Klíčem k efektivní formální schůzce je promyšlená agenda. Když se předem připravíte tak, že si předem napíšete program s podrobnými informacemi o schůzce, ušetříte nejen čas všem zúčastněným, ale výsledek bude pravděpodobně úspěšnější.
Zde je 5 položek, které byste měli při vytváření efektivní schůzkové agendy vždy zahrnout:
To by mohla být nejdůležitější část programu. Udává účel schůzky a výsledek nebo rozhodnutí, kterých byste chtěli na konci dosáhnout. Všem zúčastněným umožňuje jasně porozumět tomu, čeho se snažíte dosáhnout, a proč si jejich účasti cení.
Pokud program zahrnuje začátek od cíle, budete se více soustředit na konečný výsledek. při vytváření zbytku programu schůzky zlepšování efektivity schůzky ještě před jejím začátkem.
Podívejte se na seznam setkání!
Jakmile bude stanoven cíl schůzky, připravte se na schůzku se seznamem důležitých témat k diskusi.
Každé téma diskuse by mělo pomoci dosáhnout cíle setkání. Seznam může být stručný, ale měl by být dostatečně podrobný, aby se členové týmu mohli připravit na schůzku týmu a efektivně přispět.
Běžnou metodou je umístit každé téma jako otázku. To pro vaše účastníky nastartuje myšlenkový proces a poskytne kontrolu jeho relativity k cíli setkání.
Každé téma by mělo mít vlastníka a stanovený čas na jeho pokrytí. Vlastnictví témat poskytuje odpovědnost. Časový rámec udržuje schůzku podle plánu. Stáhněte si náš bezplatný program schůzek zde: Stáhněte si agendu schůzky FreeConference
Výzva se nepředstavuje při rozhodování, koho pozvat, ale koho nepozvat. Na tomto seznamu by měli být pouze lidé, kteří opravdu potřebují být na schůzce.
Pokud jste si stanovili cíle schůzek a přidělili jim témata schůzek, měli byste mít dobrý základ, se kterým budete moci pracovat na dokončení seznamu účastníků. S ohledem na to si při zvažování každého účastníka schůzky položte tři otázky. Pokud na některou z otázek odpovíte ano, přidejte ho na seznam bodů programu:
Pokud si nejste jisti, zvažte možnost jeho účasti volitelně. Vždy můžete místo toho poslat shrnutí, záznam nebo přepis po schůzce. Zápis ze schůzky s příjemcem poznámek, není vždy vyžadován.
Jednou z největších stížností na obchodní jednání je, že jsou ztrátou času. Správa schůzek je snazší, když synchronizace vydrží přibližně 30 minut. Respektujte čas svých kolegů, aniž byste ztrácet čas nebo ztrácet výsledky.
Následná činnost je stejně důležitá jako samotná schůzka. Ve spodní části šablona programu jednání, je užitečné zahrnout sekci, kde si účastníci mohou dělat poznámky, dokumentovat úkoly, rozhodnutí a věci s sebou. Tato sekce uspořádá závěry učiněné na schůzce a umožní účastníkům představit si proces, který se poté musí uskutečnit.
Během schůzky mohou vzniknout neočekávaná témata, která odvádějí pozornost od konečného cíle. Chcete-li zůstat na správné cestě a včas, „zaparkujte“ diskusi mimo téma na „Parkovišti“, obvykle na konci pořadu jednání, abyste se mohli vrátit mimo předchozí schůzku. Dalším běžným termínem je „Pojďme to offline“.
To je zvláště důležité, pokud se účastníci budou vaší schůzky účastnit na dálku. Zajistěte, aby byly všechny detaily konference jasně nastíněny a správné, včetně telefonních čísel, přístupového kódu a jakýchkoli odkazů na vaši online zasedací místnost.
Nebo vytvořte schůzku na webu FreeConference.com a podrobnosti o konferenci budou vyplněny ve všech pozvánkách a připomenutích spolu s programem schůzky.
Předběžné oznámení poskytuje účastníkům čas připravit se na schůzi představenstva a zajistit, aby ve svém plánu neměli žádné konflikty.
Předběžné oznámení poskytuje účastníkům čas připravit se na schůzku a zajistit, aby ve svém plánu neměli žádné konflikty.
Vytvořte si svůj účet FreeConference.com a získejte přístup ke všemu, co vaše firma nebo organizace potřebuje, aby se mohla prosadit, jako je video a Sdílení obrazovky, Zavolejte plánování, Automatické e -mailové pozvánky, upomínky, A další.
