Es poco probable que una reunión virtual reemplace por completo a las reuniones en persona, pero con la rápida expansión y el desarrollo de tecnologías, las empresas están reduciendo los costos de realizar reuniones virtuales mientras los miembros del equipo están geográficamente separados. Si bien las reuniones efectivas generalmente siguen una pauta similar, hacer trabajo virtual en el sala de reuniones online puede presentar un conjunto único de desafíos: aquí hay 3 consejos para reuniones para organizar las mejores reuniones virtuales.
Esto puede aplicarse a las reuniones en general, pero una reunión virtual puede ser más susceptible a una pérdida de concentración o productividad si los miembros del equipo solo se leen texto entre sí o escuchan sobre un tema por primera vez. Asigne un poco de tarea y asegúrese de que la agenda se distribuya bien antes del comienzo para que los miembros del equipo puedan ajustar su mentalidad y desarrollar algo de impulso para entrar en la conferencia telefónica virtual.
La preparación también incluye conocer los aspectos técnicos del sala de reuniones online. Asegúrese de que la reunión pueda comenzar a pesar de una dificultad técnica y sea lo suficientemente ingenioso para dar consejos a los miembros del equipo que tengan preguntas técnicas.
La etiqueta en las reuniones de equipo es más importante en una sala de reuniones virtual que en una reunión normal. Aquí hay algunas reglas que se deben hacer cumplir: prohibir la multitarea, si los miembros del equipo están haciendo otra cosa o tienen una conversación paralela mientras comienza la reunión, la conferencia telefónica es inútil. Dos formas de abordar este problema son activar y desactivar el video y silenciar a las personas que llaman innecesarias.
Permita que cada miembro del equipo tenga la oportunidad de hablar, el enfoque ya es difícil de mantener en una reunión regular, la etiqueta de la reunión del equipo debe ser más atractiva cuando se trata de un trabajo virtual o, de lo contrario, la productividad está en riesgo. Cree una atmósfera inclusiva donde los miembros del equipo se sientan libres para hablar sin temor a críticas o interrupciones.
Normalmente, cuando termina una reunión en persona, los miembros del equipo se reúnen alrededor del enfriador de agua para discutir lo que les gusta y lo que no les gusta de lo que sucedió. Esto puede ser inalcanzable en las videollamadas, ya que los asistentes están separados físicamente, pero es importante que el equipo genere confianza y química.
Hay 2 formas de abordar esto: una es formalizarlo; Haga que todos brinden sus comentarios sobre la reunión sin consecuencias para promover la transparencia dentro del equipo. El otro es el enfoque informal, como lo es la mayoría de las conversaciones sobre enfriadores de agua. Cierre la sesión como moderador después de la reunión y permita que los miembros del equipo hablen entre ellos durante 10 minutos más. El diálogo y la retroalimentación no relacionados pueden desarrollar relaciones laborales y mejorar la etiqueta en las reuniones del equipo en el futuro.
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