Proiektu bat abiarazteko prozesua eta talentu handiko gizabanakoen sistema behar da lana egin ahal izateko. Oinarrizko terminoetan, ez da balentria sinplea!
Jarraituz Bideo konferentziak talde eta pertsona anitzekin elkarlanean aritzeko, bulego, sail eta aginte kate desberdinetan antolaketa eta proiektuen kudeaketa eraginkorra behar da. Kohesioa, komunikazioa eta zentralizazioa funtsezko faktoreak dira. Edonorekin ari zaren, interesduna, bezeroa edo langilea izanik, pieza mugikor asko daude kontuan hartu eta gero entregatzeraino.
Proiektu guztiek proiektuaren bizitza zikloari buruzko ezagutza zabala behar dute. Fase bakoitzak nola funtzionatzen duen jakiteak ikuspegi baliotsuak eskaintzen ditu nola heldu. Nola funtzionatzen du bideokonferentziak zure prozesua indartzeko? Ikus dezagun proiektuaren kudeaketaren 5 etapen esparrua.
Proiektuaren zuzendariaren erantzukizuna da proiektuaren "iraupena" ezagutzea, planifikatzea eta eraikitzea, proiektuaren kudeaketaren bost urratsak ondo ulertuz. Honek ideia argia eta zehatza emateko balio du, ideia abstraktu izatetik konkretura igarotzeko. garatua Proiektuak Kudeatzeko Institutuak (PMI) egindako proiektuaren 5 faseak honako hauek dira:
1. Hastapeneko
Bizi-zikloaren faseko lehenengoa, abiatzeak bezeroari eta inbertitzaileei uztartzeko bilera bat eskatzen du. Hor eztabaidatzen dira helburuak, helburuak, zalantzak, kezkak eta hasierako pentsamendu eta ideiak. Erabakiak hartzaileek leku bakarrean ez daudenean, bideo txat edo konferentzia dei baterako lineako bilera bat konfiguratzean oinarritu zaitezke hizpide hauek eztabaidatzeko:
- Nortzuk dira inbertitzaileak eta eragileak?
- Zein da negozio ikuspegia eta eginkizuna?
- Zein da kalkulatutako denbora-lerroa?
- Zein dira arrisku batzuk?
- Zer aurrekontu eta baliabide daude eskuragarri?
2. Plangintza
Helburuak zehaztu eta adostu ondoren, azken emaitzaren ideia argiagoa hobeto uler daiteke. Atzerantz lan egiteak, guztiek jarraitu beharreko plan multzo bat ikusi eta formulatzeko, taldea hastapen fasetik amaierara zuzentzen du taldea.
Egin lineako bilerak honetarako:
- Taldeak bildu
- Transmititu funtsezko xehetasunak
- Proiektuaren helburuak eta helburuak finkatu
Plangintza fasea kritikoa da honako 5 osagai hauek zulatzeko:
- Proiektuaren egitura diseinatzea
- Lan-fluxuaren dokumentuak sortzea
- Sailen arteko aurrekontuak kalkulatzea
- Baliabideak bildu, esleitu eta izendatu
- Arriskuen ebaluazioa
3. Exekuzioa
Taldeko buruak eta proiektuen kudeatzaileak martxan jartzen dira entregagarriak eraikitzeko, bezeroen bitarteko izateko, zereginak betetzeko, prozesuak ezartzeko eta beste. Proiektuaren zati guztietako komunikazio zuzena beharrezkoa eta funtsezkoa da ideia biziarazteko arrakasta lortzeko.
Exekuzio faserako ezinbestekoa:
- Maiz Bilerak
Linean antolatutako bileretan taldeen artean egoteak proiektua labur eta bide onean mantentzen laguntzen du. Bideokonferentzia edo konferentzia bidezko deien bidezko komunikazio puntuala eta argia izateak puntu itsu gutxiago, talde lan hobea eta kanalizazioko elementuen mugimendu azkarra bermatzen ditu.
Transparency
Saihestu bloke potentzialak, hala nola, saihestu daitezkeen oztopoak eragozteko orduan, hala nola programatzea, kontratatzea, parte-hartzaileak bileretara gonbidatzea eta noren ardura den zehaztea, Slack, Outlook eta Google Calendar bezalako beste tresna digitalak zure bideokonferentzia plataforman integratuz.- Gatazkak kudeatzea
Arazoak gertatuko dira. Gertaerak arindu "lehen lerroetako" taldeetakoei gonbita eginez kateko kezkak, botila-lepoak edo katean ahultasuna ekar dezakeen edozer hitz egitera.
- Aurrerapen Txostenak
Aldian aldiko eguneratzeak standup bilera, Huddle saioak edo bideo txatak kurbaren aurretik egoteko eta arazoak gertatu aurretik identifikatzeko balio du.
4. Jarraipena eta kontrola
Neurtu ezin baduzu, ezin duzu kudeatu. Fase honek egiaztatu behar da dena aurretik adostutakoarekin bat egiten duela ziurtatzeko. Zein dira errendimendu adierazle nagusiak? Zer ezarri behar da epeak eta finantza parametroak betetzeko?
Egin lineako bilerak funtsezko jokalariekin ohiko kontrolak, berrikuspenak eta errendimendu txostenak lortzeko. Urruneko zuzendaritza dezakezu aurkezpenak lan-fluxuak biltzen dituzten bideokonferentzien bidez, dokumentu eta fitxategi garrantzitsuak, eta partekatu eta zabaldu behar den guztia.
5. Itxiera
Proiektua ixtea hastea bezain garrantzitsua da. "Jarraipen" fasea ere deitua, garai honetan amaitu da proiektua jendaurrean jartzeko prest. Hemen ardatz nagusia produktuaren kaleratzea eta entrega da.
Kritikoa da proiektuaren zuzendari batek proiektuaren bizitza iraupenetik hasierara arte ebaluatzea:
- Proiektuaren errendimendua ikertzen
Talde bakoitzak bere golak eta markak jo al zituen? Proiektua aurrekontu eta epeen barruan gauzatu al da? Proiektuak arazoren bat konpondu al du? Galdera hauei eta laguntza gehiagori aurre eginez proiektuak arrakasta izan zuen edo ez ebaluatzeko.
- Taldearen errendimenduari begira
Taldekideen errendimendua banan-banan sakondu daiteke taldearen arrakasta ebaluatzeko. Kalitate kontrolak, KPIak eta lineako bilerak funtzionatzen dute errendimenduari buruzko ikuspegi argiagoa emateko.
- Proiektuaren itxiera ebaluatzea eta dokumentatzea
Aurkezpen zehatzak proiektuaren hazkundea erakusten duen dokumentu osagarriak biltzen ditu, bezeroek eta interesdunek osatze egokia ziurtatzen dute.
- Berrikuspenak eskatzea
Proiektuaren azken ebaluazioak indarguneak eta ahultasunak hurbiletik aztertzen ditu hasieratik bukaerara. Bilatu ideiak eta ikasi ikasgaiak hurrengoan.
- Aurrekontua gaindituz
Aurrekontu galera eta ukitu gabeko baliabideak zehazteko gai izateak arrakasta (edo porrota) hobeto ulertzen du, eta xahutzea kudeatzen laguntzen du.
Lineako topaketa batzuen artean daude:
- Zein izan ziren proiektuaren erosketak?
- Zein dira hazkunderako aukerak? Hobekuntza
- Zein izan ziren prozesuaren bidez erakusten diren indargune eta ahulguneak?
Utzi FreeConference.com-i zure enpresari argia eta eraginkorra eskaintzen proiektuen kudeaketa bideokonferentzia plataforma beharrezkoa da proiektuen kudeaketaren alderdi guztietan kohesioa eta zentralizazioa sortzeko. Ezaugarrien eskaintza zabalarekin, integrazio errazekin eta kalitate handiko bideo eta audio gaitasunekin, zure proiektua ondo komunikatu eta elkarlanean aritzea espero dezakezu.
