Bilera formal eraginkorra egiteko gakoa ondo pentsatutako agenda da. Bilera buruzko informazio zehatzarekin aldez aurretik agenda idatziz aldez aurretik prestatzen duzunean, parte hartzen duten guztientzat denbora aurreztuko duzu, baina emaitza arrakastatsua izango da.
Hona hemen bilera agenda eraginkorra sortzerakoan beti sartu beharko zenituzkeen 5 elementuak:
5. Definitu bileraren helburua. (Edo golak)
Hau izan liteke agendako atalik garrantzitsuena. Bileraren xedea eta amaieran espero duzun emaitza edo erabakia zehazten ditu. Parte hartzen duten guztiek argi ulertzen dute zer lortu nahi duzun eta haien parte hartzea zergatik baloratzen den.
Agendak helburuarekin hastea dakarrenean, azken emaitzara gehiago zentratzen zara. bileraren gainerako agenda sortu bitartean, zure bileraren eraginkortasuna hobetzen hasi aurretik ere.
Ikusi bilera-zerrenda!
4. Azal ezazu eztabaidarako bileren agendako gaien zerrenda
Bileraren helburua finkatu ondoren, prestatu bilera eztabaidatzeko gai garrantzitsuen zerrendarekin.
Eztabaida gai bakoitzak bileraren helburua lortzen lagundu behar du. Zerrenda laburra izan daiteke, baina behar bezain zehatza izan behar da, taldekideek taldeko bilera prestatu ahal izateko ekarpen eraginkorra egin dezaten.
Metodo arrunta gai bakoitza galdera gisa kokatzea da. Honek zure parte-hartzaileen pentsamendu prozesua abiarazten du eta topaketaren helburuari buruzko bere erlatibitatea egiaztatzen du.
Gai bakoitzak jabea eta zehaztutako denbora izan behar du gaia jorratzeko. Gaiaren jabetzak erantzukizuna eskaintzen du. Denbora tarte batek bilera ordutegian mantentzen du. Deskargatu gure doako bilera agenda hemen: FreeConference Bilera Agenda Deskargatu
3. Identifikatu beharrezko parte-hartzaileen zerrenda
Erronka bere burua aurkezten da, ez nor gonbidatu erabakitzerakoan, baizik eta nork ez gonbidatu. Bileran benetan egon behar duten pertsonak bakarrik egon beharko lirateke zerrenda honetan.
Bileraren helburuak zehaztu eta bilera gaiak esleitu badituzu, oinarri onak izan beharko zenituzke parte-hartzaileen zerrenda osatzeko. Hori kontuan hartuta, egin hiru galdera zeure buruari bilera partaide bakoitza aztertzerakoan. Galderen bat baietz erantzuten baduzu, gehitu agendako gaien zerrendara:
- Bilera helburua lortzeko, present egon behar al du?
- Ezagutza edo esperientzia baliotsua al du emaitzan eragina izan dezakeena?
- Helburuaren azken emaitzak zuzenean eragiten al dio?
Ziur ez bazaude, pentsa ezazu bere presentzia hautazkoa izatea. Bileraren ondorengo laburpena, grabazioa edo transkripzioa bidal ditzakezu beti. Oharrak jasotzen dituen bileraren minutuak, ez dira beti beharrezkoak.
Enpresa bileren inguruko kexa handienetako bat denbora galtzea dela da. Bilerak kudeatzea errazagoa da sinkronizazioak 30 minutu inguru egoten direnean. Zure lankideen denbora errespetatu denbora galdu edo emaitzak galdu gabe.
2. Utzi atal bat ekintza gaietarako eta gaiez kanpoko eztabaidetarako bileraren agenda amaitzean
Jarraipena bilera bera bezain garrantzitsua da. Beheko aldean bileraren agenda txantiloia, onuragarria da atal bat sartzea non parte-hartzaileek oharrak har ditzaketen, ekintza-elementuak, erabakiak eta eramateak dokumentatzeko. Atal hau izateak bileran ateratako ondorioak antolatzen ditu eta bertaratuek ondoren egin behar den prozesua ikus dezakete.
Topaketan ustekabeko gaiak sor daitezke azken helburutik aldentzen dutenak. Bidean eta garaiz jarraitzeko, "aparkatu" gai ez den eztabaida "Aparkalekuan", normalean agenda amaieran, aurreko bileratik kanpo berriro ikusteko. Honen beste ohiko terminoa hau da: "Konektatu dezagun lineaz kanpo".
1. Azkenik, baina ez gutxienez, egiaztatu bileraren xehetasunak, hala nola, ordua, lekua eta konferentziaren logistika
Hau bereziki garrantzitsua da bertaratutakoek urrunetik parte hartuko badute zure bileran. Ziurtatu konferentziaren xehetasun guztiak ondo zehaztuta eta zuzenak direla, telefono zenbakiak, sarbide kodea eta zure lineako bilera gelarako estekak barne.
Edo, sortu bilera FreeConference.com webgunearekin eta konferentziaren xehetasunak gonbidapen eta abisu guztietan bilduko dira, zure bileraren agendarekin batera.
Saiatu agenda gutxienez 48 ordu lehenago bidaltzen.
Aurretiaz ohartarazten diete bertaratzen direnei batzordearen bilera prestatzeko denbora eta ordutegian gatazkarik ez dutela ziurtatzeko.
Saiatu agenda gutxienez 48 ordu lehenago bidaltzen.
Aurretiaz ohartarazten dutenei bilera prestatzeko denbora eta ordutegian gatazkarik ez dutela ziurtatzeko.
