Sut i Gael Cyfarfod Prosiect Mwy Cynhyrchiol

Er bod cyfarfodydd yn bwysig ar gyfer hwyluso cydweithredu yn ystod cyfarfod prosiect, gallant fod yn wastraff amser enfawr. Mewn gwirionedd, mae'r rhan fwyaf o bobl yn ystyried bod tua hanner y cyfarfodydd y maent yn eu mynychu yn cael eu “gwastraffu amser,” ac mae hyn nid yn unig yn eu rhwystredigaeth, ond mae hefyd yn ei gwneud hi'n anoddach iddyn nhw barhau i ganolbwyntio ar y dasg dan sylw.
O ganlyniad, mae'n hanfodol eich bod chi'n dod o hyd i ffyrdd o wneud eich cyfarfodydd prosiect yn fwy cynhyrchiol. Bydd gwneud hynny yn helpu i newid y ffordd y mae eich tîm yn gweld cyfarfodydd, a fydd wedyn yn troi'r cyfarfodydd hyn yn ofod defnyddiol i bobl geisio cymorth i broblemau, cynnig awgrymiadau i eraill, a chael diweddariadau am statws cyffredinol y prosiect.
Mae'n haws dweud na gwneud hyn, felly i'ch helpu chi i wneud y gorau o'ch cyfarfod prosiect nesaf, gwnewch yn siŵr eich bod chi'n defnyddio'r tactegau cyfarfod canlynol.

Creu Agenda a'i Gylchredeg

Y peth cyntaf y mae'n rhaid i chi ei wneud i gael cyfarfod prosiect mwy cynhyrchiol yw penderfynu beth yn union fydd yn cael ei drafod pan fydd pawb yn yr un ystafell. Bydd llunio agenda yn eich helpu i ateb y cwestiwn “beth yw pwrpas y cyfarfod hwn?" sy'n helpu i egluro a yw'r cyfarfod yn wir angenrheidiol ai peidio.
Ar ben hynny, mae'n bwysig eich bod chi'n anfon yr agenda hon at holl gyfranogwyr y cyfarfod o leiaf un diwrnod llawn ymlaen llaw. Bydd hyn yn eu helpu i gael syniad o beth yw pwrpas y cyfarfod, ac os byddwch chi'n trafod rhywbeth newydd, bydd yn helpu pobl i ddechrau meddwl am bethau cyn iddynt fynd i mewn i'r cyfarfod.
Ar y pwynt hwn, os oes unrhyw beth arall yr hoffech i bobl ei wneud cyn dod i'r cyfarfod, gwnewch yn siŵr eich bod chi'n dweud hynny felly eich agenda. Er enghraifft, os ydych chi am iddyn nhw ddarllen rhywbeth, neu os ydych chi am iddyn nhw gasglu rhywfaint o ddata, yna mae'n beth doeth dweud wrthyn nhw am wneud hyn ymlaen llaw fel y gallwch chi neidio i'r dde pan fydd cyfarfod y prosiect yn cychwyn.

Terfynau Amser Gosod ac Anrhydeddu

Mae rhan o'r hyn sy'n gwneud i gyfarfod deimlo'n anghynhyrchiol yn fwy na'r amser a neilltuwyd ar ei gyfer. Mae cyfarfodydd yn bodoli at ddibenion penodol, ac os byddwch chi'n dechrau gwyro o'r dasg dan sylw, yna mae'n hawdd rhedeg allan o amser a naill ai angen ymestyn y cyfarfod, neu ddod ag ef i ben heb gyflawni'ch nod.
Ffordd dda o atal hyn rhag digwydd yw gosod terfyn amser ar gyfer pob eitem ar yr agenda a chadw ati. Os bydd rhywbeth yn codi a fydd yn achosi ichi fynd dros yr amser penodedig, yna ystyriwch gyflwyno'r pwynt hwnnw; gallwch chi drefnu cyfarfod arall bob amser gyda grŵp arall o bobl i fynd drosto yn nes ymlaen. Bydd chwalu'r gwaith fel hyn hefyd yn helpu i wneud eich tîm prosiect yn fwy llwyddiannus.
Yn olaf, gallwch hefyd ddefnyddio amseryddion i'ch helpu i anrhydeddu terfynau amser a chadw'ch cyfarfod yn unol â'r amserlen. Bydd gwneud hyn nid yn unig yn eich helpu i fod yn fwy cynhyrchiol, ond bydd hefyd yn dangos i'ch tîm eich bod yn parchu eu hamser ac yn gwneud popeth posibl i osgoi ei wastraffu.

Sicrhewch y Bobl Iawn yn yr Ystafell

Rhan o'r allwedd i gyfarfod prosiect cynhyrchiol yw sicrhau bod y bobl iawn, a'r bobl iawn yn unig, yn bresennol. Nid oes unrhyw beth gwaeth na threulio awr y tu mewn i gyfarfod nad oedd angen i chi ei fynychu, ac os bydd hyn yn digwydd, mae hyn yn bennaf oherwydd na threuliodd trefnydd y cyfarfod ddigon o amser yn gofyn pwy oedd wir angen bod yno.
Er mwyn eich helpu i wneud hyn, ystyriwch y gwahanol fathau o gyfarfodydd a allai fod gennych, megis:

• Cyfarfodydd penderfynu: Pwrpas y cyfarfod hwn yw cydweithredu a dod o hyd i'r llwybr gorau ymlaen, ac mae hyn yn golygu mai dim ond y rhai sy'n deall y prosiect yn ei gyfanrwydd ddylai fod yno. Bydd pawb arall yn ychwanegol, a bydd hyn yn gwneud i'r cyfarfod ymddangos yn ddibwrpas.
• Cyfarfodydd gwaith: Mae'r rhain yn digwydd pan fydd angen i bobl gydweithredu ar dasg benodol, a dim ond y rhai sy'n gyfrifol am gyflawni'r dasg hon sydd angen bod yn y cyfarfod.
• Cyfarfodydd adborth: Mae'r rhain yn rhoi cyfle i reolwyr glywed gan eu tîm am yr hyn sy'n gweithio a beth sydd ddim. Mae'n dda cael y rhain trwy gydol cylch bywyd y prosiect fel y gall pobl deimlo'n rhydd i godi llais pan nad yw rhywbeth yn mynd yn dda. Ac yn dibynnu ar faint eich tîm, dyma'r unig fath o gyfarfod lle gallai fod angen i bawb fod yn bresennol.

Defnyddiwch yr Offer Cywir

Bydd yr offer a ddefnyddiwch hefyd yn chwarae rhan fawr wrth benderfynu pa mor gynhyrchiol yw eich cyfarfodydd. Er enghraifft, mae rhannu sgrin, cynadledda fideo, a bwrdd gwyn i gyd yn ei gwneud hi'n haws i chi gydweithio â phobl yn yr ystafell, gan wneud eich cyfarfod yn fwy effeithlon. Ac mae'r holl offer hyn a mwy yn cael eu cynnig gan FreeConference.com.
Mae pwysigrwydd cael yr offer cywir hyd yn oed yn fwy yng ngweithleoedd heddiw. Mae gan gymaint o gwmnïau sawl lleoliad, neu'n caniatáu i bobl wneud hynny gweithio o bell, sy'n golygu bod pobl wedi'u gwasgaru ar draws gwahanol ddinasoedd neu wledydd. Gall defnyddio'r dechnoleg gywir wneud iddo ymddangos fel bod pawb yn yr un ystafell, gan ei gwneud hi'n haws i chi gynnal cyfarfod prosiect cynhyrchiol.

Trawsnewid Eich Cyfarfod Prosiect Nesaf

Gwnewch yn siŵr eich bod yn cynnwys eich tîm yn y broses cynllunio cyfarfodydd, a chasglu adborth ganddynt fel y gallwch wella eich proses cyfarfod. Bydd defnyddio'r tactegau a drafodir yma yn eich helpu i drawsnewid eich cyfarfodydd o wastraffwyr amser annifyr yn gyfleoedd i gydweithio ac arloesi.

Am y Awdur: Mae Kevin Conner yn entrepreneur sy'n berchen ar sawl busnes gan gynnwys Chwilio Band Eang, gwasanaeth sy'n ymroddedig i helpu pobl a busnesau i ddod o hyd i'r rhyngrwyd band eang gwerth gorau. Mae rhedeg a thyfu ei fusnesau yn cynnwys cynllunio a rheoli prosiectau helaeth ac mae Kevin yn hoffi rhannu ei brofiadau ag eraill i'w helpu i lwyddo.

[ninja_form id = 7]