Si bien las reuniones son importantes para facilitar la colaboración durante la reunión de un proyecto, pueden ser una gran pérdida de tiempo. De hecho, la mayoría de las personas consideran que alrededor de la mitad de las reuniones a las que asisten son una "pérdida de tiempo", y esto no solo los frustra, sino que también les dificulta permanecer concentrados en la tarea que tienen entre manos.
Como resultado, es fundamental que encuentre formas de hacer que las reuniones de su proyecto sean más productivas. Hacerlo ayudará a cambiar la forma en que su equipo ve las reuniones, lo que luego las convertirá en un espacio útil para que las personas busquen ayuda para resolver los problemas, ofrezcan sugerencias a los demás y obtengan actualizaciones sobre el estado general del proyecto.
Esto es más fácil de decir que de hacer, así que para ayudarle a aprovechar al máximo su próxima reunión de proyecto, asegúrese de emplear las siguientes tácticas de reunión.
Lo primero que debe hacer para tener una reunión de proyecto más productiva es determinar qué se discutirá exactamente cuando todos estén en la misma sala. Armar una agenda te ayudará a responder la pregunta "¿para qué es esta reunión?" lo que ayuda a aclarar si la reunión es realmente necesaria o no.
Además, es importante que envíe esta agenda a todos los participantes de la reunión con al menos un día completo de anticipación. Esto les ayudará a tener una idea de de qué se trata la reunión y, en caso de que vayas a discutir algo nuevo, ayudará a las personas a empezar a pensar en las cosas antes de entrar a la reunión.
En este punto, si hay algo más que le gustaría que la gente hiciera antes de venir a la reunión, asegúrese de decirlo en su agenda. Por ejemplo, si desea que lean algo, o si desea que recopilen algunos datos, entonces es inteligente decirles que lo hagan de antemano para que pueda comenzar de inmediato cuando comience la reunión del proyecto.
Parte de lo que hace que una reunión se sienta improductiva es exceder el tiempo asignado. Las reuniones existen para propósitos específicos, y si comienza a desviarse de la tarea en cuestión, entonces es fácil quedarse sin tiempo y necesita extender la reunión o finalizarla sin lograr su objetivo.
Una buena forma de evitar que esto suceda es establecer un límite de tiempo para cada tema de la agenda y ceñirse a él. Si surge algo que va a hacer que se exceda el tiempo asignado, entonces considere presentar ese punto; siempre puede programar otra reunión con otro grupo de personas para revisarla más tarde. Dividir el trabajo de esta manera también ayudará a que su equipo de proyecto sea más exitoso.
Finalmente, también puede usar temporizadores para ayudarlo a respetar los límites de tiempo y mantener su reunión según lo programado. Hacer esto no solo te ayudará a ser más productivo, sino que también demostrará a tu equipo que respetas su tiempo y harás todo lo posible para evitar desperdiciarlo.
Parte de la clave para una reunión de proyecto productiva es asegurarse de que estén presentes las personas adecuadas, y solo las personas adecuadas. No hay nada peor que pasar una hora dentro de una reunión a la que no era necesario asistir, y si esto sucede, es en gran parte porque el organizador de la reunión no dedicó suficiente tiempo a preguntar quién realmente necesitaba estar allí.
Para ayudarlo a hacer esto, considere los diferentes tipos de reuniones que puede tener, tales como:
Las herramientas que utilice también desempeñarán un papel importante en la determinación de la productividad de sus reuniones. Por ejemplo, el uso compartido de pantalla, las videoconferencias y la pizarra digital facilitan la colaboración con las personas en la sala, lo que hace que la reunión sea más eficiente. Y todas estas herramientas y más son ofrecidas por Freeconference.com.
La importancia de contar con las herramientas adecuadas es aún mayor en los lugares de trabajo actuales. Muchas empresas tienen varias ubicaciones o permiten que las personas trabajo remoto, lo que significa que las personas se encuentran dispersas en diferentes ciudades o países. El uso de la tecnología adecuada puede hacer que parezca que todos están en la misma sala, lo que facilita la realización de una reunión de proyecto productiva.
Asegúrese de incluir a su equipo en el proceso de planificación de la reunión y recopile sus comentarios para que pueda mejorar su proceso de reunión. Emplear las tácticas discutidas aquí lo ayudará a transformar sus reuniones de molestas pérdidas de tiempo en oportunidades para colaborar e innovar.
Sobre el Autor: Kevin Conner es un emprendedor que posee varias empresas, entre ellas Búsqueda de banda ancha, un servicio dedicado a ayudar a las personas y las empresas a encontrar la mejor conexión a Internet de banda ancha. Dirigir y hacer crecer sus negocios implica una amplia planificación y gestión de proyectos, y a Kevin le gusta compartir sus experiencias con otros para ayudarles a tener éxito.
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