برگزاری جلسات منظم یا تماسهای کنفرانسی برای ایجاد روابط و دستیابی به اهداف مشترک مهم است. با این اوصاف ، هیچ کس دوست ندارد در جلساتی کشیده شود که به طور مستمر ادامه می یابد ، اما کارهای کمی انجام می دهد. برگزاری چنین جلساتی نه تنها می تواند زمان را هدر داده و مانع بهره وری شود ، اما بسیاری از این نوع تماس ها می تواند باعث شود دعوت کنندگان جلسات برنامه ریزی شده شما را جدی نگیرند. در وبلاگ امروز ، ما نکاتی را در مورد نحوه انجام جلسه کنفرانسی که دارای بازدهی بیشتر و زمان کمتری است ، بررسی می کنیم.
این که آیا شما سعی می کنید جلسات را کوتاه تر کنید یا فقط می خواهید مطمئن شوید که همه موارد دستور کار شما در طول کنفرانس شما مورد بررسی قرار می گیرد ، کمی آمادگی همراه با نرم افزار رایگان تماس کنفرانسی می تواند به شما کمک کند تا جلسات را به صورت موضوعی و به موقع نگه دارید.
به جای برگزاری یک جلسه، چرا فقط یک ایمیل انبوه یا یک پیام چت گروهی ارسال نکنید؟
مطمئناً ، ایمیل ها ، پیام های متنی و پیام های متنی آسان هستند - آنها نیازی به برنامه ریزی ندارند و مردم می توانند به راحتی به آنها پاسخ دهند. با این حال، برخی موقعیت ها نیاز به تعامل زنده بیشتر دارند
(بدون تعبیر هدف) تلفن و تماس های ویدیویی کنفرانس نه تنها به ایجاد ارتباطات شخصی بین شرکت کنندگان از راه دور کمک می کند ، بلکه می تواند از نظر تسهیل بحث های زمان واقعی نیز مثرتر باشد. بهترین چیز بعدی برای ملاقات حضوری ، یک ملاقات تلفنی یا ویدیویی با مدیریت خوب ، باعث می شود مطالب بیشتری در مدت زمان کمتر گفته شود.
پس از همه، چه کسی می خواهد از طریق یک رشته طولانی از ایمیل ها بخواند؟
کلید رهبری یک کنفرانس موفق با آماده سازی شروع می شود – دانستن اینکه چگونه یک تماس کنفرانسی را به درستی شروع کنید، کنترل و مدیریت آن را پس از شروع بسیار آسان تر می کند. در حالی که تنظیم یک کنفرانس تلفنی یا کنفرانس ویدیویی بسیار آسان است، همیشه خوب است که خودتان را از قبل با اصول اولیه آشنا کنید، مانند تعیین یک هدف واضح برای کنفرانس، دانستن نحوه دریافت شماره تماس کنفرانس، و نحوه شماره گیری کنفرانس تلفنی.
یکی از مهمترین مراحل برای آماده شدن برای یک کنفرانس تلفنی موفق، ترسیم یک دستور کار است. در حالی که یک برنامه مشخص لزوماً نیازی به تعیین هر دقیقه بحث در طول تماس شما ندارد ، باید به اندازه کافی دقیق باشد تا به عنوان راهنمای آنچه شما قصد دارید به آن بپردازید ، عمل کند. به عنوان مثال ، اگر قصد دارید یک تماس کنفرانسی را به مدت یک ساعت برگزار کنید ، ممکن است بخواهید 15 دقیقه برای بحث در مورد چهار موضوع مختلف اختصاص دهید. البته ، زمان اختصاص هر موضوع دستور کار بسته به تعداد موارد مورد بحث و تعداد شرکت کنندگان مورد انتظار متفاوت است. استفاده از نرم‌افزار کنفرانس رایگان موجود راهی عالی برای پیگیری زمان است، زیرا بسیاری از این سرویس‌ها دارای رابط‌های آنلاین با ساعت‌ها یا تایمرهایی هستند که در ابتدای تماس شما شروع به کار می‌کنند.
با تشکر از راه حل های مختلف کنفرانس رایگان ، به دست آوردن خط اختصاصی کنفرانس هرگز آسان نبوده است. پس از ایجاد یک حساب رایگان ، اکثر سرویس ها یک شماره شماره گیری کنفرانس و یک کد دسترسی منحصر به فرد را به شما اختصاص می دهند که می تواند در هر زمان برای تماس با خط کنفرانس شما استفاده شود. بسیاری نیز ارائه می دهند حق بیمه رایگان و شماره های شماره گیری بین المللی نیز.
در اینجا قسمت پیچیده می آید ... شوخی می کنم! برای شرکت در یک کنفرانس ، شرکت کنندگان به سادگی با شماره گیری شماره ارائه شده تماس گرفته و در صورت درخواست ، کد دسترسی اختصاص داده شده به خط کنفرانس را وارد می کنند. از آنجا که کد دسترسی هر خط کنفرانس منحصر به فرد است ، کد دسترسی مشارکت کنندگان را تعیین می کند که چه کسی به تماس شما وارد می شود (یا وارد نمی شود)!
اطمینان از اینکه تماس کنفرانس شما بدون مشکل انجام می شود به آسانی علامت زدن کادرها است. این چک لیست جلسات FreeConference راهنمای شما برای برنامه ریزی و برگزاری کنفرانس های تلفنی موفق و جلسات وب است.
این که آیا شما یک جلسه را به صورت حضوری ، تلفنی یا از طریق ویدئو کنفرانس میزبانی می کنید ، بسیاری از همین موارد الزامات مدیریت جلسه همچنان اعمال می شود - مانند تنظیم یک دستور کار مشخص ، دعوت از همه افراد مناسب ، و مکالمات مماس به حداقل ممکن برسد. یکی از مزایای کنفرانس های تلفنی و وب نسبت به جلسات حضوری ، با این حال ، سطح کنترلی است که به گرداننده کنفرانس داده می شود. دانستن اینکه چگونه می توان یک تماس کنفرانسی را به طور مثر انجام داد ، بدانید که چگونه از این کنترل ها استفاده کنید.
کنترل‌های ناظم کنفرانس به رهبر جلسه قدرت می‌دهد تا تشخیص دهد که چه کسی می‌تواند یا نمی‌تواند در طول یک تماس کنفرانسی شنیده شود. علاوه بر تنظیمات کنفرانس قابل تغییر، اکثر خدمات نرم افزاری رایگان تماس کنفرانسی به مدیران اجازه می دهد تا کنفرانس های خود را از طریق دستورات صفحه کلید تلفن و کنترل های داشبورد آنلاین کنترل کنند. ویژگی های داشبورد آنلاین مانند سخنران فعال، به ناظران اجازه دهید مراقب افرادی باشند که در حین تماس صحبت می کنند و شرکت می کنند. با فعال کردن ناظران برای ساکت کردن شرکت‌کنندگان مزاحم (بالقوه)، راحت‌تر می‌توان جلسات را در مسیر درست نگه داشت و مکالمات مماس را مهار کرد.
در حالی که میزبانی یک کنفرانس ممکن است ترسناک به نظر برسد، با توجه به ابزارهای مناسب و کمی دانش، انجام یک تماس موفق بسیار آسان است. اگر سوال یا ابهامی دارید، همیشه می توانید به سایت مراجعه کنید صفحه پشتیبانی FreeConference برای ارتباط با کارشناس کنفرانس
پیشگامان فناوری تماس رایگان کنفرانسی ، FreeConference.com و تیم متخصصان آن در اینجا هستند تا به شما در تسلط بر هنر تماس موفق کنفرانسی کمک کنند. تنها با چند کلیک ماوس، می توانید در راه میزبانی تماس های کنفرانسی و جلسات آنلاین خود باشید. ثبت نام امروز!
حساب FreeConference.com خود را ایجاد کنید و به همه چیزهایی که برای پیشرفت کسب و کار یا سازمان خود نیاز دارید دسترسی پیدا کنید ، مانند ویدیو و اشتراک گذاری صفحه, زمانبندی تماس, دعوت نامه های ایمیل خودکار ، یادآوری ها، و بیشتر.
