Iako su sastanci važni za omogućavanje saradnje tokom projektnog sastanka, mogu biti veliki gubici vremena. Zapravo, većina ljudi smatra da je polovica sastanaka kojima prisustvuju "uzalud potrošeno vrijeme", i to ih ne samo frustrira, već im otežava i da ostanu usredotočeni na zadatak.
Kao rezultat toga, ključno je da pronađete načine da svoje sastanke na projektu učinite produktivnijim. Time ćete promijeniti način na koji vaš tim gleda na sastanke, što će ih pretvoriti u koristan prostor za traženje pomoći u rješavanju problema, davanje prijedloga drugima i dobivanje ažuriranja o općem statusu projekta.
Ovo je lakše reći nego učiniti, pa da biste lakše iskoristili svoj sljedeći projektni sastanak, svakako primijenite sljedeću taktiku sastanka.
Prva stvar koju trebate učiniti da biste imali produktivniji sastanak na projektu je da odredite o čemu će se tačno razgovarati kad svi budu u istoj prostoriji. Sastavljanje dnevnog reda pomoći će vam da odgovorite na pitanje "čemu služi ovaj sastanak?" što pomaže da se razjasni da li je sastanak zaista neophodan.
Nadalje, važno je da ovaj dnevni red pošaljete svim učesnicima sastanka najmanje jedan cijeli dan unaprijed. To će im pomoći da steknu ideju o čemu se radi na sastanku, a u slučaju da ćete razgovarati o nečem novom, pomoći će ljudima da počnu razmišljati o stvarima prije nego što odu na sastanak.
S tim u vezi, ako želite još nešto učiniti prije nego što dođete na sastanak, pobrinite se da to kažete tako što je vaš dnevni red. Na primjer, ako želite da pročitaju nešto ili želite da prikupe neke podatke, pametno je reći im da to urade unaprijed kako biste mogli uskočiti odmah kada počne projektni sastanak.
Dio onoga što sastanak čini neproduktivnim je prekoračenje vremena predviđenog za njega. Sastanci postoje za određene svrhe, a ako počnete odstupati od zadatka koji vam je pred rukom, lako ćete ostati bez vremena i trebate ili produžiti sastanak ili ga završiti bez postizanja cilja.
Dobar način da se to spriječi je postavljanje vremenskog ograničenja za svaku tačku dnevnog reda i pridržavanje nje. Ako se pojavi nešto što će vas natjerati da pređete predviđeno vrijeme, razmislite o tome da to navedete; uvijek možete zakazati još jedan sastanak s drugom grupom ljudi da biste to kasnije pregledali. Razbijanje ovakvog posla također će pomoći vašem projektnom timu da bude uspješniji.
Konačno, možete koristiti i tajmere koji će vam pomoći da poštujete vremenska ograničenja i održavate sastanak prema rasporedu. Na taj način ne samo da ćete biti produktivniji, već ćete pokazati i svom timu da poštujete njihovo vrijeme i učinit će sve što je moguće da ga ne gubite.
Dio ključa za produktivan projektni sastanak je osigurati da su prisutni pravi ljudi i samo pravi ljudi. Nema ničeg goreg od provesti sat vremena na sastanku kojem niste morali prisustvovati, a ako se to dogodi, to je u velikoj mjeri zato što organizator sastanka nije potrošio dovoljno vremena na pitanje ko zaista treba biti tamo.
Da biste to učinili, razmislite o različitim vrstama sastanaka koje možete imati, kao što su:
Alati koje koristite također će odigrati veliku ulogu u određivanju produktivnosti vaših sastanaka. Na primjer, dijeljenje ekrana, video konferencije i bijele ploče olakšavaju vam saradnju sa ljudima u prostoriji, čineći vaš sastanak efikasnijim. Sve ove alate i još mnogo toga nudi FreeConference.com.
Važnost posjedovanja pravih alata još je veća na današnjim radnim mjestima. Toliko kompanija ima više lokacija ili ljudima to dopušta rad na daljinu, što znači da su ljudi raspoređeni po različitim gradovima ili zemljama. Korištenje odgovarajuće tehnologije može učiniti da se čini da su svi u istoj prostoriji, što vam olakšava održavanje produktivnog projektnog sastanka.
Uključite svoj tim u proces planiranja sastanka i prikupite povratne informacije od njih kako biste poboljšali proces sastanka. Primjena taktike o kojoj se ovdje govori pomoći će vam da svoje sastanke iz dosadnog trošenja vremena pretvorite u mogućnosti za suradnju i inovacije.
O autoru: Kevin Conner je poduzetnik koji posjeduje nekoliko preduzeća, uključujući Broadband Search, usluga posvećena pomaganju ljudima i preduzećima u pronalaženju širokopojasnog interneta najbolje vrijednosti. Vođenje i rast njegovog poslovanja uključuje opsežno planiranje i upravljanje projektima, a Kevin voli podijeliti svoja iskustva s drugima kako bi im pomogao u uspjehu.
[ninja_form id = 7]
Kreirajte svoj FreeConference.com račun i dobijte pristup svemu što vam je potrebno za poslovanje ili organizaciju, poput videozapisa i Deljenje ekrana, Zakazivanje poziva, Automatske pozivnice za e -poštu, podsjetnici, i više.
