A chjave per gestisce una riunione formale efficace hè un agenda ben pensata. Quandu vi preparate prima di u tempu scrivendu un agenda in anticipu cù informazioni dettagliate nantu à a riunione, risparmierete micca solu tempu per tutti quelli chì sò implicati, ma u risultatu hè più propensu à esse un successu.
Eccu 5 elementi chì duvete sempre includere quandu create un agenda di riunione efficace:
5. Definisce u scopu di a riunione. (O scopi)
Questa puderia esse a parte più impurtante di l'agenda. Specifica u scopu di a riunione è u risultatu o decisione chì sperate di ghjunghje à a fine. Permette à tutti quelli chì participanu à avè una capiscitura chjara di ciò chì si prova à ottene è perchè a so participazione hè stimata.
Quandu l'agenda include principià cù u scopu, site più focalizatu nantu à u risultatu finale. mentre crea u restu di l'agenda di a riunione, migliurà l'efficienza di a vostra riunione prima ancu di principià.
Scuprite a lista di riunioni!
4. Descrive un elencu di temi di l'agenda di riunione per discussione
Una volta chì u scopu di a riunione hè statu stabilitu, preparatevi per a riunione cù un elencu di temi impurtanti per discussione.
Ogni tema di discussione deve aiutà à uttene u scopu di a riunione. A lista pò esse breve ma deve esse dettagliata abbastanza per chì i membri di a squadra possanu preparà per a riunione di a squadra per fà un cuntributu efficace.
Un metudu cumunu hè di posizionà ogni tema cum'è una domanda. Questu inizià u prucessu di penseru per i vostri participanti è furnisce un check-in nantu à a so relatività à u scopu di a riunione.
Ogni tema duveria avè un pruprietariu è un tempu specificatu per copre u tema. A pruprietà di u sughjettu furnisce accountability. Un marcu di tempu mantene a riunione in u calendariu. Scaricate a nostra agenda di riunioni gratuiti quì: Scarica Agenda di Riunione FreeConference
3. Identificate a lista di i participanti richiesti
A sfida si presenta, micca quandu decide quale invita, ma chì ùn invita micca. Solu e persone chì anu veramente bisognu à a riunione devenu esse in questa lista.
Se avete stabilitu i vostri scopi di riunione è temi di riunione assignati, duverete avè una bona basa per travaglià per finalizà a vostra lista di participanti. In què in mente, fatevi trè dumande quandu cunsiderate ogni participante à a riunione. Se risponde di sì à una di e dumande, aghjunghjelu à a lista di punti di l'agenda:
- Hè necessariu esse presente per uttene u scopu di a riunione?
- Hà una cunniscenza preziosa o sapè fà chì puderia influenzà u risultatu?
- Hè direttamente influenzatu da u risultatu finale di u scopu?
Se ùn site micca sicuru, cunsiderate di fà a so presenza opzionale. Pudete sempre mandà un riassuntu post-riunione, registrazione o trascrizzione invece. Minuti di riunione da un appuntamentu, micca sempre necessariu.
Una di e più grandi lagnanze nantu à e riunioni d'affari hè chì sò una perdita di tempu. A gestione di e riunioni diventa più faciule quandu e sincronie stanu intornu à 30 minuti. Esse rispettosu di u tempu di i vostri culleghi senza perde u tempu o perde i risultati.
2. Lasciate una sezzione per elementi d'azione è discussioni fora di u tema à a fine di u vostru agenda di riunione
U seguimentu hè cusì impurtante cum'è a riunione stessu. À u fondu di u mudellu di agenda di riunioni, hè benefica per include una sezione induve i assistenti ponu piglià note, documentà l'articuli d'azzione, e decisioni è e cose da piglià. Avè sta sezione urganizeghja e cunclusioni fatte in a riunione è permette à i participanti di visualizà u prucessu chì deve esse fattu dopu.
Temi imprevisti ponu sorgere durante a riunione chì dirige l'attenzione luntanu da u scopu finale. Per stà nantu à a pista è à u tempu, "parcheghja" a discussione fora di u tema in u "Parcheghju", di solitu à a fine di l'agenda, per rivisità fora di a riunione precedente. Un altru termine cumunu per questu hè "Pigliemu questu offline."
1. Infine, ma micca menu impurtante, cuntrolla doppiu i dettagli di a riunione, cume u tempu, u locu è a logistica di a cunferenza
Questu hè particularmente impurtante se i participanti participeranu à a vostra riunione à distanza. Assicuratevi chì tutti i dettagli di a cunferenza sianu chiaramente spiegati è curretti, cumprese numeri di dial-in, codice d'accessu, è qualsiasi ligame versu a vostra sala di riunione in linea.
Oppure, create una riunione cù FreeConference.com è i dettagli di a cunferenza sò populati in tutti l'inviti è i ricordi, cù a vostra agenda di riunione.
Pruvate à invià l'agenda à u minimu 48 ore in anticipu.
Avvisu anticipatu furnisce à i participanti u tempu di preparassi per a riunione di u cunsigliu è di assicurà chì ùn anu micca cunflitti in u so calendariu.
Pruvate à invià l'agenda à u minimu 48 ore in anticipu.
Avvisu anticipatu furnisce à i participanti u tempu per preparà a riunione è per assicurà chì ùn anu micca cunflitti in u so calendariu.
