Per uttene un prughjettu fora di a terra hè necessariu un sistema di prucessi è individui di talentu per fà u travagliu. In termini basi, ùn hè micca una simplicità!
Affidendu videoconferenza per collaborà cù parechje squadre è individui richiede un'urganizazione è una implementazione efficiente di gestione di prughjetti in vari uffici, dipartimenti è catene di cumandu. A coesione, a cumunicazione è a centralisazione sò fattori chjave. Quellu chì stai trattendu, sia quellu stakeholder, cliente o impiegatu, ci sò parechje parti in muvimentu da tene in considerazione da a cuncezzione à a consegna.
Ogni prughjettu richiede una cunniscenza cumpleta nantu à u ciclu di vita di u prugettu. Sapendu cumu funziona ogni fase furnisce una preziosa intuizione nantu à cumu avvicinallu. Ma cumu funziona a videoconferenza per empowermentà u vostru prucessu? Fighjemu un ochju à traversu u quadru di e 5 tappe di a gestione di u prugettu.
Hè a respunsabilità di u direttore di prughjettu di cunnosce, pianificà è custruisce u "lift-off" di u prugettu avendu una cunniscenza approfondita di i cinque passi di gestione di u prugettu. Questu funziona per furnisce un schema chjaru è concisu per cume l'idea passerà da astrattu à cuncretu. Sviluppatu da l'Istitutu di Gestione di Prughjetti (PMI), e 5 fasi per qualsiasi prughjettu da realizà sò i seguenti:
1. Iniziazione
U primu di a fase di u ciclu di vita, l'iniziazione richiede una riunione d'iniziativa chì cresce in u cliente è l'investitori. Eccu induve si discute l'ugettivi, l'ubbiettivi, i dubbi, e preoccupazioni è qualsiasi pensamentu è idee iniziali. Quandu i decisori ùn sò micca situati in un solu postu, pudete cuntà nantu à a creazione di una riunione in linea per un video chat o una cunferenza telefonica per discute i seguenti punti di discussione:
- Quale sò l'investitori è i stakeholder?
- Chì hè a visione è a missione d'impresa?
- Chì hè a timeline stimata?
- Chì ci sò alcuni di i rischi implicati?
- Chì budgetu è risorse sò dispunibili?
2. Pianificazione
Una volta chì l'ubbiettivi sò stati posti è accunsentiti, una idea più chjara di u risultatu finale pò esse megliu capita. U travagliu indietro per visualizà è formulà un inseme di piani per tutti da seguità guida a squadra da a fase di iniziazione versu a fine.
Cunduce riunioni in ligna per:
- Adunite squadre
- Trasmette i dettagli essenziali
- Stabilisce obiettivi è obiettivi di u prugettu
A fase di pianificazione hè critica per forà i seguenti 5 cumpunenti:
- Cuncepisce una struttura di prughjettu
- Creazione di documenti di flussu di travagliu
- Stima di i bilanci trà dipartimenti
- Raccolta, attribuzione è designazione di risorse
- Risk assessment
3. Esecuzione
I dirigenti di a squadra è i gestori di prughjetti sò messi in opera per custruisce e consegne, esse u mezu per i clienti, compie attività, implementà processi è ancu di più. A cumunicazione diretta in tutte e parti di u prugettu hè necessaria è vitale per u successu di dà vita à l'idea.
Essenziale per a fase di esecuzione:
- Reunioni Frequenti
Stà nantu à e squadre cù riunioni in linea pianificate aiuta à mantene u prugettu in breve è in traccia. A cumunicazione puntuale è cristallina via videoconferenza o chjamata in cunferenza assicura menu punti cechi, un megliu travagliu in squadra è un muvimentu acceleratu di l'articuli in pipeline.
Luminance
Evite i blocchi potenziali quandu si tratta di ostaculi facilmente prevenibili cum'è pianificazione, assunzione, invitazione di participanti à riunioni, è stabilimentu di quale hè u rispunsevule di quale compitu integrendu altri strumenti digitali cum'è Slack, Outlook è Google Calendar in a vostra piattaforma di videoconferenza.- Gestion di Conflict
I prublemi sò sicuramente accaduti. Mitigate l'occorrenze invitendu quelli di e squadre "di prima linea" à parlà è à dì preoccupazioni, colli di bottiglia o qualcosa chì puderebbe pone una debbulezza in a catena.
- I Reports
Aggiornamenti regulari spartuti durante un riunione standup, Sessione di cumbattimentu o video chat funziona per stà davanti à a curva è identificà e prublemi prima ch'elli accadenu.
4. Monitorizazione è Cuntrollu
Se ùn pudete micca misurà, ùn pudete micca gestisce. Questa fase richiede di verificà per assicurà chì tuttu s'allinea cù ciò chì era statu accunsentitu in precedenza. Chì sò l'indicatori di prestazioni principali? Chì ci vole à mette in opera per rispettà e scadenze è i parametri finanziarii?
Organizza riunioni in ligna cù i ghjucatori principali per i punti di cuntrollu di routine, riviste è rapporti di prestazione. Pudete cunduce à distanza presentazioni via videoconferenza chì include flussi di travagliu, ducumenti è fugliali impurtanti, è tuttu ciò chì ci vole à sparte è sparghje.
5. Chjuditura
Chiudere u prugettu hè quantunque impurtante quant'è u so iniziu. Detta dinò a fase di "seguitu", hè intornu à stu mumentu quandu u prugettu compiu hè prontu à andà in diretta à u publicu. U focus principale quì hè nantu à a liberazione è a consegna di u pruduttu.
Hè criticu per un capu di prughjettu di valutà a durata di u prugettu da u principiu à a fine da:
- Investigà u Rendimentu di u Prughjettu
Ogni squadra hà colpitu i so scopi è marcatori? U prugettu hè statu rializatu in u budget è e linee di tempu? U prugettu hà risoltu un prublema? Trattendu queste dumande è più aiutu per valutà se u prughjettu hà avutu successu o micca.
- Fighjendu a Rendimentu di a Squadra
A prestazione di i membri di a squadra pò esse ulteriormente approfondita individualmente per valutà u successu in u gruppu. I controlli di qualità, i KPIs è e riunioni in ligna travaglianu per furnisce una visione più chjara di e prestazioni.
- Valutazione è Documentazione di a Chiusura di u Prughjettu
Una presentazione cumpleta chì compii documenti di sustegnu chì mostranu a crescita di u prugettu da a cuncezzione à a consegna assicura una cumpletazione curretta per i clienti è i stakeholder.
- Dumandendu Rivedute
Una valutazione finale di u prugettu furnisce un sguardu più vicinu à i punti di forza è di punti debuli, da u principiu à a fine. Truvà insight è amparà lezioni per a prossima volta.
- Andendu sopra u Budget
Esse capace di identificà a perdita di u bilanciu è e risorse intattate furnisce una megliu comprensione di u successu (o fallimentu), è aiuta à gestisce u sprechu.
Alcuni punti di discussione di riunioni in linea includenu:
- Chì eranu i prugetti da piglià?
- Chì sò l'uppurtunità di crescita? Migliuramentu
- Chì eranu alcuni di i punti di forza è di punti debuli esibiti attraversu u prucessu?
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