5 مرحله مدیریت پروژه چیست؟

از بین بردن یک پروژه مستلزم یک سیستم از فرایندها و افراد با استعداد برای انجام کار است. در اصول اولیه ، این یک شاهکار ساده نیست!

تکیه بر کنفرانس ویدیویی برای همکاری با چندین تیم و فرد، نیازمند سازماندهی و پیاده‌سازی کارآمد مدیریت پروژه در دفاتر، بخش‌ها و زنجیره‌های فرماندهی مختلف است. انسجام، ارتباطات و تمرکز از عوامل کلیدی هستند. با هر کسی که سر و کار دارید، چه ذینفع، چه مشتری یا کارمند، از ایده تا اجرا، بخش‌های متحرک زیادی وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند.

هر پروژه ای نیاز به دانش جامع در مورد چرخه عمر پروژه دارد. آگاهی از نحوه عملکرد هر مرحله بینش ارزشمندی در مورد نحوه برخورد با آن ارائه می دهد. اما کنفرانس ویدئویی چگونه به روند شما کمک می کند؟ اجازه دهید نگاهی به چارچوب 5 مرحله مدیریت پروژه بیندازیم.

این مسئولیت مدیر پروژه است که با درک کامل از پنج مرحله مدیریت پروژه، «آغاز» پروژه را بشناسد، برنامه‌ریزی کند و بسازد. این کار برای ارائه یک طرح روشن و مختصر برای چگونگی تبدیل ایده از حالت انتزاعی به ملموس انجام می‌شود. 5 مرحله برای تحقق هر پروژه که توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) تدوین شده است ، به شرح زیر است:

1 شروع
اولین مرحله از چرخه زندگی ، شروع به یک جلسه اولیه نیاز دارد که در مشتری و سرمایه گذاران ظاهر می شود. اینجاست که اهداف ، اهداف ، تردیدها ، نگرانی ها و هرگونه اندیشه و ایده اولیه مورد بحث قرار می گیرد. هنگامی که تصمیم گیرندگان فقط در یک مکان قرار ندارند ، می توانید برای برقراری یک جلسه آنلاین برای چت تصویری یا تماس کنفرانسی به بحث در مورد نکات زیر بپردازید:

• سرمایه گذاران و ذینفعان چه کسانی هستند؟
• چشم انداز و ماموریت تجاری چیست؟
• جدول زمانی برآورد شده چقدر است؟
• برخی از خطرات شامل چیست؟
• چه بودجه و منابعی در دسترس است؟

2 برنامه ریزی
هنگامی که اهداف تعیین و مورد توافق قرار گرفتند ، می توان ایده روشن تری از نتیجه نهایی را بهتر درک کرد. کار برعکس برای تجسم و تدوین مجموعه ای از برنامه ها برای همه برای پیروی از تیم ، آنها را از مرحله شروع به اتمام راهنمایی می کند.

برگزاری جلسات آنلاین به:

• جمع آوری تیم ها
• انتقال جزئیات ضروری
• اهداف و اهداف پروژه را تعیین کنید

مرحله برنامه ریزی برای حفاری 5 جزء زیر بسیار مهم است:

• طراحی ساختار پروژه
• ایجاد اسناد گردش کار
• برآورد بودجه در بخش ها
• گردآوری ، تخصیص و تعیین منابع
• ارزیابی ریسک

3. اعدام
رهبران تیم و مدیران پروژه برای ساختن محصولات قابل تحویل، واسطه شدن برای مشتریان، انجام وظایف، اجرای فرآیندها و موارد دیگر به حرکت در می آیند. ارتباط مستقیم در تمام بخش های پروژه برای موفقیت در تحقق ایده ضروری و حیاتی است. گنجاندن ابزار همکاری می تواند این ارتباط را تسهیل کند و از هماهنگی یکپارچه و به اشتراک گذاری اطلاعات بین اعضای تیم اطمینان حاصل کند.

ضروری برای مرحله اجرا:

• جلسات مکرر
  ماندن در بالای تیم ها با جلسات برنامه ریزی شده آنلاین به شما کمک می کند تا پروژه را مختصر و در مسیر خود نگه دارید. ارتباط به موقع و شفاف از طریق ویدئو کنفرانس یا تماس های کنفرانسی ، نقاط کور کمتر ، کار تیمی بهتر و حرکت سریع اقلام در خط لوله را تضمین می کند.
• شفافیت
  با ادغام سایر ابزارهای دیجیتالی مانند Slack ، Outlook و تقویم Google در پلتفرم ویدئو کنفرانس خود از موانع قابل پیشگیری مانند برنامه ریزی ، استخدام ، دعوت از شرکت کنندگان در جلسات و تعیین اینکه چه کسی مسئول این کار است ، جلوگیری کنید.
• مدیریت تعارض
  مشكلاتي پيش مي آيد با دعوت از افرادی که در تیم های "خط مقدم" هستند ، صحبت کنید و نگرانی ها ، تنگناها یا هر چیزی را که به طور بالقوه می تواند ضعف در زنجیره ایجاد کند ، بیان کنید.
• گزارش های پیشرفت
  به روزرسانی های منظم در طول a به اشتراک گذاشته شد جلسه استندآپ، جلسه huddle یا چت تصویری کار می کند تا جلوتر از منحنی قرار گرفته و مسائل را قبل از وقوع شناسایی کند.

4. نظارت و کنترل
اگر نمی توانید آن را اندازه گیری کنید ، نمی توانید آن را مدیریت کنید. این مرحله نیاز به بررسی دارد تا مطمئن شوید همه چیز با آنچه قبلاً توافق شده بود مطابقت دارد. شاخص های کلیدی عملکرد چیست؟ برای رعایت مهلت ها و پارامترهای مالی چه چیزی باید اجرا شود؟

جلسات آنلاین با افراد کلیدی برای بررسی‌های روتین، بررسی‌ها و گزارش‌های عملکرد برگزار کنید. می‌توانید از طریق کنفرانس ویدیویی، ارائه‌های از راه دور را انجام دهید که شامل گردش کار، اسناد و فایل‌های مهم و هر چیزی است که باید به اشتراک گذاشته و منتشر شود. در جایی که نیاز به کسب بینش بیشتر در مورد فعالیت‌های روزانه تیم دارید، و به خصوص زمانی که آنها در دفتر کار نمی‌کنند - اینجاست که ممکن است نیاز به استفاده از یک نرم‌افزار برای نظارت بر کارمندانی که از خانه کار می‌کنند، داشته باشید. نه تنها به دلایل بهره‌وری، بلکه به این دلیل که تجزیه و تحلیل‌ها می‌توانند به شناسایی گلوگاه‌های فرآیند یا استفاده تیم از برنامه‌های قدیمی کمک کنند.

5. تعطیلی
بستن پروژه به اندازه شروع آن اهمیت دارد. همچنین به عنوان مرحله "پیگیری" نامیده می شود ، در این زمان است که پروژه تکمیل شده آماده پخش زنده برای عموم است. تمرکز اصلی در اینجا بر روی انتشار و تحویل محصول است.

برای مدیر پروژه بسیار مهم است که طول عمر پروژه را از ابتدا تا انتها ارزیابی کند:

1. بررسی عملکرد پروژه
   آیا هر تیمی به اهداف و نشانگرهای خود رسید؟ آیا پروژه در بازه زمانی و بودجه انجام شده است؟ آیا پروژه مشکلی را حل کرد؟ پرداختن به این سوالات و کمک بیشتر برای ارزیابی موفقیت آمیز بودن یا نبودن پروژه.
2. نگاهی به عملکرد تیم
   عملکرد اعضای تیم را می توان به صورت جداگانه برای ارزیابی موفقیت در گروه بررسی کرد. بررسی کیفیت ، KPI ها و جلسات آنلاین برای ارائه بینش واضح تری از عملکرد مفید است.
3. ارزیابی و مستندسازی پایان پروژه
   ارائه جامع اسناد و مدارک حمایتی که رشد پروژه را از زمان تصور تا تحویل به نمایش می گذارد ، تکمیل مناسب برای مشتریان و ذینفعان را تضمین می کند.
4. درخواست نظرات
   ارزیابی نهایی پروژه نگاهی دقیق تر به نقاط قوت و ضعف از ابتدا تا انتها ارائه می دهد. بینش ها را بیابید و برای دفعات بعدی درس بگیرید.
5. رفتن بیش از بودجه
   این که بتوانید ضرر و زیان بودجه و منابع دست نخورده را دقیقاً مشخص کنید ، درک بهتری از موفقیت (یا شکست) ارائه می دهد و به مدیریت ضایعات کمک می کند.

برخی از نکات گفتگوی جلسات آنلاین عبارتند از:

• برداشت های پروژه چه بود؟
• چه فرصت هایی برای رشد وجود دارد؟ بهبود
• برخی از نقاط قوت و ضعف این فرآیند نشان داده شد؟

اجازه دهید FreeConference.com پلتفرم ویدئو کنفرانس مدیریت پروژه واضح و مؤثری را که برای ایجاد انسجام و تمرکز در تمام جنبه‌های مدیریت پروژه ضروری است، در اختیار شرکت شما قرار دهد. با ارائه طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها، ادغام آسان و قابلیت‌های صوتی و تصویری با کیفیت بالا، می‌توانید انتظار داشته باشید که پروژه شما به طور کامل ارتباط برقرار کرده و در آن همکاری شود.