Las conferencias telefónicas son una herramienta de comunicación eficaz para desarrollar el espíritu de equipo y una buena "cultura corporativa". Aunque la organización se beneficia de las conferencias telefónicas bien realizadas a través de una mayor productividad y rentabilidad, los empleados también se benefician, porque es mucho más divertido trabajar en un lugar de trabajo feliz y comprometido.
Es decir, si todos se unen y saben cómo ser un buen comunicador de conferencias. A continuación, presentamos cinco consejos sobre cómo contribuir a desarrollar el espíritu de equipo con las teleconferencias y por qué valen la pena hacerlo.
Una de las razones por las que las conferencias telefónicas son tan efectivas es porque respetan el tiempo de todos. Al eliminar el tiempo de viaje, incluso cuando las personas trabajan en el mismo edificio, ahorran horas y horas de tiempo del personal.
Tiene mejores cosas que hacer que ir a una reunión.
Ahorrar tiempo permite programar una comunicación más frecuente, lo que es mejor para todos, ya que la falta de comunicación es una gran fuente de disfunción en las organizaciones.
Por cada minuto que llega tarde a una llamada con 15 personas, pierde 15 "minutos persona" del tiempo de todos. Perder el tiempo es como tirar basura. Una vez que la primera persona arroja un pedazo de basura en un lugar público, todos lo hacen. ¡No seas esa primera persona!
Si es nuevo en las conferencias telefónicas, llegue 10 minutos antes y busque un amigo que lo ayude a sentirse cómodo con la tecnología. Si es un profesional experimentado, dos minutos antes está bien, por lo que puede iniciar sesión en el escritorio compartido, revisar la agenda, llevar su mente a la reunión y estar listo para comenzar cuando el reloj marque.
Otra razón por la que se acaban las conferencias telefónicas líneas telefónicas reales (no Skype o VOIP) son tan buenos que la excelente calidad de audio hace posible que todos escuchen las sutiles señales de "lenguaje corporal" que necesitan para entenderse verdaderamente.
Si alguien está molesto, todos deben saberlo para poder ayudar. Si alguien está extasiado porque acaba de cumplir un gran hito, esa emoción en su voz es lo que vino a escuchar.
Ayudar a las personas, celebrar el éxito y compartir buenas ideas es la forma en que utiliza la teleconferencia para desarrollar el espíritu de equipo y mejorar sus resultados.
Desafortunadamente, incluso el ruido de fondo de la ubicación de una persona que llama mal elegida puede arruinar una buena conferencia telefónica. Es por eso que configurarse correctamente hace que todo salga bien.
Debe estar en un lugar silencioso, donde el ruido de fondo no se filtre en la llamada ni lo distraiga, y necesita un teléfono de buena calidad, para que todos puedan escuchar todo lo que necesitan.
Si a la persona que lo invitó a la conferencia telefónica realmente no le importara lo que pensara del tema que se estaba discutiendo, le habría enviado una copia de un correo electrónico grupal.
Estás invitado a la llamada porque alguien quiere tu cerebro. No quieren la mitad de tu cerebro, mientras lees algunos archivos o envías algunos correos electrónicos.
Nunca realice múltiples tareas en una conferencia telefónica.
La otra cara de la moneda es si estás realmente concentrado y sientes que quieres hacer una contribución, Ir a por ello! Es una tragedia cuando alguien sofoca una buena idea en una conferencia telefónica.
Te invitaron a participar, así que no seas tímido.
Cuando hable, preséntese para que todos sepan quién es usted, incluso si se registra después de uno o dos minutos de silencio. Mantenga su teléfono cerca de su boca o acérquese al micrófono. Comience con "¿Pueden todos oírme?" Habla despacio y no te preocupes por ser demasiado ruidoso. La gente siempre puede rechazarlo, pero si no es lo suficientemente ruidoso, perderá el tiempo.
Una vez que haya superado la "prueba de sonido", exprésese. Para eso estás ahí. Cuando tome la palabra, transmita su idea con claridad. Al mismo tiempo, es bueno tener en cuenta cuándo está hablando la mayoría de las veces en una conferencia telefónica. Hablar es divertido, pero puedes tener demasiadas cosas buenas. Compartir la palabra fomenta el espíritu de equipo.
Nuevamente, si es su primera conferencia telefónica, obtenga ayuda técnica para configurar y asegúrese de preguntar si su teléfono suena bien. ¿Puede la gente escucharte cuando hablas? ¿Estás creando ecos? Usar un teléfono inteligente de buena calidad está bien, pero silencia las posibles alertas.
Si solo tiene un altavoz barato, puede escucharlo, pero solo hable por los auriculares. Use el botón de silencio de su teléfono cuando no esté hablando y no ponga la llamada en espera, para no transmitir Muzak en una discusión importante.
"Gracias por llamar a RamJac Corporation. Debido al alto volumen de llamadas ..."
Además, recuerda que existen herramientas que te facilitarán la vida a la hora de gestionar llamadas con fines profesionales. Por ejemplo, en lugar de depender de los antiguos servicios de línea fija analógica, usar aplicaciones de números de teléfono de negocios hará que la experiencia sea más fluida y conveniente tanto para usted como para las personas con las que está hablando.
Las conferencias telefónicas tienen que ver con desarrollar el espíritu de equipo al compartir información importante y tomar decisiones juntos. No seas tímido y no te preocupes por todos los pequeños detalles técnicos. Si tiene un buen teléfono y una ubicación tranquila, está ganando. El equipo puede ayudarlo a obtener los niveles de volumen correctos.
Un famoso comediante dijo una vez: "El 90% de la vida está apareciendo". Llevar toda su concentración y energía a una conferencia telefónica es la forma más importante de ser un buen interlocutor.
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