામ ઉપસ્થિતોને તમામ વર્કશોપમાં સહયોગ આપવાનું આરામદાયક લાગે તેવું વાતાવરણ, તેમજ તમામ વિચારધારા અને ચર્ચાઓ માટે નેતાની જવાબદારી છે. નેતા પાવર પોઈન્ટ જેવા કોઈપણ સાધનોનો પણ હવાલો ધરાવે છે, સ્ક્રીન શેરિંગ, અથવા અન્ય દ્રશ્યો.
બેઠક પછી, નેતાએ નિષ્કર્ષ અને આગળના પગલાં શું છે તે અસરકારક રીતે વાતચીત કરવી જોઈએ, અને મૂંઝવણ અને બિનકાર્યક્ષમતા ટાળવા માટે તમામ ટીમના સભ્યોને જવાબદારીઓ સોંપવી જોઈએ.
આ બેઠક ભૂમિકા મુખ્ય મુદ્દાઓ રેકોર્ડ કરે છે જે બેઠક દરમિયાન કરવામાં આવે છે. તેઓ ખાસ કરીને અસરકારક રહેશે જો તેઓ એજન્ડા ઘડવો નેતા સાથે, જેથી તેઓ માત્ર એજન્ડાથી પરિચિત ન હોય, તેઓ જ્યારે જરૂર પડે ત્યારે તેમાં ઉમેરી શકે. રેકોર્ડર કોન્ફરન્સ પહેલા એજન્ડાનું વિતરણ પણ કરે છે અને પછી નોંધો અને તારણોનું વિતરણ કરે છે.
આ બેઠક ભૂમિકા દરેક એજન્ડા આઇટમ પર વિતાવેલા સમય સાથે નેતાને મદદ કરે છે. સમયસૂચક પાસે કાર્યસૂચિની સ્પષ્ટ સમજ હોવી આવશ્યક છે મીટિંગ માટે વાતચીતનું માર્ગદર્શન આપો ફાળવેલ સમય સ્લોટને સૂક્ષ્મ રીતે અનુસરવા. વર્તમાન એજન્ડા આઇટમ પર 5-10 મિનિટ બાકી હોય ત્યારે તેઓ તમામ મીટિંગના સહભાગીઓને પણ યાદ અપાવશે જેથી ઉપસ્થિતોને સમય-વ્યવસ્થાપનનું વધુ સારું માપ મળે.
જ્યારે તેઓ માફિયાની ભૂમિકા ભજવે છે ત્યારે કોઈ નાગરિક બનવા માંગતું નથી, પરંતુ સભાની સફળતામાં સહભાગીની ભૂમિકા મોટો ભાગ ભજવે છે. સહભાગીઓની મુખ્ય ફરજ ચર્ચામાં ફાળો આપવાની છે, પછી ભલે તે એજન્ડાની વસ્તુઓ હોય, વિચારમંથન હોય કે આયોજન. સહભાગીઓ ઘણી રીતે નેતાનું વિસ્તરણ છે; તેઓએ કાર્યસૂચિ વસ્તુઓમાં શક્ય તેટલું યોગદાન આપવું જોઈએ, અન્ય લોકો માટે તેમના વિચારો શેર કરવા માટે આરામદાયક વાતાવરણ બનાવવું જોઈએ અને ફાળવેલ સમયનો ટ્રેક રાખવો જોઈએ જેથી મીટિંગ તાત્કાલિક સમાપ્ત થઈ શકે. જો બેઠક બાદ ઉપસ્થિતોની ભૂમિકાઓ વ્યાખ્યાયિત કરવા માટે નેતા ટૂંકા આવ્યા, તો મૂંઝવણ ટાળવા માટે સ્પષ્ટતા કરવાનું કહો.
નિયમિત બેઠકોની અસરકારકતા વધારવા માટે, હું ટીમના વિવિધ સભ્યો વચ્ચે ફરતી ભૂમિકાઓની ભલામણ કરું છું. એકવાર દરેક સહભાગીને દરેક ભૂમિકા સાથે સામાન્ય સમજ અને અનુભવ હોય તો તે નવા મીટિંગ વિચારો, દ્રષ્ટિકોણ અને ભાગીદારીને પ્રેરણા આપશે!
તમારું ફ્રીકોન્ફરન્સ.કોમ એકાઉન્ટ બનાવો અને તમારા વ્યવસાય અથવા સંસ્થા માટે જરૂરી દરેક વસ્તુની getક્સેસ મેળવો, જેમ કે વિડીયો અને સ્ક્રીન શેરિંગ, ક Callલ સુનિશ્ચિત, સ્વચાલિત ઇમેઇલ આમંત્રણો, રીમાઇન્ડર્સ, અને વધુ.
