Las conferencias telefónicas de negocios son esenciales para mantener a todos en su empresa conectados e informados, pero por lo general olvidan rápidamente el hecho de que las conferencias telefónicas también deben ser productivas.
Dato curioso: ¿sabías que nadie está realmente prestando atención en sus conferencias telefónicas?
Ahora que ha hecho este descubrimiento revolucionario, ¿cómo puede mantener la atención en su (seguramente) importante conferencia telefónica de negocios? Bueno, nuestra guía debería poder prevenir su mayor temor infantil / realidad adulta: nadie lo está escuchando.
Si está usando un nuevo software para su llamada de conferencia, ¡asegúrese de saber cómo usarlo! Intente programar una llamada de práctica donde pueda aprender Características, incluido cómo silenciar el micrófono y cualquier persona (o todas) las personas que llaman. Seamos sinceros; todos hemos sido parte de esa reunión en la que el líder NO tiene idea de lo que está haciendo y termina pareciendo un tonto por ello. ¡No quieres que seas tú!
Es importante que todos los participantes comprendan por qué están allí y qué se espera de ellos. Solo recuerde mantener sus objetivos realistas. Una sola conferencia telefónica de una hora no va a resultar en una estrategia de marketing completa, pero es un gran lugar para intercambiar ideas, decidir un proceso y asignar responsabilidades. Planifique cuánto tiempo durará la llamada, qué temas se cubrirán, quién hablará y qué información se requerirá.
A continuación, elija el espacio adecuado para atender su conferencia telefónica. Cerrar la puerta de su oficina debería ser suficiente si lo está tomando solo, o puede trasladarse a una sala de conferencias si toma la llamada con otras personas. Si eres ejecutando la llamada en una oficina abierta, la llamada puede ser un poco más difícil, pero aún manejable. Asegure una llamada sin interrupciones dirigiéndose al espacio temprano para probar los parlantes y cualquier otro dispositivo electrónico necesario, como proyectores.
Si está utilizando una presentación adjunta con su llamada, es una buena idea enviarla de antemano para que todos puedan saltar a la llamada preparados. Tenga cuidado con las presentaciones más largas, ya que son bien conocidas para matar la atención. Compartir pantalla a través de un servicio de conferencia web también es una excelente manera de mantener a todos en la misma página en tiempo real, eliminando la posibilidad de que alguien no pueda seguir la conversación.
A medida que su llamada llega a su fin, haga un breve resumen de lo que se discutió y de las soluciones a las que se llegó durante la reunión. Deje tiempo adicional para cualquier pregunta adicional y asegúrese de que todos se sientan incluidos al salir de la llamada. Si hay "próximos pasos", verifique para asegurarse de dar seguimiento a las responsabilidades de cada persona y proporcionar a sus participantes su información de contacto en caso de que surjan problemas. Algunas personas pueden tener preguntas para los oídos de todos y otras pueden justificar una llamada por separado; aprenda a detectar la diferencia para evitar que las personas en una llamada ya no sean relevantes para ellos.
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