إن مفتاح إدارة اجتماع رسمي فعال هو جدول أعمال مدروس جيدًا. عندما تستعد مسبقًا عن طريق كتابة جدول أعمال مسبقًا بمعلومات مفصلة حول الاجتماع ، فلن توفر الوقت فقط لجميع المشاركين ، ولكن من المرجح أن تكون النتيجة ناجحة.
فيما يلي 5 عناصر يجب عليك دائمًا تضمينها عند إنشاء جدول أعمال اجتماع فعال:
قد يكون هذا هو الجزء الأكثر أهمية في جدول الأعمال. إنه يحدد الغرض من الاجتماع والنتيجة أو القرار الذي تأمل في الوصول إليه في النهاية. فهي تتيح لجميع المعنيين الحصول على فهم واضح لما تحاول تحقيقه ولماذا يتم تقييم مشاركتهم.
عندما يتضمن جدول الأعمال البدء بالهدف ، فإنك تركز أكثر على النتيجة النهائية. أثناء إنشاء بقية جدول أعمال الاجتماع ، وتحسين كفاءة اجتماعك قبل أن يبدأ.
بمجرد تحديد هدف الاجتماع ، استعد للاجتماع بقائمة من الموضوعات المهمة للمناقشة.
يجب أن يساعد كل موضوع مناقشة في تحقيق هدف الاجتماع. يمكن أن تكون القائمة مختصرة ولكن يجب أن تكون مفصلة بما يكفي حتى يتمكن أعضاء الفريق من التحضير لاجتماع الفريق لتقديم مساهمة فعالة.
الطريقة الشائعة هي وضع كل موضوع كسؤال. يؤدي هذا إلى بدء عملية التفكير للمشاركين ويوفر إمكانية التحقق من مدى تناسبها مع هدف الاجتماع.
يجب أن يكون لكل موضوع مالك ومقدار محدد من الوقت لتغطية الموضوع. توفر ملكية الموضوع المساءلة. إطار زمني يبقي الاجتماع في الموعد المحدد. قم بتنزيل جدول أعمال الاجتماع المجاني من هنا: تحميل جدول اجتماع FreeConference
التحدي يطرح نفسه ، ليس عند تحديد من يجب دعوته ، ولكن عند من يجب عدم دعوته. يجب أن يكون على هذه القائمة فقط الأشخاص الذين يحتاجون حقًا إلى الاجتماع.
إذا كنت قد حددت أهداف الاجتماع وعينت موضوعات الاجتماع ، فيجب أن يكون لديك أساس جيد للعمل معه لوضع اللمسات الأخيرة على قائمة الحضور. مع وضع ذلك في الاعتبار ، اسأل نفسك ثلاثة أسئلة عند التفكير في كل مشارك في الاجتماع. إذا أجبت بنعم على أي من الأسئلة ، فقم بإضافته إلى قائمة بنود جدول الأعمال:
إذا لم تكن متأكدًا ، ففكر في جعل حضوره اختياريًا. يمكنك دائمًا إرسال ملخص أو تسجيل أو نسخ نصي بعد الاجتماع بدلاً من ذلك. محاضر الاجتماعات من مدون الملاحظات ، ليست مطلوبة دائمًا.
واحدة من أكبر الشكاوى حول اجتماعات العمل هي أنها مضيعة للوقت. تصبح إدارة الاجتماعات أسهل عندما تظل المزامنة حوالي 30 دقيقة. احترم وقت زملائك دون إضاعة الوقت أو إضاعة النتائج.
المتابعة لا تقل أهمية عن الاجتماع نفسه. في الجزء السفلي من نموذج جدول أعمال الاجتماع، من المفيد تضمين قسم حيث يمكن للحاضرين تدوين الملاحظات وتوثيق عناصر العمل والقرارات والوجبات السريعة. وجود هذا القسم ينظم الاستنتاجات التي تم التوصل إليها في الاجتماع ويسمح للحاضرين بتصور العملية التي يجب أن تتم بعد ذلك.
يمكن أن تظهر مواضيع غير متوقعة أثناء الاجتماع والتي توجه التركيز بعيدًا عن الهدف النهائي. للبقاء على المسار الصحيح وفي الوقت المحدد ، "أوقف" المناقشة الخارجة عن الموضوع في "ساحة الانتظار" ، عادةً في نهاية جدول الأعمال ، لإعادة النظر خارج الاجتماع السابق. مصطلح شائع آخر لهذا هو "لنأخذ هذا في وضع عدم الاتصال."
هذا مهم بشكل خاص إذا كان الحاضرون سيشاركون في اجتماعك عن بعد. تأكد من أن جميع تفاصيل المؤتمر محددة بوضوح وصحيحة ، بما في ذلك أرقام الاتصال ورمز الوصول وأي روابط إلى غرفة الاجتماعات عبر الإنترنت الخاصة بك.
أو قم بإنشاء اجتماع مع FreeConference.com وستتم تعبئة تفاصيل المؤتمر في جميع الدعوات والتذكيرات ، جنبًا إلى جنب مع جدول أعمال الاجتماع الخاص بك.
يوفر الإشعار المسبق للحاضرين وقتًا للتحضير لاجتماع مجلس الإدارة ولضمان عدم وجود أي تعارضات في جدولهم الزمني.
يوفر الإشعار المسبق للحاضرين وقتًا للتحضير للاجتماع ولضمان عدم وجود أي تعارضات في جدولهم الزمني.
قم بإنشاء حساب FreeConference.com الخاص بك وتمتع بالوصول إلى كل ما تحتاجه لعملك أو مؤسستك لبدء العمل ، مثل الفيديو و مشاركة الشاشة, جدولة المكالمات, دعوات البريد الإلكتروني الآلي ، والتذكير، وأكثر من ذلك.
