Dum kunvenoj gravas por faciligi kunlaboron dum projekta kunveno, ili povas esti grandega tempoperdo. Fakte, plej multaj homoj konsideras ĉirkaŭ duonon de la kunvenoj, kiujn ili partoprenas, esti "tempo malŝparita", kaj ĉi tio ne nur frustras ilin, sed ankaŭ malfaciligas ilin resti koncentritaj al la tasko.
Rezulte, estas grave, ke vi trovas manierojn fari viajn projektajn kunvenojn pli produktemaj. Fari tion helpos ŝanĝi la manieron kiel via teamo rigardas kunvenojn, kio tiam igos ĉi tiujn kunvenojn en utilan spacon por homoj serĉi helpon al problemoj, oferti sugestojn al aliaj kaj ricevi ĝisdatigojn pri la ĝenerala stato de la projekto.
Ĉi tio estas pli facile dirite ol farita, do por helpi vin profiti la plej grandan parton de via sekva projekta kunveno, nepre uzu la jenajn kunvenajn taktikojn.
La unua afero, kiun vi devas fari por havi pli produktivan projektan kunvenon, estas determini, kio ekzakte estos diskutata, kiam ĉiuj estos en la sama ĉambro. Kunmeti tagordon helpos vin respondi la demandon "por kio servas ĉi tiu renkontiĝo?" kio helpas klarigi, ĉu la kunveno efektive necesas aŭ ne.
Cetere gravas, ke vi sendu ĉi tiun tagordon al ĉiuj partoprenantoj de la kunveno almenaŭ unu tutan tagon antaŭe. Ĉi tio helpos ilin ekhavi ideon pri kio temas la kunveno, kaj se vi diskutos pri io nova, ĝi helpos homojn ekpensi pri aferoj antaŭ ol ili eniros la kunvenon.
Pri ĉi tiu punkto, se estas io alia, kiun vi ŝatus, ke homoj faru antaŭ ol veni al la kunveno, certigu, ke vi diras tion tiel via tagordo. Ekzemple, se vi volas, ke ili legu ion, aŭ se vi volas, ke ili kolektu iujn datumojn, tiam estas saĝe diri al ili fari tion antaŭe, por ke vi povu eniri tuj kiam komenciĝas la projekta kunveno.
Parto de tio, kio faras kunvenon senti neprodukteman, superas la tempon asignitan por ĝi. Kunvenoj ekzistas por specifaj celoj, kaj se vi ekfunkcias de la tasko, tiam estas facile malhavi tempon kaj aŭ bezonas plilongigi la kunvenon, aŭ fini ĝin sen plenumi vian celon.
Bona maniero malhelpi tion okazi estas fiksi tempolimon por ĉiu punkto en la tagordo kaj aliĝi al ĝi. Se io aperos, kiu kaŭzos vin trarigardi la asignitan tempon, tiam pripensu enmeti tiun punkton; vi ĉiam povas plani alian renkontiĝon kun alia homgrupo por trarigardi ĝin poste. Rompi la tian laboron ankaŭ helpos fari vian projektan teamon pli sukcesa.
Fine, vi ankaŭ povas uzi tempigilojn por helpi vin plenumi tempolimojn kaj teni vian renkontiĝon laŭ la horo. Fari ĉi tion ne nur helpos vin esti pli produktema, sed ĝi ankaŭ montros al via teamo, ke vi respektas ilian tempon kaj faros ĉion eblan por ne malŝpari ĝin.
Parto de la ŝlosilo al produktiva projekta kunveno estas certigi, ke la taŭgaj homoj, kaj nur la taŭgaj homoj, ĉeestas. Nenio pli malbona ol pasigi horon ene de kunveno, kiun vi ne bezonis ĉeesti, kaj se tio okazas, estas plejparte ĉar la organizanto de la kunveno ne pasigis sufiĉe da tempo demandante, kiu vere bezonas esti tie.
Por helpi vin fari ĉi tion, pripensu la diversajn tipojn de kunvenoj, kiujn vi povas havi, kiel:
La iloj uzataj de vi ankaŭ ludos grandan rolon por determini kiom produktivaj estas viaj kunvenoj. Ekzemple, interŝanĝado de ekrano, videokonferencado kaj tabulado ĉiuj faciligas al vi kunlabori kun homoj en la ĉambro, pli efikigante vian renkontiĝon. Kaj ĉiuj ĉi tiuj iloj kaj pli estas ofertitaj de FreeConference.com.
La graveco havi la taŭgajn ilojn estas eĉ pli granda en la hodiaŭaj laborejoj. Do multaj kompanioj havas plurajn lokojn, aŭ permesas homojn labori malproksime, signifante, ke homoj estas disigitaj tra diversaj urboj aŭ landoj. Uzi la ĝustan teknologion povas ŝajni, ke ĉiuj estas en la sama ĉambro, faciligante por vi okazigi produktivan projektan kunvenon.
Certigu, ke vi inkluzivas vian teamon en la planado de kunveno, kaj kolektu respondojn de ili, por ke vi povu plibonigi vian kunvenan procezon. Uzi la ĉi tie diskutitajn taktikojn helpos vin transformi viajn kunvenojn de ĝenaj tempoperdantoj en ŝancojn kunlabori kaj novigi.
Pri la Aŭtoro: Kevin Conner estas entreprenisto, kiu posedas plurajn kompaniojn inkluzive Larĝbenda Serĉo, servo dediĉita al helpi homojn kaj entreprenojn trovi la plej bonan valoran larĝbendan interreton. Direkti kaj kreskigi siajn kompaniojn implicas ampleksan projektadon kaj administradon de projektoj kaj Kevin ŝatas dividi siajn spertojn kun aliaj por helpi ilin sukcesi.
[ninja_form id = 7]
Kreu vian konton FreeConference.com kaj aliru ĉion, kion vi bezonas por via kompanio aŭ organizo, kiel video kaj Ekrano-Dividado, Voku Planadon, Aŭtomataj Retpoŝtaj Invitoj, Memorigiloj, kaj pli.
