Beth Yw 5 Cam Rheoli Prosiect?

Mae rhoi prosiect ar waith yn gofyn am system o brosesau ac unigolion talentog i gyflawni'r gwaith. Yn sylfaenol, nid yw'n gamp syml!

Dibynnu ar fideo gynadledda er mwyn cydweithredu â thimau ac unigolion lluosog mae angen trefniadaeth a gweithredu prosiect yn effeithlon ar draws amrywiol swyddfeydd, adrannau a chadwyni rheoli. Mae cydlyniant, cyfathrebu a chanoli yn ffactorau allweddol. Pwy bynnag rydych chi'n delio â nhw, boed hynny'n randdeiliad, cleient neu weithiwr, mae yna lawer o rannau symudol i'w hystyried o feichiogi i gyflawni.

Mae angen gwybodaeth gynhwysfawr am gylch bywyd y prosiect ar gyfer unrhyw brosiect. Mae gwybod sut mae pob cam yn gweithredu yn rhoi mewnwelediadau gwerthfawr i sut i fynd ati. Ond sut mae fideo-gynadledda yn gweithio i rymuso'ch proses? Gadewch i ni edrych trwy fframwaith y 5 cam o reoli prosiect.

Cyfrifoldeb rheolwr y prosiect yw gwybod, cynllunio ac adeiladu “lifft” y prosiect trwy gael dealltwriaeth drylwyr o'r pum cam rheoli prosiect. Mae hyn yn gweithio i ddarparu glasbrint clir a chryno ar gyfer sut y bydd y syniad yn mynd o haniaethol i goncrit. Datblygwyd gan y Sefydliad Rheoli Prosiect (PMI), mae'r 5 cam ar gyfer gwireddu unrhyw brosiect fel a ganlyn:

1. Cychwyn
Y cyntaf o'r cyfnod cylch bywyd, mae'r cychwyn yn gofyn am gyfarfod cychwyn sy'n dolennu yn y cleient a'r buddsoddwyr. Dyma lle trafodir y nodau, yr amcanion, yr amheuon, y pryderon ac unrhyw feddyliau a syniadau cychwynnol. Pan nad yw'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau wedi'u lleoli mewn un man yn unig, gallwch ddibynnu ar sefydlu cyfarfod ar-lein ar gyfer sgwrs fideo neu alwad cynhadledd i drafod y pwyntiau siarad canlynol:

• Pwy yw'r buddsoddwyr a'r rhanddeiliaid?
• Beth yw gweledigaeth a chenhadaeth y busnes?
• Beth yw'r amcangyfrif o'r llinell amser?
• Beth yw rhai o'r risgiau dan sylw?
• Pa gyllideb ac adnoddau sydd ar gael?

2. Cynllunio
Ar ôl i'r amcanion gael eu gosod allan a chytuno arnynt, gellir deall syniad cliriach o'r canlyniad terfynol yn well. Mae gweithio tuag yn ôl i ddelweddu a llunio set o gynlluniau i bawb eu dilyn yn tywys y tîm o'r cam cychwyn tuag at ei gwblhau.

Cynnal cyfarfodydd ar-lein i:

• Cydosod timau
• Trosglwyddo manylion hanfodol
• Sefydlu nodau ac amcanion y prosiect

Mae'r cam cynllunio yn hanfodol ar gyfer drilio'r 5 cydran ganlynol:

• Dylunio strwythur prosiect
• Creu dogfennau llif gwaith
• Amcangyfrif cyllidebau ar draws adrannau
• Casglu, dyrannu a dynodi adnoddau
• Asesiad risg

3. Dienyddiad
Mae arweinwyr tîm a rheolwyr prosiect yn cael eu cynnig i adeiladu pethau y gellir eu cyflawni, bod yn gleient i gleientiaid, cyflawni tasgau, gweithredu prosesau a mwy. Mae cyfathrebu uniongyrchol ar draws pob rhan o'r prosiect yn angenrheidiol ac yn hanfodol i lwyddiant dod â'r syniad yn fyw.

Yn hanfodol i'r cam gweithredu:

• Cyfarfodydd Aml
  Mae aros ar ben timau gyda chyfarfodydd ar-lein wedi'u hamserlennu yn helpu i gadw'r prosiect yn gryno ac ar y trywydd iawn. Mae cyfathrebu clir a phrydlon trwy fideo-gynadledda neu alw cynadleddau yn sicrhau llai o fannau dall, gwell gwaith tîm a symud eitemau yn gyflym ar y gweill.
• Tryloywder
  Osgoi blociau posib o ran rhwystrau y gellir eu hatal yn hawdd fel amserlennu, llogi, gwahodd cyfranogwyr i gyfarfodydd, a sefydlu pwy sy'n gyfrifol am ba dasg trwy integreiddio offer digidol eraill fel Slack, Outlook a Google Calendar i'ch platfform cynadledda fideo.
• Rheoli Gwrthdaro
  Mae problemau'n sicr o ddigwydd. Lliniaru digwyddiadau trwy wahodd y rhai ar y timau “rheng flaen” i godi llais a lleisio pryderon, tagfeydd neu unrhyw beth a allai o bosibl beri gwendid yn y gadwyn.
• Adroddiadau cynnydd
  Diweddariadau rheolaidd yn cael eu rhannu yn ystod a cyfarfod standup, mae sesiwn huddle neu sgwrs fideo yn gweithio i aros ar y blaen yn y gromlin a nodi materion cyn iddynt ddigwydd.

4. Monitro a Rheoli
Os na allwch ei fesur, ni allwch ei reoli. Mae'r cam hwn yn gofyn am wirio i sicrhau bod popeth yn cyd-fynd â'r hyn y cytunwyd arno o'r blaen. Beth yw'r dangosyddion perfformiad allweddol? Beth sydd angen ei weithredu i fodloni terfynau amser a pharamedrau ariannol?

Cynnal cyfarfodydd ar-lein gyda chwaraewyr allweddol ar gyfer pwyntiau gwirio, adolygiadau ac adroddiadau perfformiad arferol. Gallwch chi gynnal o bell cyflwyniadau trwy fideo-gynadledda sy'n cynnwys llifoedd gwaith, dogfennau a ffeiliau pwysig, ac unrhyw beth y mae angen ei rannu a'i ledaenu.

5. Cau
Mae cau'r prosiect yr un mor bwysig â'i gychwyn. Cyfeirir ato hefyd fel y cam “dilynol”, tua'r adeg hon pan fydd y prosiect gorffenedig yn barod i fynd yn fyw i'r cyhoedd. Mae'r prif ffocws yma ar ryddhau a darparu cynnyrch.

Mae'n hanfodol i reolwr prosiect asesu rhychwant oes y prosiect o'r dechrau i'r diwedd trwy:

1. Ymchwilio i Berfformiad y Prosiect
   A wnaeth pob tîm daro eu nodau a'u marcwyr? A gyflawnwyd y prosiect o fewn y gyllideb a'r amserlenni? A wnaeth y prosiect ddatrys problem? Mynd i'r afael â'r cwestiynau hyn a mwy o help i asesu a oedd y prosiect yn llwyddiannus ai peidio.
2. Edrych ar Berfformiad Tîm
   Gellir drilio perfformiad aelodau'r tîm ymhellach yn unigol i asesu llwyddiant yn y grŵp. Mae gwiriadau ansawdd, DPA, a chyfarfodydd ar-lein yn gweithio i roi mewnwelediad cliriach i berfformiad.
3. Asesu a Dogfennu Cau Prosiect
   Mae cyflwyniad trylwyr yn llunio dogfennau ategol sy'n arddangos twf y prosiect o'i feichiogi i'w gyflawni yn sicrhau ei fod yn cael ei gwblhau'n iawn ar gyfer cleientiaid a rhanddeiliaid.
4. Gofyn am Adolygiadau
   Mae gwerthusiad terfynol o'r prosiect yn rhoi golwg agosach ar gryfderau a gwendidau, o'r dechrau i'r diwedd. Dewch o hyd i fewnwelediadau a dysgu gwersi ar gyfer y tro nesaf.
5. Mynd Dros y Gyllideb
   Mae gallu nodi colled yn y gyllideb yn ogystal ag adnoddau digyffwrdd yn darparu gwell dealltwriaeth o lwyddiant (neu fethiant), ac yn helpu i reoli gwastraff.

Mae rhai pwyntiau siarad cyfarfod ar-lein yn cynnwys:

• Beth oedd tecawê y prosiect?
• Beth yw'r cyfleoedd ar gyfer twf? Gwelliant
• Beth oedd rhai o'r cryfderau a'r gwendidau a arddangoswyd trwy'r broses?

Gadewch i FreeConference.com ddarparu'r clir ac effeithiol i'ch cwmni llwyfan fideo gynadledda rheoli prosiect angenrheidiol i greu cydlyniant a chanoli ar gyfer pob agwedd ar reoli prosiectau. Gydag arlwy eang o nodweddion, integreiddiadau hawdd a galluoedd fideo a sain o ansawdd uchel, gallwch ddisgwyl i'ch prosiect gael ei gyfathrebu'n drylwyr a chydweithio arno.