Kojih je 5 faza upravljanja projektima?

Za pokretanje projekta neophodan je sistem procesa i talentovani pojedinci koji će obaviti posao. U osnovnom smislu, to nije jednostavan poduhvat!

Oslanjajući se na video konferencije za saradnju sa više timova i pojedinaca potrebna je organizacija i efikasna implementacija upravljanja projektima u različitim uredima, odjeljenjima i komandnim lancima. Kohezija, komunikacija i centralizacija su ključni faktori. S kim god imate posla, bilo da je to dionik, klijent ili zaposlenik, potrebno je uzeti u obzir mnoge pokretne dijelove od začeća do isporuke.

Svaki projekat zahtijeva sveobuhvatno znanje o životnom ciklusu projekta. Poznavanje funkcioniranja svake faze pruža vrijedne uvide o tome kako joj pristupiti. Ali kako video konferencije rade na osnaživanju vašeg procesa? Pogledajmo kroz 5 faza upravljanja projektima.

Odgovornost je rukovodioca projekta da zna, planira i izgradi „podizanje“ projekta tako što će dobro razumjeti pet koraka upravljanja projektom. Ovo funkcionira kako bi pružilo jasan i sažet plan kako će ideja ići od apstraktnog do konkretnog. Razvijen od strane Instituta za upravljanje projektima (PMI), 5 faza za bilo koji projekt koji će se realizirati su sljedeće:

1. Iniciranje
Prva od faza životnog ciklusa, pokretanje zahtijeva početni sastanak koji petlja u klijentu i investitorima. Ovdje se raspravlja o ciljevima, zadacima, nedoumicama, brigama i svim početnim mislima i idejama. Kada se donosioci odluka ne nalaze na samo jednom mjestu, možete se osloniti na postavljanje mrežnog sastanka za video chat ili konferencijski poziv kako biste razgovarali o sljedećim temama za razgovor:

• Ko su investitori i zainteresovane strane?
• Koja je poslovna vizija i misija?
• Koja je predviđena vremenska linija?
• Koji su neki od rizika uključeni?
• Koji budžet i sredstva su na raspolaganju?

2. Planiranje
Nakon što su ciljevi postavljeni i dogovoreni, jasnija predstava o konačnom rezultatu može se bolje razumjeti. Radeći unatrag kako bi vizualizirali i formulirali set planova za sve koje će slijediti, vodi tim od faze inicijacije do završetka.

Održavajte sastanke na mreži kako biste:

• Okupite timove
• Prenesite bitne detalje
• Odredite ciljeve projekta

Faza planiranja je kritična za bušenje sljedećih 5 komponenti:

• Dizajniranje projektne strukture
• Kreiranje dokumenata toka posla
• Procjena budžeta po odjelima
• Prikupljanje, raspodjela i određivanje resursa
• Procjena rizika

3. Izvršenje
Vođe timova i voditelji projekata pokreću se kako bi izgradili rezultate, bili posrednici za klijente, izvršavali zadatke, implementirali procese i još mnogo toga. Direktna komunikacija kroz sve dijelove projekta neophodna je i vitalna za uspjeh oživljavanja ideje.

Bitno za fazu izvođenja:

• Česti sastanci
  Biti na vrhu timova sa zakazanim mrežnim sastancima pomaže da se projekt drži kratkim i na dobrom putu. Pravovremena i kristalno jasna komunikacija putem video konferencija ili konferencijskih poziva osigurava manje slijepih mjesta, bolji timski rad i ubrzano kretanje stavki u pripremi.
• Providnost
  Izbjegnite potencijalne blokade kada se radi o preprekama koje se lako mogu spriječiti, poput zakazivanja, zapošljavanja, pozivanja sudionika na sastanke i utvrđivanja tko je odgovoran za koji zadatak integriranjem drugih digitalnih alata poput Slacka, Outlooka i Google kalendara u vašu platformu za video konferencije.
• Upravljanje konfliktima
  Problemi će se sigurno pojaviti. Ublažite događaje tako što ćete pozvati članove timova "prve linije" da se izjasne i iznesu zabrinutosti, uska grla ili bilo šta što bi potencijalno moglo predstavljati slabost u lancu.
• Izvještaji o napretku
  Redovna ažuriranja koja se dijele tokom standup sastanak, druženje ili video chat funkcionira tako da ostane ispred krivulje i identificira probleme prije nego što se dogode.

4. Nadzor i kontrola
Ako ne možete mjeriti, ne možete njime upravljati. Ova faza zahtijeva provjeru kako bi se uvjerilo da je sve u skladu s prethodno dogovorenim. Koji su ključni pokazatelji učinka? Šta je potrebno implementirati kako bi se ispunili rokovi i finansijski parametri?

Održavajte sastanke na mreži s ključnim igračima radi rutinskih kontrolnih punktova, pregleda i izvještaja o učinku. Možete upravljati daljinski prezentacije putem video konferencija koje uključuju tijekove rada, važne dokumente i datoteke, i sve što treba podijeliti i širiti.

5. Zatvaranje
Zatvaranje projekta jednako je važno kao i početak. Također se naziva i "follow-up" faza, otprilike u to vrijeme je završen projekt spreman za objavljivanje. Glavni fokus ovdje je na puštanju i isporuci proizvoda.

Od kritičnog je značaja za voditelja projekta da procijeni životni vijek projekta od početka do kraja na sljedeći način:

1. Ispitivanje uspješnosti projekta
   Je li svaki tim postigao svoje ciljeve i oznake? Je li projekt ostvaren u okviru budžeta i vremenskih rokova? Je li projekt riješio problem? Rješavanje ovih pitanja i još više pomoći će u procjeni je li projekt bio uspješan.
2. Gledajući performanse tima
   Učinak članova tima može se dalje detaljno analizirati kako bi se procijenio uspjeh unutar grupe. Provjere kvalitete, KPI -ovi i mrežni sastanci pružaju jasniji uvid u performanse.
3. Procjena i dokumentiranje zatvaranja projekta
   Temeljna prezentacija koja sadrži prateću dokumentaciju koja prikazuje rast projekta od koncepcije do isporuke osigurava odgovarajući završetak za klijente i zainteresovane strane.
4. Requesting Reviews
   Konačna evaluacija projekta pruža bliži pogled na prednosti i slabosti, od početka do kraja. Pronađite uvide i naučite lekcije za sljedeći put.
5. Prekoračenje budžeta
   Mogućnost uočavanja budžetskih gubitaka, kao i netaknutih resursa, pruža bolje razumijevanje uspjeha (ili neuspjeha) i pomaže u upravljanju rasipanjem.

Neke tačke za razgovor na mreži uključuju:

• Šta su projekti nosili sa sobom?
• Koje su mogućnosti za rast? Poboljšanje
• Koje su neke jake i slabe strane izložene u procesu?

Neka FreeConference.com pruži vašoj kompaniji jasan i efikasan platforma za video konferencije za upravljanje projektima neophodna za stvaranje kohezije i centralizacije za sve aspekte upravljanja projektima. Sa širokom ponudom funkcija, lakim integracijama i visokokvalitetnim video i audio mogućnostima, možete očekivati ​​da će vaš projekat biti temeljno komuniciran i na kojem će se surađivati.