Layihə İdarəçiliyinin 5 Mərhələsi Nələrdir?

Yerdən bir layihə əldə etmək üçün işlərin görülməsi üçün bir proseslər sistemi və istedadlı fərdlər lazımdır. Əsas mənada sadə bir iş deyil!

Birdən çox komanda və fərdlə əməkdaşlıq etmək üçün video konfranslara etibar etmək müxtəlif ofislər, şöbələr və idarəetmə zəncirləri arasında təşkilatçılıq və səmərəli layihə idarəetməsinin tətbiqini tələb edir. Birlik, ünsiyyət və mərkəzləşdirmə əsas amillərdir. Kimlə işləməyinizdən asılı olmayaraq, maraqlı tərəf, müştəri və ya işçi olsun, konsepsiyadan təhvil verməyə qədər nəzərə alınmalı bir çox hərəkətli hissə var.

Hər hansı bir layihə, layihənin həyat dövrü haqqında hərtərəfli bilik tələb edir. Hər mərhələnin necə işlədiyini bilmək, ona necə yaxınlaşmaq barədə dəyərli fikirlər verir. Bəs prosesinizi gücləndirmək üçün video konfrans necə işləyir? Layihə idarəetməsinin 5 mərhələsi çərçivəsində bir nəzər salaq.

Layihə menecerinin məsuliyyəti layihənin idarə olunmasının beş mərhələsini dərindən anlamaqla layihənin "qalxmasını" bilmək, planlaşdırmaq və qurmaqdır. Bu, ideyanın mücərrəddən konkretə necə keçəcəyi barədə aydın və qısa bir plan təmin etməyə kömək edir. Layihə İdarəetmə İnstitutu (PMI) tərəfindən hazırlanmış hər hansı bir layihənin həyata keçirilməsi üçün 5 mərhələ aşağıdakılardır:

1. Başlama
Həyat dövrü mərhələsinin birincisi, başlanğıc, müştəri və investorları əhatə edən bir başlanğıc görüşü tələb edir. Burada məqsədlər, vəzifələr, şübhələr, narahatlıqlar və hər hansı bir ilkin fikir və fikirlərin müzakirə olunduğu yerdir. Qərar verənlər yalnız bir yerdə olmadıqda, aşağıdakı söhbət nöqtələrini müzakirə etmək üçün video söhbət və ya konfrans zəngi üçün bir onlayn görüş qurmağa etibar edə bilərsiniz:

• İnvestorlar və maraqlı tərəflər kimlərdir?
• İşgüzar baxış və missiya nədir?
• Təxmini zaman cədvəli nədir?
• Risklərdən bəziləri nələrdir?
• Hansı büdcə və resurslar mövcuddur?

2. Planlaşdırma
Məqsədlər qoyulduqdan və razılaşdırıldıqdan sonra, son nəticənin daha aydın təsəvvürü daha yaxşı başa düşülə bilər. Hər kəsin təqib etməsi üçün bir sıra planlar görselleştirmek və formalaşdırmaq üçün geriyə işləmək, komandanı başlanğıc mərhələsindən tamamlanmasına doğru istiqamətləndirir.

Onlayn görüşlər keçirin:

• Komandaları yığın
• Əsas məlumatları ötürün
• Layihənin məqsəd və vəzifələrini müəyyənləşdirin

Planlaşdırma mərhələsi aşağıdakı 5 komponentin qazılması üçün çox vacibdir:

• Bir layihə quruluşunun dizaynı
• Yaratmaq iş axını sənədləri
• Şöbələr arasında büdcələrin hesablanması
• Resursların toplanması, təyin edilməsi və təyin edilməsi
• Risklərin qiymətləndirilməsi

3. İcra
Komanda liderləri və layihə menecerləri nəticə əldə etmək, müştərilər üçün vasitəçi olmaq, tapşırıqları yerinə yetirmək, prosesləri həyata keçirmək və s. üçün hərəkətə gətirilir. Layihənin bütün hissələri arasında birbaşa ünsiyyət ideyanın həyata keçirilməsinin uğuru üçün zəruri və vacibdir. Daxildir əməkdaşlıq vasitələri komanda üzvləri arasında qüsursuz koordinasiya və məlumat mübadiləsini təmin edərək, bu ünsiyyəti asanlaşdıra bilər.

İcra mərhələsi üçün vacibdir:

• Tez -tez görüşlər
  Planlaşdırılan onlayn görüşlərlə komandaların başında olmaq, layihənin qısa və yolda qalmasına kömək edir. Videokonfrans və ya konfrans zəngi vasitəsi ilə vaxtında və kristal kimi aydın ünsiyyət daha az kor nöqtəni, daha yaxşı komanda işini və boru kəmərindəki əşyaların daha sürətli hərəkətini təmin edir.
• Şəffaflıq
  Planlaşdırma, işə götürmə, iştirakçıları görüşlərə dəvət etmək və Slack, Outlook və Google Təqvim kimi digər rəqəmsal vasitələri video konfrans platformanıza inteqrasiya etməklə kimin hansı işdən məsul olduğunu müəyyən etmək kimi asanlıqla qarşısı alınacaq əngəllərdən çəkinin.
• Münaqişələrin idarə edilməsi
  Problemlərin ortaya çıxması mütləqdir. "Cəbhə bölgəsi" komandalarından danışmağa və narahatlıqları, darboğazları və ya potensial olaraq zəncirdə zəiflik yarada biləcək hər şeyi danışmağa dəvət edərək hadisələri azaldın.
• Progress Hesabatlar
  A zamanı paylaşılan müntəzəm yeniliklər ayaq üstə görüş, qucaqlaşma seansı və ya video söhbət, əyrinin qabağında qalmaq və baş verməzdən əvvəl problemləri müəyyən etmək üçün işləyir.

4. Monitorinq və Nəzarət
Ölçə bilmirsinizsə, idarə edə bilməzsiniz. Bu mərhələ, hər şeyin əvvəlcədən razılaşdırıldığı ilə uyğunlaşdığından əmin olmaq üçün yoxlama tələb edir. Əsas performans göstəriciləri hansılardır? Son tarixləri və maliyyə parametrlərini yerinə yetirmək üçün nələrə ehtiyac var?

Adi yoxlama məntəqələri, icmallar və performans hesabatları üçün əsas iştirakçılarla onlayn görüşlər keçirin. İş axınları, vacib sənədlər və fayllar , eləcə də paylaşılmalı və yayılmalı olan hər şeyi əhatə edən video konfrans vasitəsilə uzaqdan təqdimatlar keçirə bilərsiniz . Komandanın gündəlik fəaliyyətləri haqqında daha çox məlumat əldə etmək lazım olduqda, xüsusən də ofisdə işləmədikdə, evdən işləyən işçiləri izləmək üçün proqram təminatından istifadə etməyiniz lazım ola bilər . Yalnız məhsuldarlıq səbəbləri üçün deyil, həm də analitika prosesdəki maneələri və ya komandanın köhnəlmiş tətbiqlərdən istifadəsini müəyyən etməyə kömək edə biləcəyi üçün.

5. Bağlanma
Layihənin bağlanması, işə başlamaq qədər vacibdir. Həm də "təqib" mərhələsi olaraq adlandırılan, tamamlanmış layihənin ictimaiyyətə canlı yayımlanmağa hazır olduğu vaxtdır. Burada əsas diqqət məhsulun buraxılması və çatdırılmasıdır.

Bir layihə meneceri üçün layihənin ömrünü başdan sona qədər qiymətləndirmək vacibdir:

1. Layihə Performansının Araşdırılması
   Hər bir komanda qol və nişanlarını vurdu? Layihə büdcə və vaxt çərçivəsində həyata keçirildi? Layihə bir problemi həll etdi? Bu suallara cavab vermək və daha çox layihənin uğurlu olub -olmadığını qiymətləndirməyə kömək edir.
2. Komanda Performansına Baxış
   Qrupdakı müvəffəqiyyəti qiymətləndirmək üçün komanda üzvlərinin performansı ayrı -ayrılıqda aşağıya endirilə bilər. Keyfiyyət yoxlamaları, KPI'lar və onlayn görüşlər performans haqqında daha aydın fikir əldə etmək üçün işləyir.
3. Layihənin bağlanmasının qiymətləndirilməsi və sənədləşdirilməsi
   Layihənin konsepsiyadan çatdırılmaya qədər böyüməsini nümayiş etdirən dəstəkləyici sənədləri toplayan hərtərəfli bir təqdimat, müştərilər və maraqlı tərəflər üçün düzgün tamamlanmasını təmin edir.
4. Rəylər tələb olunur
   Layihənin son qiymətləndirilməsi, əvvəldən sona qədər güclü və zəif tərəflərini daha yaxından nəzərdən keçirməyi təmin edir. Növbəti dəfə anlayışlar tapın və dərslər alın.
5. Büdcəni Aşmaq
   Büdcə itkisini və toxunulmamış mənbələri təyin edə bilmək müvəffəqiyyətin (və ya uğursuzluğun) daha yaxşı anlaşılmasını təmin edir və israfçılığı idarə etməyə kömək edir.

Bəzi onlayn görüşlərin müzakirə nöqtələrinə aşağıdakılar daxildir:

• Layihənin götürülməsi nə idi?
• Böyümə üçün hansı imkanlar var? Təkmilləşdirmə
• Bu prosesdə nümayiş etdirilən bəzi güclü və zəif tərəflər nələr idi?

FreeConference.com şirkətinə layihə idarəetməsinin bütün aspektləri üçün uyğunluq və mərkəzləşdirmə yaratmaq üçün lazım olan aydın və effektiv layihə idarəetmə video konfrans platformasını təqdim etməyə icazə verin . Geniş çeşiddə xüsusiyyətlər, asan inteqrasiyalar və yüksək keyfiyyətli video və audio imkanları ilə layihənizin hərtərəfli şəkildə çatdırılmasını və əməkdaşlıq edilməsini gözləyə bilərsiniz.