Rydym ni fel poblogaeth wedi cynnal llawer o astudiaethau yn ddiweddar, yn yr ymdrechion i ddarganfod pam mae cyfarfodydd yn gweithio - neu ddim.
Yn aml, rydyn ni wedi bod yn eu labelu traddodiad aneffeithlon; fel arfer yn cael ei ystyried yn wastraff amser (oni bai bod pobl wedi paratoi mewn gwirionedd) ac mae'n ddiogel tybio ein bod ni i gyd wedi dod io leiaf un cyfarfod heb baratoi. Felly beth sy'n rhoi? Pam mae cyfarfodydd mor anodd gofalu amdanynt? Pam maen nhw mor anodd eu rheoli? Pam ydyn ni'n dal i'w cael?
Ar y cyfan, mae mater cyfarfodydd aneffeithiol yn ymwneud â syniadau o ymgysylltu, paratoi, cyfathrebu, casgliad, a datblygiad concrit.
Mae'n anodd cymell pobl nad ydyn nhw'n poeni am yr hyn sy'n cael ei drafod.
Mae'n anoddach fyth symud ymlaen pan nad oes gan bobl y wybodaeth angenrheidiol.
Mae'n dod yn heriol cynnal trafodaethau adeiladol pan nad yw pobl ar yr un dudalen.
Mae bron yn amhosibl bwrw ymlaen pan fydd pethau dibwys bob dydd yn ymgolli ynddo yn sicr ddim yn hawdd cyflawni nodau pan na ellir cwblhau prosiectau mewn pryd.
Felly sut orau i symud ymlaen?
Mae'r rhan fwyaf o bobl eisiau trafod pethau sy'n effeithio arnyn nhw'n uniongyrchol. Pethau da i'w codi yn ystod cyfarfodydd yw trafodaeth ar faterion sy'n cynnwys gwahanol adrannau, gan fod yr adnoddau wedi'u dyrannu at ddiben trafodaethau grŵp yn unig.
Cymerwch amser i ystyried a yw'r mater hwn yn effeithio ar y tîm y byddwch chi'n mynd i'r afael ag ef yn y cyfarfod. Byddant yn gwerthfawrogi'ch awydd i'w cynnwys.
Mae'n bwysig rhoi rhywfaint o bennau i'ch tîm wrth ddod i benderfyniadau neu gyfarfodydd pwysig sy'n cynnwys paratoi, gan eich bod am wneud y mwyaf o amser gyda'r holl bartïon dan sylw. Mae ceisio hysbysu pobl tra bod eraill, sydd wedi paratoi, eistedd ac aros, yn ffordd wych o adael eich tîm yn rhwystredig ac yn anghydweddol.
Cymerwch yr amser i ystyried y canlynol: Pe byddech chi'n derbyn gwahoddiad i gymryd rhan yn y cyfarfod hwn, a fyddai gennych chi'r wybodaeth angenrheidiol i gymryd rhan mewn modd gweithredol, gwybodus ac adeiladol?
Ni all pobl fod o gymorth os nad ydyn nhw'n gwybod am yr hyn rydych chi'n edrych amdano. Amlinellwch i'r grŵp yr hyn rydych chi'n ei ddisgwyl o'u hatebion. Mae'r dull sy'n seiliedig ar gwestiynau yn eich helpu i gael ymatebion mwy defnyddiol gan eich tîm, ond dim ond os ydyn nhw'n gwybod am beth mae eu hatebion yn cael eu defnyddio.
Gwnewch yn hysbys os ydych chi'n cynnal y cyfarfod fel y gallwch chi gasglu mewnbwn ar gyfer penderfyniad mwy. Os oes angen seinfwrdd arnoch chi ar syniad newydd, nodwch hynny yn yr agenda. Os ydych chi'n chwilio am gonsensws erbyn diwedd y cyfarfod, ysgrifennwch hynny i lawr a'i gwneud hi'n glir iawn mai nod terfynol y drafodaeth yw penderfynu ar rywbeth.
Cymerwch yr amser i restru'ch disgwyliadau ar ddechrau'r cyfarfod, fel bod pawb yn gwybod pam rydych chi wedi'u casglu.
Mae cadw grŵp mawr o bobl ar bwnc yn her tra bod eu cadw ar amser bron yn amhosibl. Am y rheswm hwn, mae'n hanfodol rheoli'ch amser yn effeithiol ym mhob cyfarfod. Gellir gwneud hyn trwy ddefnyddio a agenda wedi'i gwneud yn dda.
Amlinellwch bob cyfran adran / cwestiwn / pwnc o fewn ffrâm amser. Dylai'r ffrâm amser hon ddyrannu adeq
faint o amser i drafod, adolygu a chasglu. Mae'n bwysig amlinellu hyn cyn y cyfarfod: yn aml weithiau, byddwch yn y diwedd yn clywed bod rhai materion naill ai angen mwy o amser ar y bwrdd, neu y gellid eu torri i lawr yn sylweddol.
Cymerwch yr amser i ystyried sut i dreulio'ch amser orau yn y cyfarfod hwn. Pa mor hir yr hoffech chi ei wario ar bob eitem o drafod? A fydd y drafodaeth hon yn cymryd mwy o amser y mae'n werth?
Heb ymgysylltu, paratoi, cyfathrebu a rheoli amser, mae'r siawns y bydd eich busnes yn ffynnu yn fain. Bydd eich cyfarfodydd yn crwydro; byddwch yn rhwystredig eich gweithwyr; bydd eich prosiectau yn cwympo, ac yn aros, yn y maes parcio.
Mae'n bwysig gosod nodau, a cheisio'n gyson i'w cyrraedd. Yr holl reswm y mae pobl yn cael cyfarfodydd yw cydgrynhoi eu hymdrechion ar bwnc penodol gyda'r nod o gyflawni rhywbeth. Peidiwch â gadael i hanes o gyfarfodydd diffygiol fod y rheswm nad ydych chi'n cyrraedd y lle yr hoffech chi fod.
Cymerwch yr amser i osod nodau, ac ailedrych arnynt yn aml.
Yma yn Freeconference, pan na all rhywun wneud cyfarfod, mae'n argyfwng. Rydym yn y farchnad cyfarfodydd cynhyrchiol, ac rydym am i chi wneud y mwyaf o'ch amser a dreulir yn cydweithredu, p'un ai o bell drwyddo rhith-gynadledda, neu'n bersonol wrth fwrdd ystafell fwrdd.
P'un a oedd eich cyfarfod diwethaf yn effeithiol ai peidio, mae beth i'w wneud ar ôl ei gwblhau yn penderfynu pa mor effeithiol y gall y cyfarfod nesaf fod. Ein cyngor yw:
Gwneud agenda cyfarfod gadarn.
Ymgysylltu â phobl.
Paratowch eich staff.
Cyfleu eich diddordebau.
Gosodwch nodau, a'u gwneud yn gyffredin.
Parchwch eu hamser.
A pheidiwch ag anghofio, mae ychydig o ddiolchgarwch yn mynd yn bell. Diolch iddynt am eu dyweddïad; diolch iddynt am eu hamser; diolch iddynt am eu syniadau.
Ni fyddem yn unman oni bai am gydweithredu. Peidiwch â gadael i'ch cofnodion cyfarfod fynd yn wastraff. Ewch yn ôl i Gwneud Cyfarfodydd yn Bwysig.
FreeConference.com y darparwr galwadau cynhadledd rhad ac am ddim gwreiddiol, gan roi'r rhyddid i chi ddewis sut i gysylltu â'ch cyfarfod yn unrhyw le, unrhyw bryd heb rwymedigaeth.
Creu cyfrif am ddim heddiw a phrofi telegynadledda am ddim, fideo heb lawrlwytho, rhannu sgrin, cynadledda gwe a mwy.
[ninja_form id = 7]
Creu eich cyfrif FreeConference.com a chael mynediad at bopeth sydd ei angen arnoch chi i'ch busnes neu sefydliad gyrraedd y llawr, fel fideo a Rhannu Sgrin, Amserlennu Galwadau, Gwahoddiadau E-bost Awtomataidd, Atgoffa, A mwy.
