چرا جلسات ممکن است بی تاثیر باشد - و چگونه می توان آنها را برطرف کرد

ما به عنوان یک جمعیت اخیراً مطالعات زیادی را انجام داده ایم تا دریابیم چرا جلسات کار می کنند یا نه.

اغلب، ما آنها را یک سنت ناکارآمد می نامیم. معمولاً به عنوان اتلاف وقت تلقی می شود (مگر اینکه افراد واقعاً آماده آمده باشند) و می توان فرض کرد که همه ما حداقل در یک جلسه ناآماده آمده ایم. پس چه چیزی می دهد؟ چرا اهمیت دادن به جلسات اینقدر سخت است؟ چرا مدیریت آنها اینقدر سخت است؟ چرا ما همچنان آنها را داریم?

مشکل چیه؟

در بیشتر موارد ، بحث جلسات بی اثر حول مفاهیمی از نامزدی, تهیه, ارتباط, خلاصهو توسعه بتن.

ایجاد انگیزه در افرادی که به موضوعات مورد بحث اهمیت نمی دهند ، دشوار است.

وقتی افراد اطلاعات لازم را ندارند ، حرکت به جلو دشوارتر است.

هنگامی که افراد در یک صفحه نیستند میزبانی از بحث های سازنده چالش برانگیز می شود.

تقریباً غیرممکن است وقتی درگیر مسائل پیش پا افتاده روزمره می شوید ، پیش بروید قطعا دستیابی به اهداف زمانی که پروژه ها را نمی توان به موقع به پایان رساند ، آسان نیست.

بنابراین چگونه بهتر می توانیم به جلو حرکت کنیم؟

مشارکت افراد

اکثر مردم می خواهند درباره موضوعاتی که مستقیماً بر آنها تأثیر می گذارد ، بحث کنند. موارد خوبی که در جلسات مطرح می شود بحث پیرامون موضوعاتی است که بخش های مختلف را درگیر می کند ، زیرا منابع تنها برای بحث گروهی اختصاص داده شده است.

وقت بگذارید و در نظر بگیرید که آیا این مسئله بر تیمی که در جلسه با آن صحبت می کنید تأثیر می گذارد یا خیر. آنها از تمایل شما برای گنجاندن آنها قدردانی خواهند کرد.

آمدن آماده

این مهم است که هنگام تصمیم گیری یا جلسات مهم که مستلزم آمادگی است ، به تیم خود کمی سر و کار داشته باشید ، زیرا می خواهید زمان خود را با همه طرفهای درگیر حداکثر کنید. تلاش برای اطلاع رسانی به مردم در حالی که دیگران آماده شده اند ، نشسته اند و منتظر هستند ، راهی عالی برای ناامید کردن و ناهماهنگی تیم شما است.

برای در نظر گرفتن موارد زیر وقت بگذارید: اگر دعوت نامه ای برای شرکت در این جلسه دریافت کرده اید ، آیا اطلاعات لازم را برای شرکت در یک شیوه فعال ، آگاهانه و سازنده در اختیار خواهید داشت؟

درک نقطه

اگر مردم ندانند شما به دنبال چه چیزی هستید ، نمی توانند مفید باشند. آنچه را که از پاسخ های گروه انتظار دارید برای گروه مشخص کنید. رویکرد مبتنی بر س questionال به شما کمک می کند تا پاسخهای مفیدتری از تیم خود دریافت کنید ، اما تنها در صورتی که آنها بدانند که از پاسخهای آنها برای چه چیزی استفاده می شود.

اگر جلسه را برگزار می کنید اطلاع دهید تا بتوانید برای تصمیم گیری بزرگتر اطلاعات خود را جمع آوری کنید. اگر به ایده جدیدی برای یک ایده جدید نیاز دارید ، آن را در دستور کار بیان کنید. اگر به دنبال اجماع تا پایان جلسه هستید ، آن را بنویسید و کاملاً مشخص کنید که هدف نهایی بحث تصمیم گیری در مورد چیزی است.

زمانی را اختصاص دهید تا انتظارات خود را در ابتدای جلسه لیست کنید ، بنابراین همه می دانند چرا آنها را جمع آوری کرده اید.

مدیریت زمان

نگه داشتن گروه زیادی از افراد در موضوع یک چالش است در حالی که نگه داشتن آنها در برنامه تقریباً غیرممکن است. به همین دلیل ، مدیریت زمان خود در هر جلسه بسیار مهم است. این را می توان با استفاده از a انجام داد دستور کار خوب.

هر بخش/سوال/بخش موضوع را در یک بازه زمانی مشخص کنید. این بازه زمانی باید دارای یک عادت باشدزمان زیادی برای بحث ، تجدید نظر و نتیجه گیری داشته باشید. این نکته مهم است که قبل از جلسه توضیح داده شود: اغلب اوقات ، شما در پاسخ خواهید شنید که برخی مسائل یا به زمان بیشتری در هیئت مدیره نیاز دارند یا می توانند به طور قابل توجهی کاهش یابند.

زمانی را در نظر بگیرید که چگونه بهترین زمان خود را در این جلسه بگذرانید. چقدر می خواهید برای هر مورد بحث صرف کنید؟ آیا این بحث زمان بیشتری طول می کشد که ارزشش را دارد؟

رسیدن به اهداف

بدون مشارکت ، آماده سازی ، ارتباطات و مدیریت زمان ، شانس رونق کسب و کار شما بسیار اندک است. جلسات شما سرگردان خواهد بود ؛ شما کارکنان خود را ناامید خواهید کرد ؛ پروژه های شما در پارکینگ سقوط می کنند و می مانند.

تعیین اهداف و تلاش مستمر برای رسیدن به آنها بسیار مهم است. تمام دلیلی که مردم ملاقات می کنند این است که تلاش های خود را در مورد موضوعی خاص با هدف دستیابی به یکپارچگی انجام دهند. اجازه ندهید سابقه ملاقات های کم رنگ ، دلیلی باشد برای رسیدن به جایی که دوست دارید باشد.

برای تعیین اهداف وقت بگذارید و مکرراً آنها را مرور کنید.

چگونه جلسات را برطرف می کنیم؟

اینجا در Freeconference، وقتی کسی نمی تواند یک جلسه تشکیل دهد، این یک وضعیت اضطراری است. ما در بازار جلسات سازنده هستیم و از شما می خواهیم که زمان صرف شده برای همکاری را به حداکثر برسانید، چه از راه دور کنفرانس مجازی، یا شخصاً روی میز اتاق هیئت مدیره.

این که آیا آخرین جلسه شما م effectiveثر بوده است یا خیر ، پس از اتمام آن چه باید بکنید تعیین می کند که جلسه بعدی چقدر می تواند مثر باشد. توصیه ما این است که:

یک دستور جلسه محکم تنظیم کنید.

مردم را درگیر کنید.

کارکنان خود را آماده کنید.

علایق خود را منتقل کنید.

اهداف را تعیین کنید و آنها را متداول کنید.

به زمان آنها احترام بگذارید.

و فراموش نکنید ، قدردانی اندکی راهگشا است. از آنها به خاطر مشارکتشان تشکر کنید ؛ از آنها برای وقت خود تشکر کنید ؛ از آنها به خاطر ایده هایشان تشکر می کنم

ما اگر همکاری نمی کردیم جایی نبودیم. اجازه ندهید دقیقه های جلسه شما هدر برود. به اهمیت جلسات بازگردید.

FreeConference.com ارائه دهنده اصلی تماس رایگان کنفرانسی ، به شما این آزادی را می دهد که چگونه در هر زمان و هر زمان بدون تعهد به جلسه خود متصل شوید.

امروز یک حساب کاربری رایگان ایجاد کنید و از راه دور کنفرانس رایگان ، فیلم بدون بارگیری ، اشتراک گذاری صفحه ، کنفرانس وب و موارد دیگر را تجربه کنید.

[شناسه ninja_form = 7]