Jak mít produktivnější schůzku projektu

I když jsou schůzky důležité pro usnadnění spolupráce během projektové schůzky, mohou být obrovskou ztrátou času. Ve skutečnosti, většina lidí považuje přibližně polovinu schůzek, kterých se účastní, za „ztracený čas“ a to je nejen frustruje, ale také jim ztěžuje zůstat soustředěný na daný úkol.
V důsledku toho je důležité najít způsoby, jak zvýšit produktivitu schůzek vašich projektů. Pokud tak učiníte, pomůže vám to změnit způsob, jakým váš tým na schůzky nahlíží, což pak z těchto schůzek udělá užitečný prostor pro lidi, kteří budou hledat pomoc s problémy, nabízet návrhy ostatním a získávat aktuální informace o celkovém stavu projektu.
To se snadněji řekne, než udělá, takže abyste si mohli lépe užít příští projektovou schůzku, nezapomeňte použít následující taktiku schůzek.

Vytvořte agendu a rozešlete ji

První věc, kterou musíte udělat, abyste měli produktivnější schůzku projektu, je určit, o čem bude přesně řeč, když budou všichni ve stejné místnosti. Sestavení programu vám pomůže odpovědět na otázku „k čemu je toto setkání?“ což pomáhá objasnit, zda je schůzka skutečně nezbytná.
Kromě toho je důležité, abyste tuto agendu rozeslali všem účastníkům schůzky alespoň jeden celý den předem. To jim pomůže získat představu o tom, o čem je schůzka, a v případě, že budete diskutovat o něčem novém, pomůže to lidem začít o věcech přemýšlet, než půjdou na schůzku.
V tomto bodě, pokud byste chtěli, aby lidé dělali něco jiného, ​​než přijdou na schůzku, ujistěte se, že to řeknete. Pokud například chcete, aby si něco přečetli, nebo chcete, aby shromáždili nějaká data, pak je chytré jim to říct předem, abyste mohli skočit hned na začátku schůzky projektu.

Nastavte a dodržujte časové limity

Část toho, kvůli čemu jednání působí neproduktivně, je překročení času, který je na něj vyhrazen. Schůzky existují pro specifické účely, a pokud se začnete ubírat od daného úkolu, pak je snadné dojít mu čas a buď potřebujete schůzku prodloužit, nebo ji ukončit, aniž byste dosáhli svého cíle.
Dobrým způsobem, jak tomu zabránit, je stanovit pro každý bod programu časový limit a toho se držet. Pokud se objeví něco, co způsobí, že překročíte stanovený čas, zvažte podání tohoto bodu; vždy si můžete naplánovat další schůzku s jinou skupinou lidí, abyste si to mohli projít později. Rozdělení práce tímto způsobem také pomůže dosáhnout většího úspěchu vašeho projektového týmu.
Nakonec můžete také použít časovače, které vám pomohou dodržet časové limity a udržet schůzku podle plánu. To vám nejen pomůže být produktivnější, ale také to vašemu týmu ukáže, že respektujete svůj čas a uděláte vše pro to, abyste ho zbytečně nemrhali.

Získejte do místnosti správné lidi

Součástí klíče k produktivnímu setkání projektu je zajistit, aby byli přítomni správní lidé a jen správní lidé. Není nic horšího, než strávit hodinu uvnitř schůzky, které jste se nemuseli zúčastnit, a pokud k tomu dojde, je to do značné míry proto, že organizátor schůzky nestrávil dostatek času dotazem, kdo tam opravdu musí být.
Abychom vám to usnadnili, zvažte různé typy schůzek, které můžete mít, například:

• Rozhodovací schůzky: Účelem této schůzky je spolupráce a nalezení nejlepší cesty vpřed, což znamená, že by tam měli být pouze ti, kteří projektu rozumí v celém rozsahu. Všichni ostatní budou jen extra, a díky tomu bude setkání vypadat zbytečně.
• Pracovní schůzky: K nim dochází, když lidé potřebují spolupracovat na konkrétním úkolu, a na schůzce musí být pouze ti, kteří jsou odpovědní za splnění tohoto úkolu.
• Zpětná vazba: Ty dávají manažerům příležitost slyšet od svého týmu o tom, co funguje a co ne. Je dobré je mít po celou dobu životního cyklu projektu, aby se lidé mohli svobodně vyjádřit, když něco nejde dobře. A v závislosti na velikosti vašeho týmu je to jediný typ schůzky, kde může být potřeba být každý.

Použijte správné nástroje

Nástroje, které používáte, budou také hrát velkou roli při určování produktivity vašich schůzek. Například sdílení obrazovky, videokonference a tabule vám usnadní spolupráci s lidmi v místnosti a zefektivní schůzku. A všechny tyto nástroje a další nabízí FreeConference.com.
Důležitost správných nástrojů je na dnešních pracovištích ještě větší. Mnoho společností má více poboček nebo to umožňuje lidem pracovat na dálku, což znamená, že lidé jsou rozmístěni v různých městech nebo zemích. Díky použití správné technologie může vypadat, že jsou všichni ve stejné místnosti, což vám usnadní produktivní setkání projektu.

Proměňte svoji příští projektovou schůzku

Nezapomeňte zahrnout svůj tým do procesu plánování schůzky a shromáždit od nich zpětnou vazbu, abyste mohli proces schůzky zlepšit. Používání zde diskutované taktiky vám pomůže proměnit vaše schůzky z otravných žroutů času na příležitosti ke spolupráci a inovacím.

O Autor: Kevin Conner je podnikatel, který vlastní několik podniků včetně Širokopásmové vyhledávání, služba zaměřená na pomoc lidem a podnikům při hledání nejlepšího širokopásmového internetu. Provoz a růst jeho podnikání zahrnuje rozsáhlé plánování a řízení projektů a Kevin se rád podělí o své zkušenosti s ostatními, aby jim pomohl uspět.

[Ninja_form id = 7]