A medida que más y más organizaciones se mueven en línea, las conferencias y presentaciones web se están volviendo cada vez más populares. Aunque el software de conferencias es cada día más sofisticado, una reunión o presentación virtual siempre será diferente de un powwow en persona. Eso no quiere decir eso reuniones virtuales son inferiores al modelo más tradicional. Las conferencias web tienen varias ventajas sobre las charlas en persona, pero tienen sus propios requisitos únicos. Para ayudarlo a organizar una presentación o reunión virtual cautivadora y memorable, hemos compilado una lista de 6 reglas de oro para hacer que las conferencias web sean atractivas. Solo recuerde: ¡una conferencia web exitosa requiere mucho trabajo!
La preparación es invaluable para el éxito en casi todas las facetas de la vida, pero cuando se trata de crear una experiencia agradable presentación virtual, es aún más vital. En la semana previa a la reunión, asegúrese de enviar una agenda a todos los asistentes, lo cual es particularmente importante si está organizando varios oradores. Las imágenes, como diapositivas o videos, también deben enviarse antes de la reunión. Esto le dará a su equipo la oportunidad de familiarizarse con el contenido. Además, asegúrese de enviar la información de inicio de sesión (códigos de acceso, URL y números de llamada) al menos con un día de anticipación para que los participantes puedan actualizar su software si es necesario. Siempre proporcione a cada participante una forma de comunicarse con usted fuera de línea en caso de que experimenten dificultades técnicas.
2. No sacrifiques las charlas y los rompehielos:
Al organizar una reunión virtual, es tentador lanzarse directamente a la agenda en el momento en que la última persona inicia sesión. ¡Luche contra esta tentación! Las reuniones en persona rara vez se estructuran de esta manera. A menudo hay una pequeña charla y una ligera mezcla antes de pasar a las tachuelas de bronce. Esto es vital para construir una relación positiva con su equipo, lo que facilitará la colaboración en el futuro. Integre un elemento social en su evento virtual comenzando con un rompehielos. Simplemente pregúntele a cada miembro del equipo qué hizo el fin de semana o una pregunta similar antes de comenzar con la tarea en cuestión.
3. Manténgalo en silencio y minimice el ruido de fondo:
Las alarmas de los autos, los radiadores ruidosos y los teléfonos celulares descarriados pueden interrumpir el flujo de cualquier presentación, pero esto es especialmente cierto si está organizar una conferencia web. FreeConference ofrece una gran cantidad de útiles controles de moderador, como el modo de presentación, que silencia a todos los participantes de la llamada, excepto al orador, lo que limita el ruido de fondo en la ubicación de cada participante. Para obtener más consejos sobre cómo mantener la calidad de audio de su llamada, consulte Cómo mantener las líneas de conferencia despejadas y sin interrupciones.
4. Manténgalo rápido y cúmplase con las actas de la reunión de la conferencia telefónica:
Cuando se trata de diseñar la presentación en sí, es importante ser consciente de las limitaciones de una reunión virtual frente a una charla en persona. Tenga en cuenta que cada miembro de su audiencia está sentado frente a su computadora durante un largo período de tiempo. Para tener una conferencia web exitosa, es mejor ir al grano. Informe a su audiencia pero no la sobrecargue. Crea un tema fuerte para tu presentación. Considere lo que su audiencia está buscando de esa presentación y luego intente entregarlo de la manera más concisa posible. Si es vital que cubra mucho terreno, asegúrese de brindar a los participantes la oportunidad de estirar las piernas o tomar un café. Haga todo lo posible por no desviarse de la agenda de la reunión; desea que su audiencia tenga una idea realista de la duración de la presentación.
5. Mantenga la atención de su audiencia siendo interesante:
Nunca olvide que los asistentes a su reunión virtual están sentados frente a su computadora, generalmente sin supervisión. Esto significa que estás compitiendo con los memes de gatos de Internet. Mantenga a su audiencia interesada planteando preguntas con frecuencia. La función Hand-Raise de FreeConference facilita identificar quién tiene una respuesta y evita que todo el grupo hable a la vez. El modo de preguntas y respuestas permite a los participantes silenciar y reactivar el sonido. Esta función es particularmente útil cuando desea recopilar ideas de fuentes de los miembros de su equipo. No olvide abrir el espacio para preguntas después de cada presentación y recuerde moverse a un ritmo un poco más lento que en una reunión típica en persona. La mayoría de los sistemas de comunicación tienen un retraso de dos a tres segundos; así que no olvide hacer una pausa más de lo habitual cuando esté esperando una respuesta.
6. Manténgalo bonito: use imágenes de presentación:
Más allá de hacer preguntas, hay otras cosas que puede hacer para mantener a su audiencia comprometida. Agregar un elemento visual fuerte a su presentación es clave para hacer un conferencia web interesante. Los elementos visuales pueden mejorar los puntos clave de la presentación y, en algunos casos, incluso agregar un elemento de humor o entretenimiento a una presentación que de otro modo sería seca. Si está utilizando diapositivas, asegúrese de mantenerlas sencillas y ordenadas. Cada diapositiva debe limitarse a una idea y debe contener solo la información más vital. Esto mantendrá sus diapositivas en movimiento y le dará impulso a su presentación, y lo ayudará a tener una conferencia web exitosa.
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