Las reuniones de personal sentadas a la antigua son difíciles de organizar, costosas en el tiempo del personal y crean cuellos de botella de información debilitantes. Las reuniones semanales son como obstrucciones en las arterias de una organización. Afortunadamente, existe una alternativa saludable y baja en calorías. Una nueva herramienta de comunicación de oficina llamada Slack permite a las personas de las organizaciones compartir información sin esfuerzo con varios equipos, y la tecnología de llamada en conferencia gratuita permite que esos equipos se reúnan en un instante y utilicen la información para tomar decisiones rápidas. La integración de Slack con las conferencias telefónicas es la forma más sencilla de hacer que una organización se sienta bien y tenga un mejor rendimiento.

Mantener los equipos organizados

Slack está organizado en una pequeña "sala de chat" en tu escritorio, con todas las personas con las que te comunicas organizadas en equipos. Un equipo podría ser solo usted y su supervisor, por lo que puede tener una discusión privada sobre si puede tomarse libre el próximo viernes porque los Azulejos llegaron a los play-offs. Su equipo principal puede ser un departamento, como el de ventas.

Donde Slack realmente brilla es en el ensamblaje sin esfuerzo de equipos de proyectos que incluyen personas seleccionadas en diferentes departamentos, o esas "personas sin hogar" en las organizaciones: los creativos.

Siempre en contacto

A primera vista, Slack puede parecer "más correo electrónico", pero Slack filtra el mundo exterior y transmite su comunicación dentro de la oficina por equipo. Funciona como pequeñas ventanas de mensajes de texto, mantiene la comunicación maravillosamente breve y tiene un lugar para adjuntar enlaces a documentos y videos para una distribución conveniente, especialmente en forma de borrador para la colaboración, y nuevas ideas para la inspiración.

Por supuesto, puede activar o desactivar las notificaciones, por equipo o persona, y transmitir las notificaciones a los teléfonos celulares, lo que le permite a su jefe encontrarlo rápidamente sin tener su número de teléfono personal para enviar mensajes de texto.

Ahora tiene una pequeña ventana práctica para vigilar de qué están hablando sus equipos, que puede mirar cuando tenga tiempo o ignorar cuando esté ocupado.

Romper los cuellos de botella de la información

Preguntas como "¿Cuánto nos queda en el presupuesto para XYZ" pueden ser respondidas rápidamente por la persona que sabe y enmendadas por un tercero como "Atención, acabo de gastar $ 500 de eso ayer que contabilidad aún no ha visto. "

Slack elimina la fricción y el "arrastre" donde las personas se ralentizan en sus trabajos porque necesitan una pieza de información crucial que no obtendrán hasta una reunión semanal de personal o algún otro cuello de botella de información anticuado.

Pero hay una cosa que Slack no hace.

Guinda del pastel: integración de Slack con conferencias telefónicas

A veces, surge una situación en la que todo el grupo necesita unir sus cabezas y tomar una decisión. Con un equipo de dos, lo harías Sólo contesta el teléfono. "Jefe, necesito comprar las entradas ahora mismo: ¿puedo tener el día libre para ir al juego de los Azulejos o estaré enfermo ese día?"

Pero, ¿qué hacer cuando necesita los cerebros de 12 personas repartidas en 5 departamentos? Esperar la próxima reunión mata la eficiencia, pero tomar una decisión sobre la marcha sin la mente del grupo puede provocar un desastre. Dos cabezas son realmente mejores que una.

Voilà-la conferencia telefónica.

Las conferencias telefónicas se sincronizan perfectamente con Slack porque permiten que un equipo de cualquier tamaño Sólo contesta el teléfono.

Cuando realmente necesita a todos, puede configurar el tiempo de una llamada de conferencia corta a través de Slack, Google Calendar Sync or Complemento de Outlook.

Ingrese al Llamadas recurrentes función en la teleconferencia para enviar un Invitaciones para todos en minutos, ponga a todo su equipo en la misma página, tome una decisión y termine en menos de diez minutos.

Las conferencias telefónicas se diseñaron para organizar largas reuniones entre equipos de todos los continentes, pero son fantásticas en resumen, reuniones de poder entre equipos en un edificio y todo lo demás.

Funciones clásicas

Lo mejor de las conferencias telefónicas es la calidad del audio, ya que ayuda a todos a escuchar los sutiles matices de cómo se sienten exactamente los demás. Pero Cara a Cara puede resultar muy útil a la hora de tomar decisiones importantes. Para eso, elige Videoconferencia.

Compartir pantalla es lo que convierte su teleconferencia en una Conferencia web, para que cada participante pueda ingresar a los documentos en la pantalla común y adjuntar documentos o videos relevantes.

Si partes de su equipo están en tránsito en algún lugar, pueden usar el Aplicación de llamada en conferencia móvil para conectarse desde cualquier lugar.

Poniendo la reunión sentada en su lugar

Las reuniones sentadas son una "especie en peligro de extinción", pero es poco probable que se extingan por completo.

Fueron un paso importante en la evolución de las reuniones y aún ofrecen un agradable descanso social donde la gente puede charlar antes de la reunión con un café y un plato de frutas. Tienen su lugar en la formación de equipos, junto con retiros y noches de bolos.

Pero las reuniones sentadas son cuellos de botella de información que su organización no puede permitirse, y consumen tanto tiempo del personal que hacen que todos se muevan por los ascensores y pasillos para reunirse.

Una vez al mes es bueno para una reunión.

Las conferencias telefónicas se configuran de forma gratuita y son tan flexibles que, literalmente, puede reunir un equipo y tomar una decisión en diez minutos sin interrumpir el flujo de trabajo de nadie. Incluso puedes usar Grabación de conferencias telefónicas para crear un registro MP3 de la reunión para quienes no pudieron asistir, y para las minutas.

Romper los cuellos de botella de la información de la oficina con la integración de Slack con conferencias telefónicas es como la forma más sencilla de hacer que una organización se sienta bien y tenga un mejor rendimiento.