حداکثر استفاده را از جلسه خود (دستور کار)

اگر تا به حال مجبور شده اید از طریق یک صندلی بنشینید جلسه بی پایان، احتمالاً شما وقت داشته اید تا راه هایی را ارائه دهید که می توانید آن را متفاوت انجام دهید. جلسات ، اگر برنامه ریزی ضعیفی داشته باشند ، بدون دستورالعمل مختصر واسطه هستند. تصمیم گیری با بحث های غیر متمرکز و عدم مشارکت آگاهانه به هم می ریزد. طراحی یک دستور کار م effectiveثر یکی از راه هایی است که می توانید از قدرت یک تیم قوی استفاده کنید ، زیرا ساختار لازم و محتوای آموزنده را برای انجام صحیح کارها فراهم می کند.

این که آیا جلسه شما روزانه ، هفتگی یا سه ماهه است ، ضرورت داشتن یک جدول زمانی قوی برای حفظ کارآیی ، در گروه های بزرگ و کوچک ضروری است. در زیر برخی از عوامل مهم ذکر شده است که هنگام طراحی دستور کار جلسات خود باید به آنها توجه کنید. موارد زیر را در نظر بگیرید:

مشارکت تیم شما با دستور کار

آیا موضوعی را انتخاب کرده اید که شامل تیمی است که در حال صحبت کردن هستید؟ اکثر مردم می خواهند درباره موضوعاتی که مستقیماً بر آنها تأثیر می گذارد ، بحث کنند. بحث در مورد موضوعاتی که بخشهای مختلف را درگیر می کند ، موضوعات خوبی است که در طول جلسات مطرح می شود ، که منابع آنها فقط به منظور بحث های گروهیبه همانطور که اکثر سازمان ها از طریق a احساس وابستگی متقابل اداری ، بخشهای داخلی اغلب برای هماهنگی و تثبیت تلاشهای خود به زمان ملاقات نیاز دارند.

در نظر گرفتن مشارکت تیم با موضوعات مورد بحث نیز به شما این امکان را می دهد که دستور کار خود را بر اساس مخاطب خود تنظیم کرده و مشارکت مخاطبان را به حداکثر برسانید.

هنگام تنظیم برنامه خود ، از خود بپرسید ، آیا این روی افرادی که من خطاب می کنم تأثیر می گذارد؟

شفافیت دستور کار شما

استفاده از کلمات پر سر و صدا به عنوان جملات موضوعی مهم می تواند اتاق متخصصان را به هم بریزد. اگر افراد در مورد موضوع موضوع روشن نباشند ، میانجیگری در بحث بسیار دشوار است ، چه برسد به اینکه بتوانند به طور م forثر برای آن آماده شوند.

استفاده از اظهارنظرهای س questionال برای مطرح کردن نکات در یک جلسه یک راه عالی برای اطمینان از این است که بحث در واقع مسئله ارائه شده را حل می کند. با استفاده از راه اندازی محصول فرضی موفق ما به عنوان مثال ، این را در نظر بگیرید: چه چیزی برای آن راه اندازی خوب کار کرد؟ با این موفقیت چه بازارهایی را باز کرده ایم؟ از کجا ببریمش؟

هنگام ایجاد موضوعات موضوعی برای جلسات ، از خود بپرسید ، من به دنبال چه پاسخهایی هستم؟ کدام س bestال به ما کمک می کند تا به آنجا برسیم؟

هدف از دستور کار شما

مردم وقتی ناراحت می شوند که متوجه می شوند درخواست از آنها تضمین نمی کند که آنها در فرایند تصمیم گیری نهایی حرفی برای گفتن خواهند داشت. مهم است که هر بحث را بر اساس آنچه که از مخاطبان خود به دنبال آن هستید طبقه بندی کنید. آنچه را که از پاسخ های گروه انتظار دارید برای گروه مشخص کنید. رویکرد مبتنی بر س helpsال به شما کمک می کند تا پاسخهای مفیدتری از تیم خود دریافت کنید ، اما اگر به هر نحوی در مورد اینکه این پاسخها برای چه مواردی استفاده می شود گمراه کننده باشید ، می تواند منجر به ناامیدی شود.

اگر جلسه در حال برگزاری است تا بتوانید برای تصمیم گیری بزرگتر اطلاعات خود را جمع آوری کنید ، آن را اعلام کنید. اگر به ایده جدیدی برای یک ایده جدید نیاز دارید ، آن را در دستور کار بیان کنید. اگر به دنبال اجماع تا پایان جلسه هستید ، آن را بنویسید و کاملاً مشخص کنید که هدف نهایی بحث تصمیم گیری در مورد چیزی است. به این ترتیب ، شما از اجتناب از موضوعات مورد اختلاف اعضای تیم خود که ممکن است دارای تصوراتی از قدرت باشند که در این جلسه خاص اهمیتی ندارند ، اجتناب می کنید.

هنگام لیست انتظارات برای جلسات ، از خود بپرسید ، آیا من به دنبال ورودی ، اطلاعات یا تصمیم نهایی هستم؟ 

به موقع بودن دستور کار شما

این مسئله یک تلاش دو بیتی است ، زیرا به موقع بودن دستور کار شما می تواند سطح آمادگی اعضای تیم شما را تعیین کند. هرچه زودتر دستور کار را به آنها برسانید ، زودتر می توانید از آنها انتظار داشته باشید که عناصری از موضوعات گفتمانی خود را در نظر بگیرند و آماده ارائه اطلاعات خود به شما شوند ، یا اطلاعاتی را جمع آوری کنند تا با شما تصمیم آگاهانه بگیرند. مهم این است که هنگام تصمیم گیری یا جلسات مهم که مستلزم آمادگی است ، به تیم خود سر بلند کنید ، زیرا می خواهید زمان خود را با تمام طرفهای درگیر حداکثر کنید ، و تلاش برای اطلاع رسانی به مردم در حالی که دیگران آماده شده اند بنشینند و منتظر بمانند ، راهی عالی برای این کار است. تیم خود را ناامید و مغایر ترک کنید. 

هنگام اعلام دستور جلسه به تیم ، از خود بپرسید ، اگر من این دستور جلسه را در حال حاضر دریافت می کردم ، آیا خودم به موقع برای آن جلسه آماده بودم؟

مدیریت زمان در دستور کار شما

نگه داشتن گروه بزرگی از افراد در موضوع دشوار است. نگه داشتن آنها در برنامه تقریبا غیرممکن است. به همین دلیل ، ضروری است که یک جزء زمان بندی را در طراحی دستور کار جلسات خود لحاظ کنید. هر بخش/س questionال/بخش موضوعی باید به وضوح در یک بازه زمانی مشخص شود. این چارچوب زمانی باید زمان کافی را برای بحث ، تجدید نظر و نتیجه گیری اختصاص دهد. این نکته مهم است که قبل از جلسه توضیح داده شود: اغلب اوقات ، در نهایت به این نتیجه خواهید رسید که برخی مسائل یا به زمان بیشتری در هیئت مدیره نیاز دارند یا می توانند به طور قابل توجهی کاهش یابند.

هنگام تعیین زمان برای هر بخش از دستور کار جلسه خود ، از خود بپرسید ، چگونه از زمان ما به بهترین نحو استفاده می شود؟ آیا بازخورد آنها گفتگویی را باز می کند که شایسته بحث بیشتر است؟ چقدر می خواهم برای این مورد هزینه کنم؟

پردازش اهداف برنامه خود

پردازش دستور کار شما بیشتر به مراحل مربوط به فرایند همه موارد جلسه مربوط می شود. این سطوح بحث را در بر می گیرد که در طول آن تلاش می کنید کار مورد نظر را به پایان برسانید. توافق بر سر راه هایی که مسائل را مورد بررسی قرار می دهد ، تأثیر جلسه شما را افزایش می دهد. اگر روشی را که می خواهید تیم به هر مسئله بپردازد ، ذکر نکنید ، ممکن است برخی از اعضا در تعریف موضوع دچار حواس پرتی شوند ، در حالی که برخی درباره ارتباط آن با آنها بحث می کنند: هیچکس در نهایت بر شناسایی یا ارزیابی راه حل ها متمرکز نشده است. به

روند رسیدگی به یک مورد باید در دستور کار کتبی که ارائه می دهید ظاهر شود. هنگامی که در جلسه به آن مورد رسیدید ، فرایند مورد نیاز برای رسیدن به توافق را توضیح دهید و به دنبال توافق مذکور باشید.

وقتی برای اولین بار این فرایند را در دستور کار خود تعیین می کنید ، از خود بپرسید ، چگونه می خواهم این بحث را رهبری کنم؟ آیا می خواهم از افراد یا تیم ها بشنوم؟ آیا می خواهم به اتفاق آرا ، گزینه های نظرسنجی یا بحث طوفان فکری داشته باشم؟ چگونه می توان تعیین کرد که یک مشکل حل شده است؟ جلسه ایده آل برای من چگونه است؟

ویرایش دستور کار خود

این ممکن است مهمترین بخش در ایجاد هر دستور کار باشد- درک اینکه آنها همیشه در حال تغییر هستند. هیچ برنامه ای در برابر حماقت زمان ، تاخیرهای غیر منتظره ، روزهای بیماری یا عقب ماندگی مصون نیست. به همین دلیل ، مهم است که بتوانید تغییر کنید. با نزدیک شدن به تاریخ و تحکیم بیشتر امور در زمان واقعی ، بدون شک اهمیت اولویت های دستور کار تغییر خواهد کرد. با پیشرفت پروژه ها ، تیم پیشرفت می کند و بنابراین اهداف برنامه نیز پیشرفت می کند. اولین مورد در هر دستور کار خوب "ویرایش و اولویت بندی دستور کار امروز" است. این برنامه زمان بندی بهترین راه برای اطمینان از این است که تیم شما مطابق آنچه مورد بحث است ، چرا ، به چه مدت و با چه انتظاراتی در روز مطابقت دارد.

هنگام ایجاد دستور کار برای هر جلسه ، از خود بپرسید ، آیا اینجا جایی برای بحث وجود دارد؟ چگونه می توانم آنچه را که نمی توانم برنامه ریزی کنم به بهترین نحو مدیریت کنم؟ چگونه می توانم بحث خود را متمرکز نگه دارم؟

پیشنهادات اضافی در دستور کار

چه چیزی خوب کار می کند

این یک مورد مهم است که باید در دستور کار شما قرار گیرد. این امر بیانگر رهبری شما است که بتوانید فوریت یک جلسه را برای بحث در مورد عناصر موفقیت با تیم خود متوقف کنید. بسیار مهم است که همه احساس کنند کارشان ارزش دارد ، علیرغم محدودیت های زمانی ، موانع ، مشکلات و چالش ها. یک کار خوب انجام شده باید مورد توجه قرار گیرد و استفاده از چند لحظه در جلسه خود برای تبریک به تیم خود به خاطر آنچه که خوب کار کرده است ، راهی عالی برای حفظ روحیه و ایجاد یک محیط کاری حمایتی است.

مواردی که باید بهبود یابد

این یک دسته کمتر ، اما به همان اندازه مهم است. این کمی به تیم شما یادآوری می کند که همیشه جایی برای پیشرفت وجود دارد. این که آیا با مسائل مربوط به به موقع بودن ، پویایی دفتر داخلی یا به سادگی هفته سختی در بازار روبرو بوده اید ، اطمینان حاصل کنید که تیم شما همیشه از آنچه از آنها انتظار می رود آگاه است. قرار دادن لیوان قهوه در ماشین ظرفشویی یک قسمت کوچک اما مهم در مراقبت از محیط اداری است و هرچقدر هم که بی اهمیت به نظر برسد ، ذکر آن به عنوان بخشی از جلسه شما اهمیت قوام را تقویت می کند.

ایده های پارکینگ

چه درباره پدیده پارکینگ شنیده باشید یا نه ، مطمئناً از مفاهیم اصلی آن استفاده کرده اید. این اساساً به عنوان یک تابلوی صدا برای همه ایده هایی عمل می کند که نمی توان فوراً در محیط جلسه کنونی به آنها پرداخت. همه پروژه ها ، ایده ها ، سeriesالات و سوالات جدید را می توان در قسمت "پارک" قرار داد و به عنوان نقاط مورد بحث در جلسات آینده ذکر کرد. این بدان معناست که شما همیشه یک واحد ذخیره سازی پر از ایده دارید که اگر بخواهید در پایان جلسه چند دقیقه بیشتر وقت بگذارید ، باید دوباره به آن برگردید. پارکینگ یک راه عالی برای ماندن در کار ، در مسیر و ثبت است.

به طور کلی ، مهمترین نکته ای که باید در طراحی یک برنامه به خاطر بسپارید این است که شما همیشه برای دستیابی به یک هدف مشترک با هم کار می کنید. شما باید سعی کنید بحث خود را منسجم ، فراگیر ، خلاق و مولد کنید. به سختی می توان به تمام علامت ها رسید ، اما اگر در دستور کار قرار داده اید ، ممکن است به موقع به آنجا برسید.

FreeConference.com ارائه دهنده اصلی تماس رایگان کنفرانسی ، به شما این آزادی را می دهد که چگونه در هر زمان و هر زمان بدون تعهد به جلسه خود متصل شوید.

امروز یک حساب کاربری رایگان ایجاد کنید و از راه دور کنفرانس رایگان ، فیلم بدون بارگیری ، اشتراک گذاری صفحه ، کنفرانس وب و موارد دیگر را تجربه کنید.