من غير المحتمل أن يحل الاجتماع الافتراضي محل الاجتماعات الشخصية بالكامل ، ولكن مع التوسع السريع والتقنيات المتطورة ، تعمل الشركات على خفض تكاليف إجراء الاجتماعات الافتراضية بينما يكون أعضاء الفريق متباعدون جغرافياً. بينما تتبع الاجتماعات الفعالة عمومًا إرشادات مماثلة ، فإن القيام بعمل افتراضي في غرفة اجتماعات عبر الإنترنت يمكن أن تقدم مجموعة فريدة من التحديات - إليك 3 أجزاء من نصائح الاجتماع لاستضافة أفضل الاجتماعات الافتراضية.
قد ينطبق هذا على الاجتماعات بشكل عام ، ولكن يمكن أن يكون الاجتماع الافتراضي أكثر عرضة لفقدان التركيز أو الإنتاجية إذا كان أعضاء الفريق يقرؤون نصًا لبعضهم البعض فقط ، أو يسمعون عن موضوع ما لأول مرة. عيّن قليلاً من الواجبات المنزلية ، وتأكد من توزيع جدول الأعمال جيدًا قبل البداية حتى يتمكن أعضاء الفريق من تعديل طريقة تفكيرهم وتطوير بعض الزخم في إجراء المكالمة الجماعية الافتراضية.
يشمل الإعداد أيضًا معرفة الجوانب الفنية لـ غرفة اجتماعات عبر الإنترنت. تأكد من أن الاجتماع يمكن أن يبدأ على الرغم من الصعوبات الفنية ، وأن يكون واسع الحيلة بما يكفي لتقديم المشورة لأعضاء الفريق الذين لديهم أسئلة فنية.
تعتبر آداب اجتماع الفريق أكثر أهمية في غرفة الاجتماعات الافتراضية من الاجتماع العادي. فيما يلي بعض القواعد التي يجب تنفيذها: حظر تعدد المهام ، إذا كان أعضاء الفريق يفعلون شيئًا آخر أو يجرون محادثة جانبية أثناء بدء الاجتماع ، فهذا يجعل المكالمة الجماعية عديمة الفائدة. هناك طريقتان للتعامل مع هذه المشكلة وهما التبديل بين تشغيل وإيقاف تشغيل الفيديو وكتم صوت المتصلين غير الضروريين.
اسمح لكل عضو في الفريق بفرصة للتحدث ، فمن الصعب بالفعل الحفاظ على التركيز في اجتماع منتظم ، ويجب أن تكون آداب اجتماع الفريق أكثر تفاعلاً عندما يكون العمل الافتراضي أو في حالة تعرض الإنتاجية للخطر. اخلق جوًا شاملاً حيث يشعر أعضاء الفريق بحرية التحدث دون خوف من النقد أو المقاطعات.
عادة عندما ينتهي الاجتماع وجهًا لوجه ، يتجمع أعضاء الفريق حول مبرد المياه لمناقشة ما يحلو لهم وما لا يعجبهم بشأن ما حدث. قد يكون هذا غير قابل للتحقيق في مكالمات الفيديو نظرًا لأن الحضور منفصلون جسديًا ، ولكنه مهم للفريق لبناء الثقة والتناغم.
هناك طريقتان للتعامل مع هذا: إحداهما إضفاء الطابع الرسمي عليه ؛ اطلب من الجميع تقديم ملاحظاتهم حول الاجتماع دون عواقب من أجل تعزيز الشفافية داخل الفريق. والآخر هو النهج غير الرسمي ، كما هو الحال في معظم الحديث عن برودة المياه. قم بتسجيل الخروج كمنسق بعد الاجتماع واسمح لأعضاء الفريق بالتحدث فيما بينهم لمدة 2 دقائق أخرى. يمكن للحوار والتعليقات غير ذات الصلة تطوير علاقات العمل وتعزيز آداب اجتماع الفريق في المستقبل.
[ninja_form id=7]
قم بإنشاء حساب FreeConference.com الخاص بك وتمتع بالوصول إلى كل ما تحتاجه لعملك أو مؤسستك لبدء العمل ، مثل الفيديو و مشاركة الشاشة, جدولة المكالمات, دعوات البريد الإلكتروني الآلي ، والتذكير، وأكثر من ذلك.
