La ŝlosilo por efektivigi efikan formalan kunvenon estas bone pripensita tagordo. Kiam vi preparas vin antaŭe, skribante tagordon antaŭe kun detalaj informoj pri la kunveno, vi ne nur ŝparos tempon por ĉiuj partoprenantoj, sed la rezulto pli probable sukcesos.
Jen 5 eroj, kiujn vi ĉiam devas inkluzivi dum kreo de efika kunveno-tagordo:
Ĉi tio povus esti la plej grava parto de la tagordo. Ĝi specifas la celon de la kunveno kaj la rezulton aŭ decidon, kiujn vi esperas atingi fine. Ĝi permesas al ĉiuj partoprenantoj klare kompreni kion vi provas atingi kaj kial ilia partopreno estas taksata.
Kiam la tagordo inkluzivas komenci kun la celo, vi pli fokusas pri la fina rezulto. dum vi kreas la reston de la kunveno-tagordo, plibonigante la efikecon de via kunveno antaŭ ol ĝi eĉ komenciĝas.
Post kiam la celo de la kunveno estis establita, preparu la kunvenon kun listo de gravaj diskutaj temoj.
Ĉiu diskut-temo devas helpi atingi la kunvenan celon. La listo povas esti mallonga sed devas esti sufiĉe detala, por ke teamanoj povu prepariĝi al la teama kunveno por efike kontribui.
Ofta metodo estas poziciigi ĉiun temon kiel demandon. Ĉi tio ekigas la pensprocezon por viaj partoprenantoj kaj donas kontrolon pri ĝia relativeco al la renkontiĝa celo.
Ĉiu temo devas havi posedanton kaj specifan tempon por pritrakti la temon. Temo posedas respondecon. Tempokadro konservas la kunvenon laŭ la horo. Elŝutu nian senpagan kunvenan tagordon ĉi tie: Agendo de FreeConference Kunveno Elŝutu
La defio sin prezentas, ne decidante kiun inviti, sed kiun ne inviti. Nur homoj, kiuj vere bezonas ĉeesti la kunvenon, devas esti sur ĉi tiu listo.
Se vi starigis viajn kunvencelojn kaj asignis kunvenajn temojn, vi devus havi bonan fundamenton por labori por fini vian liston de partoprenantoj. Konsiderante tion, faru al vi tri demandojn konsiderante ĉiun kunvenan partoprenanton. Se vi respondas jes al iu ajn el la demandoj, aldonu lin aŭ ŝin al la listo de tagordoj:
Se vi ne certas, pripensu fari lian aŭ ŝian ĉeestadon nedeviga. Vi ĉiam povas sendi post-kunvenan resumon, registradon aŭ transskribon anstataŭe. Kunvenaj minutoj de notanto, ne ĉiam necesas.
Unu el la plej grandaj plendoj pri komercaj kunvenoj estas, ke ili estas tempoperdo. Administri kunvenojn fariĝas pli facila kiam sinkronigoj restas ĉirkaŭ 30 minutoj. Respektu la tempon de viaj kolegoj sen perdi tempon aŭ perdi rezultojn.
Sekvo estas same grava kiel la kunveno mem. Ĉe la fundo de la ŝablono de tagordo de kunveno, estas utile inkluzivi sekcion, kie la ĉeestantoj povas preni notojn, dokumenti agadaĵojn, decidojn kaj elportaĵojn. Havi ĉi tiun sekcion organizas la konkludojn faritajn en la renkontiĝo kaj permesas al la ĉeestantoj bildigi la procezon kiu devas okazi poste.
Neatenditaj temoj povas aperi dum la kunveno, kiu deturnas la celon. Por resti survoje kaj ĝustatempe, "parki" la ekster-teman diskuton en la "Parkejo", kutime ĉe la fino de la tagordo, por reviziti ekster la antaŭa renkontiĝo. Alia komuna termino por ĉi tio estas "Ni prenu ĉi tion senrete."
Ĉi tio aparte gravas se ĉeestantoj partoprenos vian kunvenon malproksime. Certigu, ke ĉiuj konferencaj detaloj estas klare skizitaj kaj ĝustaj, inkluzive de telefonaj numeroj, alira kodo kaj iuj ligoj al via interreta kunvenejo.
Aŭ kreu renkontiĝon kun FreeConference.com kaj la konferencaj detaloj aperas en ĉiuj invitoj kaj memorigiloj, kune kun via kunveno.
Antaŭavizo donas al partoprenantoj la tempon por prepari sin al la estrara kunveno kaj certigi, ke ili ne havas konfliktojn en sia horaro.
Antaŭavizo donas al partoprenantoj la tempon por prepari la kunvenon kaj certigi, ke ili ne havas konfliktojn en sia horaro.
Kreu vian konton FreeConference.com kaj aliru ĉion, kion vi bezonas por via kompanio aŭ organizo, kiel video kaj Ekrano-Dividado, Voku Planadon, Aŭtomataj Retpoŝtaj Invitoj, Memorigiloj, kaj pli.
