Os ydych chi erioed wedi gorfod eistedd trwy gyfarfod diddiwedd , mae'n debyg bod gennych chi'r amser i feddwl am ffyrdd y byddech chi wedi'i wneud yn wahanol. Mae cyfarfodydd, os cânt eu cynllunio'n wael, yn anodd eu cyfryngu heb agendâu cryno; mae gwneud penderfyniadau'n mynd yn ddryslyd oherwydd trafodaeth ddi-ffocws a diffyg cyfranogiad gwybodus. Mae dylunio agenda effeithiol yn un o'r ffyrdd y gall rhywun harneisio pŵer tîm cryf, gan ei fod yn darparu'r strwythur angenrheidiol a'r cynnwys addysgiadol i gyflawni pethau'n iawn.
P'un a yw'ch cyfarfod yn ddyddiol, wythnosol neu chwarterol, mae'r angen am linell amser gref yn hanfodol i gynnal effeithlonrwydd, mewn grwpiau mawr a bach. Rhestrir isod rai ffactorau pwysig i'w cofio wrth ddylunio'r agenda ar gyfer eich cyfarfodydd. Ystyriwch y canlynol:
A wnaethoch chi ddewis pwnc sy'n cynnwys y tîm rydych chi'n mynd i'r afael ag ef? Mae'r rhan fwyaf o bobl eisiau trafod pethau sy'n effeithio arnyn nhw'n uniongyrchol. Mae trafodaeth ynghylch materion sy'n cynnwys gwahanol adrannau yn bethau da i'w codi yn ystod cyfarfodydd, y dyrannwyd yr adnoddau ar eu cyfer at yr unig bwrpas trafodaethau grŵp. Gan fod y mwyafrif o sefydliadau'n cael eu pweru trwy a
ymdeimlad o gyd-ddibyniaeth swyddfa, yn aml mae angen amser cyfarfod ar adrannau mewnol i gydlynu a chydgrynhoi eu hymdrechion.
Mae ystyried ymgysylltiad y tîm â'r hyn sy'n cael ei drafod hefyd yn caniatáu ichi deilwra'ch agenda i'ch cynulleidfa, a chynyddu cyfranogiad y gynulleidfa i'r eithaf.
Wrth lunio eich agenda, gofynnwch i chi'ch hun, a yw hyn yn effeithio ar y bobl rwy'n annerch nhw?
Gall defnyddio buzzwords fel brawddegau pwnc bulletpoint adael ystafell o weithwyr proffesiynol yn gwibio: os byddwch chi'n cyhoeddi'r lansiad cynnyrch newydd llwyddiannus ar yr agenda o dan “Good Stuff We Did Yn ddiweddar”, mae'n debygol mai chi fydd yr unig un ar y dudalen honno. Mae'n anhygoel o anodd cyfryngu trafodaeth os nad yw pobl yn glir ar y pwnc, heb sôn am allu paratoi ar ei gyfer yn effeithiol.
Mae defnyddio datganiadau cwestiwn i godi pwyntiau mewn cyfarfod yn ffordd wych o sicrhau bod trafodaeth yn datrys y mater sy'n cael ei gyflwyno mewn gwirionedd. Gan ddefnyddio ein lansiad cynnyrch llwyddiannus damcaniaethol fel enghraifft, ystyriwch hyn: Beth weithiodd yn dda ar gyfer y lansiad hwnnw? Pa farchnadoedd rydyn ni wedi'u hagor gyda'r llwyddiant hwn? Ble rydyn ni'n mynd ag ef o'r fan hon?
Wrth greu llinellau pwnc ar gyfer cyfarfodydd, gofynnwch i chi'ch hun, Beth yw'r atebion rwy'n chwilio amdanynt? Pa gwestiwn sy'n ein helpu orau i gyrraedd yno?
Gall pobl gynhyrfu pan fyddant yn sylweddoli nad yw gofyn am eu mewnbwn yn gwarantu y bydd ganddynt unrhyw lais yn y broses benderfynu derfynol. Mae'n bwysig categoreiddio pob trafodaeth yn seiliedig ar yr hyn rydych chi'n edrych amdano gan eich cynulleidfa. Amlinellwch i'r grŵp yr hyn rydych chi'n ei ddisgwyl o'u hatebion. Mae'r dull sy'n seiliedig ar gwestiynau yn eich helpu i gael ymatebion mwy defnyddiol gan eich tîm, ond gall hefyd arwain at rwystredigaeth os ydych chi'n gamarweiniol mewn unrhyw ffordd ynglŷn â beth mae'r ymatebion hyn yn cael eu defnyddio ar eu cyfer.
Os yw'r cyfarfod yn cael ei gynnal fel y gallwch gasglu mewnbwn ar gyfer penderfyniad mwy, gwnewch hynny'n hysbys. Os oes angen seinfwrdd arnoch chi ar syniad newydd, nodwch hynny yn yr agenda. Os ydych chi'n chwilio am gonsensws erbyn diwedd y cyfarfod, ysgrifennwch hynny i lawr a'i gwneud hi'n glir iawn mai nod terfynol y drafodaeth yw penderfynu ar rywbeth. Yn y modd hwn, byddwch yn osgoi cael eich twyllo gan bwyntiau dadleuol ymhlith aelodau o'ch tîm a allai fod â syniadau o awdurdod nad ydynt yn dal pwysau yn y cyfarfod penodol hwn.
Wrth restru disgwyliadau ar gyfer cyfarfodydd, gofynnwch i chi'ch hun, ydw i'n chwilio am fewnbwn, gwybodaeth, neu benderfyniad terfynol?
Mae'r mater hwn yn ymdrech dau ddarn, oherwydd gall prydlondeb eich agenda bennu lefel y paratoi y mae aelodau'ch tîm yn ei gyflawni. Gorau po gyntaf y byddwch chi'n cael yr agenda iddyn nhw, y cynharaf y gallwch chi ddisgwyl iddyn nhw ystyried elfennau o'i bwyntiau disylwedd a pharatoi i roi eu mewnbwn i chi, neu gasglu gwybodaeth i wneud penderfyniad hyddysg gyda chi. Mae'n bwysig rhoi pennau i'ch tîm wrth ddod i benderfyniadau neu gyfarfodydd pwysig sy'n cynnwys paratoi, gan eich bod am wneud y mwyaf o amser gyda'r holl bartïon dan sylw, ac mae ceisio hysbysu pobl tra bod eraill sydd wedi paratoi eistedd ac aros yn ffordd wych o wneud hynny. gadewch eich tîm yn rhwystredig ac yn anghymesur. 
Wrth ryddhau agenda’r cyfarfod i’r tîm, gofynnwch i chi’ch hun, Pe bawn i’n derbyn yr agenda hon ar hyn o bryd, a fyddwn i fy hun yn barod ar gyfer y cyfarfod hwnnw mewn pryd?
Mae'n anodd cadw grŵp mawr o bobl ar bwnc. Mae eu cadw ar amser bron yn amhosibl. Am y rheswm hwn, mae'n hanfodol cynnwys cydran amseru wrth ddylunio agenda eich cyfarfod. Dylai pob adran / cwestiwn / cyfran pwnc gael ei amlinellu'n glir o fewn amserlen. Dylai'r ffrâm amser hon neilltuo digon o amser ar gyfer trafod, adolygu a chasglu. Mae'n bwysig amlinellu hyn cyn y cyfarfod: yn aml weithiau, byddwch yn y diwedd yn clywed bod rhai materion naill ai angen mwy o amser ar y bwrdd, neu y gellid eu torri i lawr yn sylweddol.
Wrth greu slotiau amser ar gyfer pob adran o agenda eich cyfarfod, gofynnwch i chi'ch hun, Sut mae ein hamser yn cael ei ddefnyddio orau? A fydd eu hadborth yn agor deialog sy'n haeddu trafodaeth bellach? Pa mor hir yr hoffwn ei dreulio ar yr eitem hon?
Mae a wnelo prosesu eich agenda â'r camau sy'n gysylltiedig â phroses pob eitem yn y cyfarfod. Mae'n cyfrif y lefelau trafod yr ydych chi'n ceisio cwblhau'r dasg wrth law drwyddynt. Mae cytuno ar y ffyrdd y bydd materion yn cael eu prosesu yn cynyddu effeithiolrwydd eich cyfarfod. Os na fyddwch yn cyfrif y ffordd yr hoffech i'r tîm fynd i'r afael â phob mater, efallai y bydd rhai aelodau'n tynnu sylw'r mater, tra bydd rhai yn trafod ei berthnasedd iddynt: nid oedd unrhyw un yn canolbwyntio ar nodi na gwerthuso unrhyw atebion. .
Dylai'r broses ar gyfer mynd i'r afael ag eitem ymddangos ar yr agenda ysgrifenedig y byddwch chi'n ei darparu. Pan gyrhaeddwch yr eitem honno yn ystod y cyfarfod, eglurwch y broses sy'n ofynnol i ddod i gytundeb, a cheisiwch y cytundeb hwnnw.
Wrth benderfynu ar y broses hon yn eich agenda am y tro cyntaf, gofynnwch i chi'ch hun, Sut ydw i eisiau arwain y drafodaeth hon? Ydw i eisiau clywed gan unigolion neu dimau? Ydw i eisiau pleidleisio unfrydol, opsiynau pleidleisio, neu drafodaeth ystorm syniadau? Sut ydw i'n penderfynu pryd mae mater wedi'i ddatrys? Sut olwg sydd ar y cyfarfod delfrydol i mi?
Efallai mai dyma’r rhan fwyaf hanfodol o wneud unrhyw agenda - deall eu bod bob amser mewn proses o newid. Nid oes unrhyw agenda yn imiwn i ffolineb amser, oedi annisgwyl, diwrnodau salwch na rhwystrau. Am y rheswm hwn, mae'n bwysig bod yn agored i newid. Heb os, bydd blaenoriaethau'r agenda yn newid mewn pwysigrwydd wrth i'r dyddiad agosáu ac wrth i bethau ddod yn fwy cadarn mewn amser real. Wrth i'r prosiectau fynd yn eu blaenau, mae'r tîm hefyd yn gwneud nodau'r agenda. Yr eitem gyntaf ar unrhyw agenda dda yw “golygu ac ail-flaenoriaethu agenda heddiw”. Yr eitem amserlen hon yw'r ffordd orau o sicrhau bod eich tîm yn unol â'r hyn sy'n cael ei drafod, pam, i ba hyd, a pha ddisgwyliadau ar ddiwrnod.
Wrth greu agenda ar gyfer unrhyw gyfarfod, gofynnwch i chi'ch hun, Oes lle i drafod yma? Sut alla i reoli'r hyn na allaf ei gynllunio orau? Sut mae cadw fy nhrafodaeth yn ganolog?
Mae hon yn eitem bwysig i'w chynnwys yn eich agenda. Mae'n siarad cyfrolau am eich arweinyddiaeth er mwyn gallu atal brys cyfarfod i drafod elfennau o lwyddiant gyda'ch tîm. Mae'n hanfodol bod pawb yn teimlo bod eu gwaith yn cael ei werthfawrogi, er gwaethaf cyfyngiadau amser, rhwystrau, bagiau a heriau. Dylid mynd i’r afael â swydd sydd wedi’i gwneud yn dda, ac mae defnyddio ychydig eiliadau yn eich cyfarfod i longyfarch eich tîm ar yr hyn sydd wedi bod yn gweithio’n dda yn ffordd wych o gynnal morâl a meithrin amgylchedd gwaith cefnogol.
Mae hwn yn gategori llai, ond yr un mor bwysig. Mae'n atgoffa rhywun o'ch tîm bod lle i wella bob amser. P'un a ydych wedi bod yn profi problemau gydag amseroldeb, dynameg swyddfa fewnol, neu wedi cael wythnos anodd yn y farchnad, gwnewch yn siŵr bod eich tîm yn ymwybodol o'r hyn a ddisgwylir ganddynt, bob amser. Mae rhoi eich mwg coffi yn y peiriant golchi llestri yn rhan fach ond pwysig o ofalu am amgylchedd swyddfa, ac mor amherthnasol ag y mae'n ymddangos, mae ei grybwyll fel rhan o'ch cyfarfod yn atgyfnerthu pwysigrwydd cysondeb.
P'un a ydych wedi clywed am ffenomen y Parcio Lot ai peidio, rydych yn bendant wedi defnyddio ei gysyniadau craidd. Yn ei hanfod, mae'n gweithredu fel seinfwrdd ar gyfer pob syniad na ellir mynd i'r afael ag ef ar unwaith yn yr amgylchedd cyfarfod presennol. Gellir “parcio” pob prosiect, syniad, ymholiad a chwestiwn newydd, a'u nodi fel pwyntiau trafod ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol. Mae hefyd yn golygu bod gennych chi uned storio bob amser yn llawn syniadau i ddod yn ôl arni, pe bai gennych chi ychydig funudau ychwanegol ar ddiwedd cyfarfod. Mae'r Lot Parcio yn ffordd wych o aros ar y dasg, ar y trywydd iawn, ac ar y record.
Ar y cyfan, y peth pwysicaf i'w gofio am ddylunio agenda yw eich bod bob amser yn gweithio gyda'ch gilydd tuag at nod cyffredin. Dylech fod yn anelu at wneud eich trafodaeth yn gydlynol, yn gynhwysol, yn greadigol ac yn gynhyrchiol. Mae'n anodd cyrraedd yr holl farciau, ond os oes gennych slot ar ei gyfer ar yr agenda, efallai y byddwch yn cyrraedd yno mewn pryd.
FreeConference.com y darparwr galwadau cynhadledd am ddim gwreiddiol, sy'n rhoi'r rhyddid i chi ddewis sut i gysylltu â'ch cyfarfod unrhyw le, unrhyw bryd heb rwymedigaeth.
Crëwch gyfrif am ddim heddiw a phrofwch delegynadledda am ddim, fideo heb ei lawrlwytho, rhannu sgrin, cynadledda gwe a mwy.
Crëwch eich cyfrif FreeConference.com a chael mynediad at bopeth sydd ei angen arnoch i'ch busnes neu sefydliad ddechrau arni, fel Rhannu Fideo a Sgrin , Amserlennu Galwadau , Gwahoddiadau E-bost Awtomataidd, Nodiadau Atgoffa , a mwy.
