3 چیز در زندگی اجتناب ناپذیر است: مرگ ، مالیات و جلسات ...
خوب ... شاید کمی اغراق آمیز باشد اما اگر تا به حال کار کرده اید ، به احتمال زیاد در جلسه ای بوده اید. در حالی که درصد جلسات سازنده بین 33 تا 70 range متغیر است ، همه ما می توانیم موافق باشیم که ترجیح می دهیم در آن شرکت کنیم جلسات سازنده نسبت به موارد غیرمولد یکی از عوامل مهم جلسات سازنده این است نقشهای ملاقات، که وظایف اعضای جلسه را برای اطمینان از یک جلسه مؤثر متمرکز می کند - مانند موقعیت هایی مانند یک تیم ورزشی یا آشپزهای مختلف در آشپزخانه. در اینجا 4 نقش جلسه اصلی است که باید به هر جلسه اختصاص داده شود.
"من نه تنها بخشی از جلسه هستم ، بلکه آنجا را هدایت می کنم!"
مهمترین موضع در جلسه دارای 3 تعهد متفاوت است: قبل از کنفرانس ، آنها برنامه ، محل ، تجهیزات و شرکت کنندگان را برنامه ریزی و هماهنگ می کردند ، همه حوادث ناگوار ، رزروها و شرایط اضطراری غیر منتظره را برطرف می کردند.
در طول کنفرانس ، آنها باید بحث ها را به گونه ای هدایت کنند که از دستور کار از پیش توزیع شده و مورد توافق پیروی کند. این وظیفه رهبر است که نقش های جلسات را تعیین کرده و از فرصت های برابر برای همه شرکت کنندگان اطمینان حاصل کند ، محیطی ایجاد کند که همه شرکت کنندگان در مشارکت در همه کارگاه ها و همچنین طوفان فکری و بحث ها احساس راحتی کنند. رهبر همچنین مسئول هر گونه تجهیزات مانند پاورپوینت ها ، اشتراک صفحه، یا سایر تصاویر بصری.
پس از جلسه ، رهبر باید به طور م whatثر نتیجه گیری و مراحل بعدی را اعلام کند و مسئولیت ها را به همه اعضای تیم اختصاص دهد تا از سردرگمی و ناکارآمدی جلوگیری شود.
این نقش جلسه نکات کلیدی را ثبت می کند که در طول جلسه ساخته شده است. اگر این کار را بکنند ، به ویژه مثر خواهند بود تدوین دستور کار همراه با رهبر به طوری که آنها نه تنها با دستور کار آشنا هستند ، بلکه می توانند در صورت لزوم به آن اضافه کنند. ضبط کننده همچنین دستور کار را قبل از کنفرانس توزیع می کند و یادداشت ها و نتیجه گیری را پس از آن توزیع می کند.
این نقش ملاقات به رهبر در مورد زمان صرف شده برای هر موضوع دستور کار کمک می کند. زمانسنج باید درک روشنی از دستور کار داشته باشد راهنمای گفتگو برای جلسه تا زمانهای تعیین شده را به شیوه ای ظریف دنبال کنید. آنها همچنین به همه شرکت کنندگان در جلسات یادآوری می کنند که 5-10 دقیقه در مورد دستور جلسه فعلی باقی مانده است تا شرکت کنندگان در مدیریت زمان سنجش بهتری داشته باشند.
هیچ کس نمی خواهد وقتی نقش مافیا را بازی می کند غیرنظامی باشد ، اما نقش شرکت کننده در موفقیت این جلسه نقش مهمی ایفا می کند. وظیفه اصلی شرکت کنندگان مشارکت در بحث ها است ، خواه موضوعات دستور کار ، طوفان فکری یا برنامه ریزی باشد. شرکت کنندگان از بسیاری جهات امتداد رهبر هستند. آنها باید تا حد امکان در موارد دستور کار مشارکت داشته باشند ، محیطی راحت برای دیگران ایجاد کنند تا ایده های خود را به اشتراک بگذارند و زمان تعیین شده را پیگیری کنند تا جلسه به سرعت پایان یابد. اگر رهبر بعد از جلسه نقش های حاضران را کوتاه تعریف کرد ، برای جلوگیری از سردرگمی ، توضیح دهید.
برای افزایش اثربخشی جلسات منظم ، من توصیه می کنم نقش ها را بین اعضای مختلف تیم تغییر دهید. هنگامی که هر یک از شرکت کنندگان یک حس کلی و تجربه با هر یک از نقش ها را داشته باشد ، ایده ها ، دیدگاه ها و مشارکت جدید جلسه را الهام می بخشد!
حساب FreeConference.com خود را ایجاد کنید و به همه چیزهایی که برای پیشرفت کسب و کار یا سازمان خود نیاز دارید دسترسی پیدا کنید ، مانند ویدیو و اشتراک گذاری صفحه, زمانبندی تماس, دعوت نامه های ایمیل خودکار ، یادآوری ها، و بیشتر.
