Yr allwedd i gynnal cyfarfod ffurfiol effeithiol yw agenda sydd wedi'i hystyried yn ofalus. Pan fyddwch yn paratoi o flaen amser trwy ysgrifennu agenda ymlaen llaw gyda gwybodaeth fanwl am y cyfarfod, byddwch nid yn unig yn arbed amser i bawb dan sylw, ond mae'r canlyniad yn fwy tebygol o fod yn llwyddiant.
Dyma 5 eitem y dylech eu cynnwys bob amser wrth greu agenda cyfarfod effeithiol:
Efallai mai dyma ran bwysicaf yr agenda. Mae'n nodi pwrpas y cyfarfod a'r canlyniad neu'r penderfyniad rydych chi'n gobeithio ei gyrraedd ar y diwedd. Mae'n caniatáu i bawb dan sylw feddu ar ddealltwriaeth glir o'r hyn rydych chi'n ceisio'i gyflawni a pham mae eu cyfranogiad yn cael ei werthfawrogi.
Pan fydd yr agenda'n cynnwys dechrau gyda'r nod, rydych chi'n canolbwyntio mwy ar y canlyniad terfynol. wrth greu gweddill agenda'r cyfarfod, gan wella effeithlonrwydd eich cyfarfod cyn iddo ddechrau hyd yn oed.
Edrychwch ar y rhestr cyfarfodydd!
Ar ôl sefydlu nod y cyfarfod, paratowch ar gyfer y cyfarfod gyda rhestr o bynciau pwysig i'w trafod.
Dylai pob pwnc trafod gynorthwyo i gyrraedd nod y cyfarfod. Gall y rhestr fod yn gryno ond dylai fod yn ddigon manwl fel y gall aelodau'r tîm baratoi ar gyfer y cyfarfod tîm i wneud cyfraniad effeithiol.
Dull cyffredin yw gosod pob pwnc fel cwestiwn. Mae hyn yn cychwyn y broses feddwl i'ch cyfranogwyr ac yn gwirio ar ei pherthnasedd i nod y cyfarfod.
Dylai fod gan bob pwnc berchennog a swm penodol o amser i gwmpasu'r pwnc. Mae perchnogaeth pwnc yn darparu atebolrwydd. Mae ffrâm amser yn cadw'r cyfarfod yn unol â'r amserlen. Dadlwythwch ein hagenda cyfarfod am ddim yma: Lawrlwytho Agenda Cyfarfod FreeConference
Mae'r her yn cyflwyno'i hun, nid wrth benderfynu pwy i'w wahodd, ond pwy i beidio â gwahodd. Dim ond pobl sydd wir angen bod yn y cyfarfod ddylai fod ar y rhestr hon.
Os ydych chi wedi sefydlu nodau eich cyfarfod ac wedi penodi pynciau cyfarfod, dylai fod gennych sylfaen dda i weithio gyda hi i gwblhau eich rhestr o fynychwyr. Gyda hynny mewn golwg, gofynnwch dri chwestiwn i'ch hun wrth ystyried cyfranogwr pob cyfarfod. Os atebwch ydw i unrhyw un o'r cwestiynau, ychwanegwch ef neu hi at y rhestr o eitemau ar yr agenda:
Os ydych chi'n ansicr, ystyriwch wneud ei bresenoldeb yn ddewisol. Gallwch chi bob amser anfon crynodeb, recordiad neu drawsgrifiad ar ôl cyfarfod yn lle. Cofnodion cyfarfod gan y sawl sy'n cymryd nodiadau, nid oes eu hangen bob amser.
Un o'r cwynion mwyaf am gyfarfodydd busnes yw eu bod yn wastraff amser. Mae rheoli cyfarfodydd yn dod yn haws pan fydd syncs yn aros tua 30 munud. Byddwch yn barchus o amser eich cydweithwyr heb wastraffu amser na cholli allan ar ganlyniadau.
Mae dilyniant yr un mor bwysig â'r cyfarfod ei hun. Ar waelod y templed agenda cyfarfod, mae'n fuddiol cynnwys adran lle gall mynychwyr gymryd nodiadau, dogfennu eitemau gweithredu, penderfyniadau a siopau tecawê. Mae cael yr adran hon yn trefnu'r casgliadau a wnaed yn y cyfarfod ac yn caniatáu i fynychwyr ddelweddu'r broses sy'n rhaid ei chynnal wedyn.
Gall pynciau annisgwyl godi yn ystod y cyfarfod sy'n llywio ffocws i ffwrdd o'r nod terfynol. Er mwyn aros ar y trywydd iawn ac ar amser, “parcio” y drafodaeth oddi ar y pwnc yn y “Lot Parcio”, fel arfer ar ddiwedd yr agenda, i ailedrych ar y tu allan i'r cyfarfod blaenorol. Term cyffredin arall ar gyfer hyn yw “Gadewch i ni gymryd hyn oddi ar-lein.”
Mae hyn yn arbennig o bwysig os bydd mynychwyr yn cymryd rhan yn eich cyfarfod o bell. Sicrhewch fod holl fanylion y gynhadledd wedi'u hamlinellu'n glir ac yn gywir, gan gynnwys rhifau deialu, cod mynediad, ac unrhyw ddolenni i'ch ystafell gyfarfod ar-lein.
Neu, crëwch gyfarfod gyda FreeConference.com ac mae manylion y gynhadledd yn cael eu poblogi ym mhob gwahoddiad a nodyn atgoffa, ynghyd ag agenda eich cyfarfod.
Mae rhybudd ymlaen llaw yn rhoi amser i fynychwyr baratoi ar gyfer cyfarfod y bwrdd ac i sicrhau nad oes ganddynt unrhyw wrthdaro yn eu hamserlen.
Mae rhybudd ymlaen llaw yn rhoi amser i fynychwyr baratoi ar gyfer y cyfarfod ac i sicrhau nad oes ganddynt unrhyw wrthdaro yn eu hamserlen.
Creu eich cyfrif FreeConference.com a chael mynediad at bopeth sydd ei angen arnoch chi i'ch busnes neu sefydliad gyrraedd y llawr, fel fideo a Rhannu Sgrin, Amserlennu Galwadau, Gwahoddiadau E-bost Awtomataidd, Atgoffa, A mwy.
